Si no se los previene, en toda institución suelen ocurrir errores de la organización administrativa. Quizás muchos piensen que, las instituciones educativas, esta es un área menor; sin embargo, en cualquier proyecto educativo, cada órgano o sección institucional debe funcionar de forma equilibrada para lograr resultados positivos.
Alcanzar una óptima organización administrativa es un desafío que depende del apoyo de profesionales capacitados y de tecnología innovadora. Evitar errores en la gestión favorece, en este sentido, el buen funcionamiento de tu proyecto, y garantiza su confiabilidad.
A lo largo de este post, hablaremos sobre 5 errores comunes de la organización administrativa, ¡y aprenderás cómo evitarlos!:
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#1 Llevar procesos manuales
Tradicionalmente, la administración de las empresas se llevaba de forma manual, es decir, mediante archivos, registros, fichas, informes, etcétera. Sin embargo, depender de procesos manuales dentro del área de las cobranzas deja abierta la oportunidad para el error humano.
Hoy en día contamos con tecnologías que traen innovación al campo. Existen softwares de cobranza, aplicaciones para la imputación de pagos, servicios online y programas que ayudan a realizar las distintas tareas del área administrativa.
Tu equipo adquirirá más confianza al emplear un software que evita cuentas erróneas o equivocaciones numéricas. En este sentido, estos programas pueden cruzar datos y alertar sobre incongruencias.
#2 Falta de visibilidad de las cuentas
Este error suele impactar a las empresas que utilizan sus herramientas de forma mixta, es decir, que cuentan con un software pero lo complementan aún con tareas manuales. De esta manera, parte del proceso queda sin registrar.
La actualización en cuanto a innovación tecnológica es necesaria para seguir ofreciendo un servicio competitivo.
Eso puede ocasionar varios inconvenientes:
- Acumulación de información innecesaria.
- Desorganización frente a la búsqueda de un dato exacto.
- Información que no se registra, por quedar en procesos manuales.
- Imposibilidad de seguir todos los movimientos de una cuenta.
- Centralización del proceso en una única persona.
Contar con un software específico permite el monitoreo, en tiempo real, de los procesos vinculados con la visibilización de las cuentas. También, ofrece estadísticas que facilitan la toma de decisiones y permite la distribución de las responsabilidades entre varios empleados.
#3 No contar con procesos de seguimiento y confirmación de pagos y cobros
En consonancia con el punto anterior, las áreas administrativas manejan una gran cantidad de información. En este marco, es esencial no dejarle todo a la memoria y, siempre que sea posible, registrar la totalidad de los datos referidos al cobro de deudas.
Existen software que permiten realizar el seguimiento de la emisión de deudas y cobros. De esta manera, a fin de mes será posible definir la rendición de gastos y conocer las ganancias sobre una base segura.
En el entorno educativo e institucional el área administrativa sufre, también, el recambio de personal. Por ello, sostener un área de cobranza ordenada contribuye a la estabilidad de la institución.
#4 Carencia de conciliación de las cobranzas
La conciliación de las cobranzas se refiere a la coincidencia entre lo registrado en un software o los registros en Excel y el saldo real de dinero. Por lo tanto, implica llevar un registro seguro de los pagos de los alumnos y las cuentas por cobrar.
Un área administrativa bien organizada supone la adecuada distribución de responsabilidades.
Esto es posible si el área de cobranzas se encuentra ordenada y lleva al día sus registros. Definir un modelo mixto para tu área administrativa, por el contrario, podría repercutir en gastos excesivos o no fundados.
Para poder proyectar inversiones estratégicas, es importante contar con un sistema que permita la conciliación de las cobranzas.
#5 Falta de integración de datos
Es muy común que los sistemas manuales de cobranza no permitan integrar datos: trabajan con el día a día, y generan un archivo inabordable.
Los sistemas digitales, en cambio, recuperan información con procesos de búsqueda sencillos. Además, suelen incluir notificaciones sobre incongruencias, en tanto configurarse para cruzar e integrar datos.
Como ya lo señalamos, un software pensado para la visibilidad de la cuentas permite obtener estadísticas que faciliten la toma de decisiones a futuro.
Conclusión
Una adecuada organización administrativa depende de dos factores centrales: recursos humanos y herramientas tecnológicas. Si ambos funcionan en armonía y mantienen un orden, pueden surgir muchos beneficios en el área de las cobranzas.
Es probable que busques definir tu propuesta educativa a partir de la óptima calidad de los servicios que ofrece. Sin embargo, también se requiere de una estructura organizacional sólida que te permita planificar de forma estratégica y sortear dificultades.
No te resignes a la falta de innovación. Soluciona los errores de la organización administrativa invirtiendo en sistemas tecnológicos de cobranza que te garanticen beneficios a futuro.
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