En esta era de continuidad e inmediatez es necesario elegir estrategias efectivas, sobre todo al momento de cobrar. En aras de recaudar los fondos de la institución a tiempo, se deben implementar acciones de cobranza inteligentes.
Para ello, la tecnología juega un papel fundamental, porque brinda herramientas ideales y prácticas, que evitan la complejidad de ciertas tareas manuales. Es decir, mejora productivamente el esfuerzo de los recursos humanos.
Hablamos de la transformación digital como un recurso de valor, para aprovechar las bondades de la tecnología y utilizar el tiempo ahorrado en otras actividades más productivas.
En este post te contamos la importancia de la tecnología para la cobranza y las acciones posibles por clase de morosidad.
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La importancia de implementar acciones de cobranza segmentadas según cada tipo de deudor
Ningún cliente es igual a otro, ya que cada quien tiene sus propias necesidades y situaciones personales. Todos los deudores poseen diferencias en sus rasgos y comportamiento, lo que se refleja en su compromiso frente a los pagos, por ejemplo.
Las acciones de cobranza deben enfocarse de manera adecuada y efectiva según el tipo de cliente: segmentar la deuda permite establecer acciones diferenciadas en las estrategias de cobro.
Un cliente que siempre paga a tiempo, pero se ha retrasado de manera eventual en uno o dos meses representa un caso entre otros. Así como aquel que es conocido por presentar problemas en el pago de las obligaciones, cuotas mensuales y colegiaturas.
Sea cual sea el tipo de mora, debe atacarse mediante un plan de acción que brinde soluciones eficientes. Acá toma relevancia la integración de un software de gestión que optimice y agilice los procesos de cobro.
Además, es necesario el análisis de los datos para una lectura que permita identificar cada tipo de moroso y enfocar de manera correcta los esfuerzos. Se trata de combinar un sistema moderno con el estudio de cada tipo de deuda.
Nuestro software Aulicum brinda la posibilidad de gestionar, controlar y automatizar procesos de cobranza de manera unificada. De esa forma, podrás acceder a reportes para conocer los tipos de deuda y obrar en consecuencia.
Mediante un software de gestión es posible mejorar las acciones de cobranza de la institución educativa: podrás obtener datos precisos de cada tipo de moroso, unificar criterios y operar con agilidad y eficiencia.
Además, aporta las herramientas claves para ejecutar acciones de cobranza eficaces según el tipo de deudores.
Entonces, ¿es importante segmentar estas acciones con base en cada cliente? Por supuesto, pero ¿en qué radica su importancia?
- Principalmente, implementa acciones afines a evitar la generación de la deuda. En educar al cliente hacia un patrón de pago responsable y oportuno, en las fechas adecuadas.
- Cada cliente conoce el valor de pagar a tiempo y las consecuencias de hacer lo contrario.
- Se evita la acumulación de deudas con recargos. Cada vez más difícil de pagar, estas deudas ocasionan dificultades a la institución y al propio cliente.
- Los cobros se efectúan tomando en consideración una atención personalizada, es decir, un trato respetuoso y justo.
Así, la institución educativa podrá cumplir con sus obligaciones y evitar situaciones que atenten contra la calidad del vínculo de la comunidad.
Aprende las mejores acciones de cobranza de acuerdo con el tipo de mora
Las acciones de cobranza se deben establecer según los distintos tipos de mora. Con base en ciertos plazos, es posible identificar tres tipos:
- Cobranza preventiva
- Cobranza de mora temprana
- Cobranza de mora tardía
A continuación, conoce las acciones de cobranza a tomar según la mora que presenten tus clientes y mejora el flujo de caja y la rentabilidad.
Acciones de cobranza preventiva
La prevención es sinónimo de eficiencia y planificación. Por ello, es importante prepararse de la siguiente manera.
- Ofrece descuentos especiales para incentivar el pago dentro de los tiempos establecidos. Asimismo, recuerda estipular intereses o recargos, incluso sanciones por hacerlo fuera de las fechas convenidas.
- Envía recordatorios de las fechas de pago al cliente mediante canales simples como SMS, Whatsapp, correo electrónico o incluso alguna app de cobranza. Implementa acciones para el envío automatizado de correos de cobranzas.
- Cuenta con la mayor cantidad de alternativas de pago. Un botón de pago, por ejemplo, genera un entorno de facilidad y rapidez en el proceso.
- El autoservicio a través de una plataforma automatizada para que el cliente consulte su estado de cuenta es clave.
Acciones para mora temprana
¿Cómo hacerles notar a los clientes que la institución educativa mantiene un control y gestión de cobranza eficiente?
Mantener un buen plan de acciones de cobranza implica la implementación de recordatorios o avisos de cobro a los clientes justo al finalizar el plazo de la deuda.
Contactando a los deudores de forma inmediata para solventar una mora que no supere los 120 días o incluso antes. En ese sentido, todas las acciones sobre la mora corriente son preventivas y facilitan las tareas de cobranzas posteriores.
Comunicación
Una de las acciones de cobranza más efectivas es mantener el control y la claridad en la comunicación directa, sin vacilaciones ni inseguridades, sobre los procesos de cobro.
Segmentación
Segmentar a los deudores de mora temprana, a efectos de diferenciarlos frente a aquellos casos más difíciles de gestionar. Así podrás enfocarte primero en las deudas que conllevan mayor estrés o trabajo.
Automatizaciones
La emisión automática de los conceptos a cobrar, así como la comunicación y el pago online se pueden automatizar. El envío automático de avisos de cobro a partir de la fecha de vencimiento de deuda es importante.
Por ello, es de gran utilidad contar con un sistema que ejecute los recordatorios apenas se vence el plazo.
Además, el cliente debe contar con el autoservicio disponible 24/7 para consultar sus fechas de pago, saldos pendientes, entre otros.
Acciones de cobranza para mora tardía
Una mora tardía ya habrá superado los 120 días. Esta situación debe evitarse a toda costa, debido a que mientras más tiempo transcurra, menor tasa de recuperación existe. La clave está en la calidad de la comunicación con el cliente.
Considera los siguientes tips:
- Las acciones de cobro deben darse con altas habilidades interpersonales. Un agente frío, que no sepa expresarse de manera correcta, no logrará motivar al cliente a saldar su cuenta.
- Mediante un constante y preciso análisis de datos podrás conocer los clientes que poseen mayor probabilidad de pago de deuda. Es allí donde te enfocarás para recuperar los fondos.
- Entre las acciones de cobranza, puedes implementar el seguimiento de deudores. La idea es recordarle al cliente su compromiso de pago, pero también brindarle opciones como planes de financiamiento y medios diversos.
Conclusión
En cualquier institución educativa es imprescindible la implementación de acciones de cobranza y enfocarlas de manera adecuada. Esto brindará el flujo financiero para mantener la operatividad constante.
Con Aulicum podrás automatizar tus gestiones de cobranzas y optimizar los tiempos de trabajo. Es el instrumento acorde para abordar la morosidad elevada y falta de liquidez por la ausencia de pagos.
¿Qué puede hacer un software de gestión de cobranzas por tu institución educativa en relación con las acciones de cobranza?
- Mejorar el proceso de gestión y ejecutar las acciones de cobranza efectivas.
- Facilitar mediante reportes la segmentación de clientes.
- Calcular intereses.
En suma, el desarrollo adecuado automatiza las deudas recurrentes, reduce la incobrabilidad y eleva la calidad del vínculo con la comunidad.
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