Gestionar las cobranzas de una Institución educativa puede resultar dificultoso, sobretodo en entornos tan cambiantes como los generados por la pandemia.
Tener la información administrativa ordenada es una herramienta muy importante para poder sortear los inconvenientes que se puedan producir. La tecnología ayuda a aprovechar al máximo los recursos con los que cuenta la Institución, puesto que permite con muy poco esfuerzo, tener reportes con datos fidedignos.
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La tecnología en el proceso de cobranzas
Las funciones que ofrece un buen Software de cobranzas y las habilidades del personal administrativo para llevar a cabo todos estos procesos, permiten que invirtiendo poco tiempo se optimice la administración institucional .
Para poder clarificar más esta cuestión es que ahondaremos en los procesos adecuados para implementar una mejora en la gestión de cobranzas de tu Institución utilizando tecnología.
Pasos a seguir para realizar una cobranza efectiva
El procedimiento puede llevarse a cabo de manera simple y ordenada en cualquier Institución Educativa. No es necesario que cuenten con una gran cantidad de recursos, simplemente con una visión de mejora.
Comunicación dentro del equipo administrativo
Lo primero a realizar para que la cobranza y todas las tareas dentro del área administrativa resulten efectivas, es trabajar en conjunto sobre las diferentes etapas que queremos aplicar en el proceso. El trabajo en equipo es muy importante para seguir los mismos lineamientos.
Cada opinión vale, todos los miembros del área administrativa deberían tener voz. Los mecanismos son diversos, se pueden generar debates, de los mismos surgirán preguntas y respuestas y de esta forma quedará mucho más ordenado el esquema para luego poder aplicarlo a cada tipo de moroso.
Diseñar un procedimiento de cobranzas
Diseñar un esquema claro con cada acción a realizar, por las distintas etapas de cobranza, contribuirá a que las metas establecidas sean más transparentes y efectivas.
Lo primero es elaborar distintas etapas con pasos a seguir y personas designadas a cada una de ellas. Por ejemplo, identificar quienes me deben más del mes corriente y con ellos organizar una reunión personal o crear distintos tipos de alertas para luego chequear cada 15 días la morosidad. Y definir conjuntamente quién será el responsable de ejecutar estas tareas.
Un Software de gestión de cobranza que permita programar tareas, generar alertas, realizar seguimientos a cada familia y poder cobrar en línea resulta un aliado fundamental para esta etapa.
Conocer la deuda de familias o clientes
Para que el proceso de cobranzas sea óptimo, es necesario contar con la información verídica y precisa. De nada sirve tener distintas planillas de excel si cuando necesitamos la información no podemos recabarla.
Para facilitar el pago a las familias, ahorrar tiempo al personal de administración y evitar de esta forma las confusiones acerca de los valores a abonar, es importante la ayuda de un Software de Cobranzas para sincronizar la información inherente a la deuda, otorgando un chequeo cuidadoso de las cuentas corrientes.
Priorizar la cartera de clientes
Parte de nuestra estrategia de cobranzas debe ser definir qué tipo de deudas van a tener prioridad en las acciones a realizar. Es decir, ¿corresponde enfocarse en las deudas corrientes o en las que tienen dos meses de vencidas?
Cuando se establezca este punto, sería importante agrupar los deudores utilizando criterios comunes, por ejemplo, deudores con monto superior a $10.000 y definir cuales son las acciones que tomaremos en ese caso. Cada segmento debería aplicar distintas tareas. Esto se facilita con la ayuda de un Software.
Se podrán realizar actividades como llamados y envío de comunicados con cierta prioridad buscando mejorar la eficiencia del proceso que se planteó en conjunto con el equipo.
Medir y analizar la eficiencia de cobros
Analizar cada etapa del proceso de cobranza es importante ya que se podrán tomar las acciones correspondientes y luego comprobar la eficiencia de cada punto establecido.
Ahora bien, en esta última fase ya habiendo priorizado ciertos deudores, se podrán establecer distintos indicadores que permitan observar si las acciones que se tomaron fueron eficientes y que mejoras se deberían realizar.
Conclusión
Para llevar a cabo el proceso de cobranzas de forma ordenada, es importante contar con un Software en el que podamos apoyarnos para que las tareas sean más eficientes.
Un Software como AULICUM permitirá optimizar los recursos, facilitar una relación fluida entre la Institución y las familias, disminuir el tiempo de los administrativos invertido en estas tareas y mejorar la recaudación.
