Para que cualquier institución educativa pueda desarrollarse en todos los ámbitos: tecnológico, edilicio, innovación, ampliar servicios educativos (materia extraprogramáticas, entre otros) es necesario tener ordenado el cobro de sus cuentas.
Aunque teóricamente suene sencillo, la parte más compleja suele ser reclamar el cumplimiento de las obligaciones (en este caso pago de cuotas, matrículas, entre otros conceptos) cuidando la relación con quienes forman parte de la Comunidad Educativa.
Intentaremos dar luz sobre cómo podemos administrar nuestras cuentas a cobrar de manera eficiente.
Contents
¿Qué son las cuentas a Cobrar?
Antes que nada, debemos identificar qué son las cuentas a cobrar para poder avanzar en la descripción del proceso.
Técnicamente una cuenta a cobrar es una deuda que un cliente (padre o alumno) contrae con su proveedor (Institución Educativa) por la adquisición de un bien o servicio. En conclusión, es una deuda que no ha sido pagada.
Estas Cuentas a Cobrar son las que conforman la Morosidad de una Institución Educativa. En todos los rubros, inclusive en el de educación es algo esperable, la diferencia está en cómo gestionar la misma para lograr disminuirla al menor punto posible.
Los motivos para hacerlo son varios: si la morosidad corriente comienza en alza, es difícil solventar los gastos corrientes y ni hablar de la inversión que impacta negativamente en el servicio educativo que se ofrece.
¿Por qué se genera la Morosidad?
Es una pregunta que varía caso a caso, pero en repetidas situaciones podemos detectar los siguientes motivos:
El alumno o padre se olvida de abonar.
En este caso no hay mala intención, simplemente que entre el cúmulo de cosas del día a día y al no tener una conducta de pago ordenada, simplemente se olvida.
Falta de Disponibilidad de Medios de Pago
Este es un caso similar al anterior, aquellas Instituciones que no cuentan con medios de pagos digitales, son más propensas a tener mayor índices de morosidad. Frecuentemente suele ser por falta de tiempo que padres no se acercan a abonar la cuenta, dejando así que se acumulen para realizar el “trámite de una sola vez”.
Falta de recursos
Dentro del porcentaje de deudores de cuentas a cobrar, este suele ser el menos frecuente, sin embargo se encuentra al momento imposibilitado para realizar el pago, es decir que existen mínimas probabilidades de percibir la cobranza. Puede haber perdido el empleo o estar atravesando alguna situación que no permita que pueda hacer frente a sus responsabilidades .
Todos estos motivos nos impulsan a llevar distintos tipos de gestiones que veremos a continuación.
¿Cómo administrar eficientemente nuestras Cuentas a Cobrar?
La administración de nuestras cuentas a cobrar es un elemento sumamente importante para asegurar el buen funcionamiento de nuestra Institución Educativa. Afortunadamente, existen Softwares para que esto no sea un dolor de cabeza.
La principal ventaja de estas herramientas es la automatización de procesos. Esto es de suma importancia, por ejemplo, en aquellos casos en los que los padres se olvidan de abonar la cuota, ya que mediante la automatización podrán realizar el envío de recordatorios todos los meses y repetirlos cada cierta cantidad de días. De este modo, solucionaremos lo vinculado al primer tipo de moroso.
En lo que respecta al segundo tipo de moroso, alguna de estas herramientas permiten la vinculación con Medios de Pago online, para que ahorrando tiempo y teniendo el mecanismo de pago “en la mano” puedan cancelar de esta forma sus deudas.
Esto funciona sobre todo en aquellas Plataformas, como AULICUM, que son multicanal, y que envían los recordatorios por APP, email, y por otros canales, para garantizar la cobranza instantáneamente.
Para el último caso, si bien es más complejo que pueda realizar el pago puesto que se encuentra imposibilitado. AULICUM, por ejemplo, permite que puedas dejar registradas las gestiones, ya sean llamadas, conversaciones, recordatorios de pagos, entre otras, en el perfil del deudor para que tengas presente la instancia en la que se encuentra y agendarte tareas con fecha de vencimiento para seguir gestionándola.
Por otro lado, este tipo de herramientas cuentan con tableros e indicadores para que puedas tener reportes del estado de tus cuentas a cobrar y que la gestión sea con información certera.
Conclusión
Todas estas funciones serán de suma utilidad para que tu institución, sin importar si tiene pocos o muchos recursos, pueda optimizar la gestión de las deudas a cobrar.
Contar con un software que permita reducir tiempos y obtener mejores resultados, es sumamente importante como una herramienta a considerar en la administración de tu Institución Educativa.
