La gestión de la cobranza supone un proceso mediante el cual se le da seguimiento a la deuda según las etapas en las que se encuentre: corriente, mora temprana o mora tardía, según diversas clasificaciones. Utilizar un software de cobros permite organizar y hacer más eficiente el trabajo vinculado con este proceso.
En este sentido, tener en claro cuál es el estado de la cartera morosa permitirá implementar las acciones necesarias para revertir la situación. Así, será posible volver a encauzar la salud financiera del establecimiento, en este caso, educativo.
Aquí, te contaremos cómo puedes solucionar los problemas vinculados con la mora en tu centro de enseñanza y reducirla al máximo con la ayuda adecuada.
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¿Qué es un software de cobros?
Un software de cobros es una herramienta diseñada para facilitar la gestión de las cobranzas en una institución educativa. En este sentido, dicho sistema de cobranzas está orientado a la automatización de esas tareas.
Su implementación, en general, permite disminuir los índices de morosidad, aumentar la recaudación, mejorar los vínculos con los clientes y habilitar medios de pagos, entre otras acciones.
Un software de cobros es una herramienta diseñada para automatizar las acciones vinculadas con la gestión de las cobranzas en instituciones educativas.
Estrategias para reducir los índices de morosidad
Para poder desplegar una cobranza eficiente y reducir los índices de morosidad en la institución, se pueden aplicar las siguientes estrategias:
#1 Segmentar las deudas
La individualidad de cada cliente, con sus características particulares, es muy importante. Esto se debe a que no solo son clientes, sino también miembros de una familia con la que se puede llegar a tener una relación de años.
En consecuencia, hay que analizar la situación concreta de la deuda en cada uno de ellos. Después de esta evaluación, se podrá categorizar a cada cliente de acuerdo a su deuda.
Una vez hecha esta segmentación, será posible analizar las acciones que convendrá seguir en cada caso. Por ejemplo, enviar un comunicado de deuda que incluya un botón de pago o una comunicación general que informe sobre los diversos medios de cobro disponibles.
Una vez que el software de cobros realiza la segmentación de los clientes, se pueden analizar las mejores acciones para seguir con cada perfil de riesgo. Asimismo, pueden implementarse acciones concretas para solucionar la morosidad.
#2 Contar con un registro actualizado
Un registro actualizado de los clientes y los tutores es indispensable para gestionar las cobranzas de acuerdo con un seguimiento óptimo. Esto se debe a que los conceptos por cobrar no solo deberán ser emitidos correctamente, sino también llegar en tiempo y forma.
Un sistema automatizado garantiza una base de datos actualizada, con información disponible al instante.
#3 Incrementar la comunicación
Gestionar un canal que permita la comunicación fluida con los clientes resulta central. En este sentido, un software de cobranzas permite automatizar la comunicación para que todos los clientes reciban los conceptos por cobrar y la información relevante de la mejor manera posible.
En dichos comunicados de deuda, se pueden detallar el estado de la cuenta, las fechas de vencimiento y demás información importante, como los medios de pagos. Así, el cliente contará con múltiples recordatorios para mantener sus pagos al día.
Un software de cobranza permite mantener automatizada la comunicación con los clientes y tutores. Gracias a ello, podrán recibir en tiempo y forma toda la información relevante referida a los vencimientos y los pagos.
#4 Dar seguimiento
De nada servirá realizar análisis o segmentaciones si, después de poner en marcha las acciones necesarias para solucionar el problema de la morosidad, no se les da un seguimiento apropiado.
El seguimiento puede realizarse a través de e-mails, llamadas telefónicas o mensajes de texto, según la preferencia de la institución. La elección del tipo de seguimiento será consecuente con el que mejores resultados le dé al centro educativo. También, dependerá del acuerdo alcanzado con el cliente y de su historial crediticio.
Con el software de Aulicum podrás agendar tareas para gestionar aquellos clientes con mayor morosidad y que requieran un seguimiento más fino.
#5 Ofrecer opciones de pago
Ampliar las modalidades de pago ofrecidas por la institución facilita los procesos de cobranza. Considera incluir alternativas diversificadas, como tarjetas de crédito o pago en cuotas mediante pasarelas, entre otras opciones.
En el mismo sentido, es importante mantenerse atento a las tendencias e innovaciones vinculadas con los medios de pago en relación con las instituciones educativas. Entre ellas, podemos mencionar la implementación de SIRO, Mercado Pago o Paypal.
#6 Automatizar las cobranzas
En la actualidad, prácticamente todo permite pago online. Por ejemplo, los servicios de un domicilio como el agua, gas o luz permiten ser abonados por medio de un botón de pago.
A su vez, un software de cobros puede automatizar la emisión de los conceptos por cobrar de manera mensual, y los intereses de la mora si el cliente no paga en término.
La idea de automatizar la cobranza es que se requiera una menor intervención humana, a fin de evitar errores. Pero, además, esta herramienta garantiza la liquidez institucional por la regularidad de los ingresos.
#7 Usar un software de gestión de cobranzas
Un software de cobros permite automatizar los procesos de cobranza de un centro educativo, y por tanto colabora con la eficiencia de la administración de la institución.
Entre sus funcionalidades, esta herramienta emite conceptos actualizados, da seguimiento a los morosos y permite la programación de comunicados con botones de pago.
Si te interesa conocer más sobre las estrategias de cobranzas, te invitamos a ver el siguiente video:
Conclusión
Gestionar un proceso de cobranzas sólido y ordenado requiere de una serie de acciones asociadas. Entre ellas, desplegar una comunicación fluida con los clientes, contar con diversos métodos de pago y dar seguimiento a los vencimientos y deudas corrientes.
Desde Aulicum podemos ayudarte a solucionar los problemas de la morosidad elevada y/o de la falta de liquidez por recibir los pagos fuera de término. ¡No dudes en contactarnos! Un asesor podrá ayudarte a implementar la herramienta que estabas buscando para tu institución educativa.
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