Las cobranzas son de suma importancia en la administración escolar ya que de ella depende contar con el dinero para hacer frente a las obligaciones y a seguir creciendo en calidad educativa.
Las cobranzas forman parte de la espina dorsal de la administración y por eso requiere de una acabada comprensión y sobretodo una gestión enfocada. A continuación te presentamos los puntos claves de un proceso eficiente de Cobranzas.
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El proceso de Cobranza Inicial con el Compromiso de Pago
El proceso de cobranza comienza cuando se emite el compromiso de pago y se deben tomar las acciones para que el cobro se pueda efectuar antes del vencimiento. Es un error comenzar con las gestiones una vez vencida la deuda, ya que el foco tiene que estar puesto en acortar el plazo desde la generación de la deuda hasta la percepción de las cobranzas.
Para esto, es conveniente ser proactivos, es decir, acercarnos a los clientes para recordar el vencimiento y realizar gestiones previas, en vez de reactivos y esperar a que se venza la factura para realizar otro tipo de acciones.
Te preguntarás ¿cómo puedo ser proactivo?, acá te compartimos algunos tips:
- Que el vencimiento esté especificado en el compromiso de pago
- Que en el mail donde se envía el mismo mencione los medios de pago disponibles
- Enviar un recordatorio de pago antes del vencimiento de la factura
- Enviar un comunicado el día del vencimiento para que se realice el pago e informar los medio de pago disponibles
Estos puntos ayudan a que el plazo entre la generación de la deuda y la cobranza se acorte.
Enviar comunicados automatizados al Cliente o Tutor
En la administración deben definir una serie de comunicados de deuda teniendo presente el contenido que se le va a enviar al Cliente.
Estos comunicados de deuda podrán ser programados y enviados, con la ayuda de alguna herramienta como AULICUM, y deberán ser acompañados con llamados y, en caso de que sea necesario, con reuniones.
Una buena secuencia podría ser:
Segmentar por tipo de deudor
Una herramienta de suma utilidad, que suelen presentar algunas soluciones tecnológicas como AULICUM, es la segmentación de deudores.
Segmentar es agrupar personas con deudas por un criterio común, por ejemplo: deudas superiores a 20 mil pesos, deudas superiores a 3 meses, entre otras. De esta forma se podrán enviar comunicados efectivos, apuntados específicamente a este segmento.
También podrán tener identificados a este tipo de deudores para tenerlos presente al momento de realizar los llamados y otras gestiones. En síntesis, permite que desde la administración se puedan enfocar para ser efectivos en las acciones a tomar.
Apoyarte en la tecnología para optimizar la gestión de cobranzas
La tecnología puede ser el mejor aliado de la administración de tu institución. Hay herramientas que pueden automatizar las funcionalidades que mencionamos arriba para que puedas enfocarte aún más en otros tipos de actividades y que las gestiones de deuda no demanden más tiempo del necesario.
Sabemos que en muchas instituciones aún se utilizan planillas de excel, aunque son de mucha utilidad, no es una herramienta apta para la gestión de cobranzas de una institución. Los motivos son muchos, pero podemos mencionar la posibilidad del error manual, la imposibilidad de gestiones automáticas y la demora en la obtención de reportes.
El principal motivo para incorporar un Software de cobranzas es simplificar tus tareas diarias y ayudarte a ser más eficiente en las gestiones. Una herramienta de gestión de cobranzas les permitirá:
- Enfocarse en las gestiones
- Reportes de forma instantánea
- Automatización de comunicados de deuda
- Posibilidad de agendarse tareas con fecha de vencimiento
- Conocer la cuenta corriente del deudor y las gestiones realizadas
El principal beneficio de incorporar tecnología en la administración escolar es poder mejorar. Es decir que con la ayuda de distintas herramientas puedan realizar gestiones enfocadas y efectivas para mejorar la cobranza.
Un software le permitirá a la institución contar con información para seguir mejorando y las acciones que se tomen para disminuir la morosidad, llevará a que la administración pueda seguir creciendo y brindando servicios de mayor calidad.
