La comunicación con las familias es clave para lograr la disminución en la morosidad. Los recordatorios y avisos de deuda son la principal herramienta en las que una Institución Educativa puede apoyarse para obtener éxito en las cobranzas.
El problema radica en saber cuáles son las claves para lograr un comunicado efectivo. Bueno, en esta nota brindaremos herramientas para que el aviso de deuda logre su propósito, es decir, se transforme en cobranza.
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Características de un buen comunicado de deudas
El primer punto a aclarar es que el comunicado debe ser claro y preciso. No hablar en diminutivos (cuentita, deudita, saldito) sino hacer hincapié en el fehaciente hecho de que existe una deuda con la institución y que es una obligación que debe ser cancelada.
Entonces, cuando se redacte un aviso de deuda la persona que lo reciba debe entender QUÉ se le está reclamando y CÓMO proceder para realizar el pago. Explicaremos a continuación qué debe contener un comunicado de deudas.
Identificación
El primer punto es identificar quién envía el mail. Es conveniente que sea en nombre de la Institución y no de una persona de la misma. De esta forma también se cuida la relación entre los miembros del equipo administrativo con las familias.
A su vez, la deuda que el padre, tutor o alumno contrajo no es con una persona específica sino con la Institución Educativa que le brinda un servicio de enseñanza.
Asunto del Comunicado de Deuda
El asunto del comunicado (supongamos un mail) es el que motiva al que el receptor lo abra o no. Entonces tiene que ser conciso y claro.
Inherente a la Deuda
Se deben dejar claros todos los aspectos que son inherentes a la deuda que se tiene con la Institución, es decir:
- El valor adeudado (se aconseja adjuntar factura, o estado de cuenta)
- Los conceptos que lo componen
- El vencimiento original
- Intereses que se pueden originar u originados
- Plazos para efectivizar el pago
Cómo proceder para realizar la Cobranza
Sumamente importante es ser precisos en cómo puede hacer el deudor para realizar el pago indicando información como los plazos para realizarlo o las formas de pago. Ejemplo: deberá cancelar la deuda antes del día 20 del corriente mes y los medios de pagos habilitados son tarjetas de débito o transferencia a cuenta.
Aquellas Instituciones Educativas que cuentan con una plataforma para realizar cobranzas, podrán incluir un botón de pago para que se realice de forma instantánea. Por supuesto que en este caso las cobranzas serán aún más efectivas ya que el deudor tiene el comunicado y la posibilidad de abonar la deuda en la mano y a un click de distancia.
Consecuencias o Penalidades
Esta es opcional, se debe advertir al deudor que en caso de que no proceda a realizar la cobranza puede tener consecuencias o penalidades. Las mismas varían de institución a institución, por ejemplo: que la deuda la tome un estudio jurídico, que tendrá un porcentaje de intereses, o alguna otra.
Forma de Comunicado
El medio de comunicación a utilizar debe ser formal, institucional y también debe permitir que se pruebe la recepción del mensaje, es decir, que deje constancia tanto de la emisión como de la recepción del comunicado acreditando fechas. En este caso se podrá utilizar un mail con acuse de recibo, sin embargo queda en manos del Padre o alumno la confirmación.
Otra herramienta muy efectiva es un software de comunicado de deudas que permita trackear e identificar si el comunicado ha sido recibido y/o leído. Hay muchas opciones que son efectivas y requieren pocos recursos para empezar a utilizarla como AULICUM.
Veamos un ejemplo de un Comunicado enviado por AULICUM:
Firma
Se deberá dejar en el pie del mensaje los datos para que el deudor pueda comunicarse con la Institución Educativa. Apostar al diálogo debe ser una prioridad y no debemos olvidarnos que es importante cuidar la relación entre los miembros de la Comunidad Educativa.
Consejos finales
Para que no se preste a confusión las conversaciones orales deben dejarse asentadas por escrito. Es decir cuando surgen reuniones o llamados telefónicos, lo aconsejable sería que se resuma en un comunicado o correo electrónico la conversación y los acuerdos que se han obtenido oralmente. Por ejemplo, si han hablado de montos de entrega o de plazos, eso debe dejarse por escrito.
También es aconsejable que todo el equipo administrativo deje asentadas cada una de las gestiones de deuda en un mismo lugar. Un punto clave en la gestión de la deuda es seguir los pasos que se han plantado, por eso resulta importante agendarse tareas con fechas de vencimiento para recordar que tareas se deben ejecutar para lograr la cobranza.
La gestión del comunicado de deuda es una herramienta sumamente efectiva para combatir la morosidad y por eso es necesario contar con información y herramientas para respaldarse. Depende del equipo administrativo de una Institución Educativa ser ordenados, responsables y profesionales con el envío de avisos de deudas por lo que esperamos que estos consejos les ayuden en su tarea diaria.
Micaela
Muy buen post!!! Mis felicitaciones y agradecimientos ♥