A raíz de la pandemia una gran cantidad de Instituciones Educativas no contaba con tecnología ni con un mecanismo que les sea de utilidad para organizar sus cuentas por deudores y para gestionar la morosidad.
En esta nota vamos a presentarte los beneficios de incorporar AULICUM en tu institución educativa.
AULICUM permite que se generen la generación deuda y el envio del mismo a los Clientes o tutores por medio de la app y correo electrónico. También favorece el pago online. De esta forma, la Institución logra disminuir la morosidad y acortar plazos desde la generación de la deuda hasta la cobranza.
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Los principales problemas en una Institución Educativa
AULICUM resuelve las principales problemáticas vinculadas a la gestión de morosidad. Mencionaremos a continuación las que se repiten con mayor frecuencia:
Los deuda no es abonada a tiempo
- El Cliente no recibió la cuota a pagar
- El Cliente no recordó realizar el pago
- El Cliente no tiene posibilidad de realizar el pago en la Institución por falta de tiempo
- El Cliente no cuenta con canales de pagos a su alcance
Aunque pueda resultar difícil de creer, la falta de recursos o dinero, no es la causa más frecuente. Si el Cliente tiene ese inconveniente, pero voluntad de pago, se acercará a la Institución a dialogar.
Esta situación podrá resolverse utilizando AULICUM. El software, por medio de un sistema de automatización de recordatorios, le aportará una solución tanto a los clientes que no recuerdan la fecha de vencimiento, como a los que no tienen el tiempo o los canales para realizar el pago. Un botón de pago en el comunicado de deudas es una funcionalidad muy efectiva para tal fin.
El personal administrativo no tiene tiempo para gestionar la deuda
El personal administrativo de la Institución Educativa tiene múltiples tareas a resolver por lo que no cuenta con el tiempo suficiente para una gestión de deuda eficiente.
Por esta razón la gestión de la morosidad no puede realizarse de la manera correcta ya que primero se resuelven las cuestiones cotidianas que parecen más urgentes. Por supuesto que esto no es responsabilidad del personal administrativo puesto que ellos no cuentan con alguna herramienta que los ayude en este tema tan sensible.
Por la cantidad de actividades que tienen que resolver, suelen olvidarse o posponer el envío de algún comunicado de deuda o de llamar a algún cliente que lleva tiempo sin abonar.
AULICUM brinda una solución a este problema, con estas herramientas el personal administrativo puede:
- Enviar comunicados de deuda con un contenido predeterminado en los días que se los programe. Por ejemplo, recordando que la deuda lleva 7 días de vencida.
- Agendar tareas con fecha de vencimiento para que el sistema, por ejemplo, les recuerde que tienen que realizar algún llamado.
El personal administrativo ya no tendrá que estar enviando uno a uno el recordatorio de pago, sino que el comunicado de deuda se envía de forma masiva. Por otro lado, las tareas con fecha de vencimiento permiten que los miembros del personal administrativo puedan ser efectivos en las acciones a realizar.
La Institución no cuenta con información detallada sobre los deudores
El principal problema al momento de gestionar la morosidad es no contar con la información sobre los deudores, principalmente cuánto deben y cuánto tiempo tiene esa deuda.
Una Institución no puede ser efectiva en la gestión de cobranzas si no tiene esta información identificada. Tampoco podrá realizar gestiones eficientes si no puede diferenciar los distintos tipos de deudores. Si en la administración no pueden identificar de manera instantánea quienes deben el mes en curso, por ejemplo, ¿Cómo podrán ser efectivos en las acciones a ejecutar ese mes?
Hay una premisa a considerar y es que cuanto más tiempo lleve la deuda, más difícil será de cobrar. Es por eso que es importante trabajar la deuda de manera temprana, por lo que los reportes de deudores son fundamentales.
Con AULICUM podrán segmentar los clientes para agruparlos en base a un criterio en común. Un segmento podría ser, por ejemplo, clientes con deudas mayor a 2 meses o con clientes con deudas mayor a 20 mil pesos.
De esta manera se podrá generar una estrategia efectiva de cobranzas para identificar: a quien escribir, a quién llamar y qué comunicados enviar.
También tendrán tableros para identificar, de manera instantánea, la morosidad del mes. Con esta información podrán: agendar tareas, enviar comunicados, y si no estuvieran programados, enviar recordatorios para cobrar la deuda.
Resumen de los beneficios de incorporar AULICUM
AULICUM permitirá que tu Institución Educativa:
- Mejore el vínculo con los clientes.
- Disminuya la morosidad
- Aumente la liquidez, disminuyendo el plazo entre la generación de la deuda y su cobranza
- Eduque a los clientes en la generación de hábitos de pago
- Reduzca la necesidad de realizar gestiones judiciales, evitando los costos, tiempo y desgaste en las relaciones.
- Reduzca el porcentaje de deudores incobrables
- Disminuya los costos de la gestión de cobranzas (llamadas por teléfono, envío de cartas, impresiones, gestiones de estudios jurídicos, entre otros)
La tecnología definitivamente es una aliada de la institución en la gestión de la morosidad. Una herramienta como AULICUM permite que los miembros del personal administrativos puedan enfocarse en otras tareas y apoyarse en la automatización de diversos procesos para aumentar la recaudación con un mínimo de esfuerzo.
