El impacto directo de la pandemia en el poder adquisitivo de los tutores y clientes, y el consecuente corte de la cadena de pagos, ha generado deuda e incertidumbre en el sector cobranzas de la mayor parte de las instituciones educativas.
Ante esta nueva realidad, ¿por qué resulta beneficioso gestionar las deudas de manera amistosa y extrajudicialmente?
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Beneficios de Gestionar el Reclamo de una Deuda desde la Institución Escolar
Ante toda deuda, la cercanía al deudor es clave para el éxito en la recuperación. La morosidad, una vez detectada, requiere de una acción firme, preventiva e inmediata, por parte de la institución educativa.
La morosidad, una vez detectada, requiere de una acción firme, preventiva e inmediata, por parte de la institución educativa.
¿Por qué? Porque cada día que se retrasa la gestión de cobro, la posibilidad de recobro disminuye. Esta disminución implica que a futuro se podrá requerir de mayor profesionalidad para llevarla a cabo.
Gestionar las deudas de manera amistosa permite no solo reducir costos, sino, también, proteger el lazo institución / tutores y clientes. Un trato adecuado, de fondo y forma, permite conservar un buen cliente y evitar, además, molestos trámites judiciales.
Modos de Reclamar una Deuda de Manera Amistosa y Exitosa
Se trata de conseguir, en la medida de lo posible, la gestión del recobro de forma amigable. Muchas veces el padre de familia o cliente no tiene intención de retrasarse en el pago, sino que simplemente tiene problemas transitorios de liquidez.
Muchas veces el padre de familia o cliente no tiene intención de retrasarse en el pago, sino que, simplemente, tiene problemas transitorios de liquidez.
¿Cómo actuar ante un impago? Ciertamente, hay modos de proceder de manera extrajudicial:
Requerimiento de Pago al Deudor
La primera vía para reclamar de forma amistosa una deuda es el requerimiento de pago al deudor. Consiste en una comunicación digital de deuda, un email o correo electrónico con seguimiento.
Dirigida de forma fehaciente por la institución al padre o cliente moroso, es un recurso trackeable en el sentido de que puede ser “seguido” en cuanto a la recepción y lectura, por ejemplo.
Si bien la comisión del requerimiento es la exigencia del pago de la cantidad adeudada, se debe considerar si se trata de un primer contacto respecto de la deuda, incluir fechas y ser preciso, sin intimidar, acerca de las consecuencias del no pago (intereses, entre otros).
El Requerimiento de Pago al deudor consiste en una carta, o comunicación digital equivalente, fehaciente dirigida por la institución a los padres o clientes morosos.
Para que resulte válido y eficaz, debe cumplir con ciertos requisitos y características:
- En cuanto al contenido, debe especificar la fecha de su vencimiento y todos los datos de la institución educativa, así como los que se conozcan del deudor (en relación con la institución: período escolar o académico, obligación institucional adeudada, etcétera).
- También todos los aspectos relativos a la deuda (su cuantía, concepto, origen de la misma, la fecha de vencimiento, y si se han generado intereses). En esta instancia, es importante dejar en claro al deudor quién reclama, por qué se le reclama y el total de lo reclamado, así como las formas de pago disponibles.
- Es conveniente que la institución conceda a los morosos un plazo para hacer efectivo el pago e indicar los medio de pago disponibles.
Por lo que se refiere a la forma, debe ser fehaciente, es decir:
- dejar constancia tanto de su remisión como de su recepción,
- de las fechas respectivas,
- así como del contenido del requerimiento.
Una manera posible de hacerlo es acudir al correo certificado con acuse de recibo. A la fecha, se prefieren las comunicaciones digitales mediante softwares que permiten el envío de notificaciones y el control de la recepción o lectura del comunicado.
Asimismo, los programas de correo electrónico también incluyen la opción para pedir confirmación de lectura.
El requerimiento de pago es un modo de comunicación con el que se pretende intimar al deudor para que proceda a pagar, sin llegar a ninguna instancia judicial.
A su vez, se dispone de dos medios que permiten acreditar el contenido de la reclamación de pago:
Requerimiento de Pago con Abogado
La primera forma es a través de un requerimiento notarial. De esta manera se deja constancia del envío,de las fechas y del contenido de la comunicación.
Dado que el notario entrega la notificación en persona, este método permite al destinatario contestar el requerimiento. Lo cual el profesional consignará en el mismo acto de entrega.
No obstante, es una instancia que se desaconseja, sobre todo para las primeras instancias de cobro.
Lo aconsejable y preferible es no llegar a estas instancias, debido a los costes que implica la intervención de un profesional, pero ante todo para mantener la buena relación con los deudores en tanto son parte de la comunidad educativa.
Requerimiento de Pago por Telegrama
La segunda forma de llevar a cabo el requerimiento es mediante un telegrama o Burofax. Esta opción ofrece garantías sobre la realización de la comunicación, las fechas de envío y recepción y de su contenido, a un costo mucho menor que mediante requerimiento notarial.
Su valor radica en que es posible dejar en la oficina de correos una copia del requerimiento remitido. En caso de ser necesario se podrá solicitar un certificado sobre el requerimiento y su contenido.
Consejos para Reclamar una Deuda de Forma Amistosa
Es importante que la gestión de cobranza de la institución sea proactiva, con un enfoque omnicanal y que agote todas las formas amistosas de reclamar la deuda. El uso de un software de gestión de cobranza es de gran ayuda en esta instancia para optimizar el tiempo y los recursos.
Por ejemplo, es imprescindible contar con un esquema automatizado de emails donde enviar notificaciones de nuevas facturas, avisos de facturas a vencer y reclamos de facturas vencidas.
Es primordial tener, primero, un acercamiento telefónico con el padre o cliente deudor, para que se pueda conocer la situación y evaluar la intención de pago. Es importante recordar que debemos procurar mantener una buena relación, que priorice siempre el vínculo de la comunidad educativa.
En ese sentido, identificar el tipo de moroso es una estrategia infalible en toda gestión de recupero de deuda.
En este punto, la institución debe recordar al deudor los modos de pago con que cuenta: efectivo, depósito bancario, pago electrónico (Pago Mis Cuentas, Red Link, SIRO, son algunas opciones) y buscar acuerdos personalizados que den respuesta al deudor y satisfagan la necesidad de recupero de la deuda.
Conclusión
Lidiar con una deuda no suele ser tarea fácil. El contexto social y económico a causa de la pandemia por Covid-19 ha complejizado la situación. En esta nueva realidad, la cobranza por vía amistosa es la mejor opción para evitar costos y mantener la relación de comunidad educativa con el deudor.
En esta primera etapa de recupero de deuda, todos los esfuerzos recaen sobre la institución y en especial, en los encargados de la cobranza quienes requieren de un enfoque amplio y de la ayuda de las nuevas tecnologías para una buena gestión de las deudas.
El uso de un software de gestión de cobranzas y pagos puede facilitar la tarea tanto en la prevención de morosos como en la gestión de la recuperación de deudas dentro de la institución.
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