Como hemos visto, la morosidad tiene solución y tiene mucho que ver con la prevención y el tratamiento temprano de los morosos. Para esto hay que diseñar una estrategia de cobranza acompañada por comunicados efectivos.
La estrategia de comunicación debe ser diferente para los distintos estadíos de la deuda. Es decir, no es lo mismo el tipo de comunicados que se enviará para prevenir la morosidad, que a los que deben el mes corriente o los que tienen una deuda de más de 2 meses.
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Distintos Tipos de Deuda
El primer paso es identificar los distintos estadíos de la deuda. Esto puede variar de institución a institución, pero fácilmente podemos identificar los siguientes:
- Deuda generada: Hace referencia al momento en que se genera la deuda y se la envía a los Clientes o Tutores.
- Deuda próxima al vencimiento: En este apartado nos referimos a los días cercanos a la fecha de vencimiento, por ejemplo los 8 o 9 de cada mes si el vencimiento fuera el día 10. Aun la deuda no está vencida.
- Deuda vencida al mes corriente: Se refiere a los días posteriores al vencimiento. Sin embargo transcurre en el mes corriente.
- Deuda vencida superior a 2 meses o más: Cuando ya han pasado 2 meses o más de la generación de la deuda.
Cuanto antes se realice la cobranza, es decir con fecha cercana a la generación de la deuda, es más beneficioso para la institución. Primero porque cuenta con los recursos para hacer frente a las obligaciones de pago, y también porque cuanto más tiempo pase desde que se generó la deuda, más difícil es ejecutar la cobranza.
Estrategia de Cobranzas Efectivas
Cada estadío de deuda requiere una estrategia diferente, tanto de comunicación, como de seguimiento. No es lo mismo el comunicado que se enviará antes del vencimiento de la deuda que cuando la deuda lleva más de 3 meses vencida.
Deuda Generada
Cuando desde la Institución Educativa se genera una deuda, debe enviar a todos los Clientes o Padres de Alumnos un comunicado informando que esa deuda ha sido generada y que se encuentra pendiente de pago.
Es conveniente acompañar este comunicado con: los medios de pagos disponibles y en caso de que hubiera, los beneficios por abonar la deuda a tiempo.
Cuando el cliente ve la deuda le debe quedar claro cuando tiene que abonar, por qué medios puede hacerlo y los beneficios de realizar el pago antes del vencimiento.
Deuda Próxima al Vencimiento
Al momento de gestionar la deuda, o mejor dicho las cobranzas, es muy importante una actitud proactiva. Esto significa no esperar hasta que la deuda esté vencida para iniciar las gestiones de cobranza.
El comunicado en este caso debe hacer hincapié en que hay una factura próxima a vencer. En este correo es de suma utilidad que se repita la información relevante: medios de pago disponibles, beneficios y penalidades, es decir, informar que en caso de no abonar a tiempo empezarán a correr intereses.
Dentro de este grupo, podemos hacer un subgrupo de comunicación. En el día de vencimiento, a quienes no hayan abonado, recordar que ese día vence la deuda.
Esta tarea puede resultar un tanto complicada, pero con la ayuda de un software como AULICUM y mediante los procesos de automatización, solo te bastarán un par de configuraciones.
Deuda Vencida al mes Corriente
En este caso, los medios de comunicación que se utilizarán serán: comunicados por mail, o por app en caso de que cuentes con una herramienta como AULICUM, que deberán ser acompañados por llamados.
El primer reclamo podría ser por mail luego de 7 días del vencimiento, informando que la deuda está vencida y que debe ser abonada.
Es de suma importancia contar con un reporte que nos indique cuales son los deudores del mes corriente y agendarse llamados para consultar el motivo por el que no pagó y solicitar, amablemente, que realice el pago.
Algunas herramientas como AULICUM permiten que dejes asentadas las gestiones en el legajo del deudor para que pueda ser conocida por el equipo administrativo.
En caso de que el mail no funcione, se deberá efectuar un llamado a los 7 días indicando que existe una deuda y que deben abonarla con celeridad .
Luego del llamado, se deberá enviar un mail con el acuerdo al que llegaron e indicando el monto que se adeuda y demás información para que el Cliente o Padre pueda efectuar la cobranza.
También podrás agendar tareas con fechas de vencimiento por ejemplo, una nueva llamada a los 5 días, el envío de un comunicado de deuda a los 7 días, y así sucesivamente. Esto es muy útil puesto que te permite realizar un seguimiento al deudor.
Deuda vencida de 2 meses o más
Con las tareas realizadas anteriormente y apoyándonos en una herramienta que nos permita gestionar la deuda como AULICUM, los deudores que quedarán en esta instancia serán muy pocos.
Teniendo en cuenta el tiempo transcurrido, es muy importante seguir realizando gestiones hasta realizar la cobranza. En este estadío se sugiere que se envíe un comunicado de deuda que, siga siendo cordial ya que se trata de personas que conforman nuestra Comunidad Educativa, pero que sea más firme en las consecuencias. Por ejemplo, enviar un comunicado de deuda diciendo el valor de la deuda actual, y que si no es abonado antes de “tal fecha” se lo enviará a un estudio jurídico para que realice la gestión de la cobranza.
Las comunicaciones telefónicas, tienen que apuntar hacia lo mismo y hacer hincapié en lo importante que es para la institución que puedan efectuar la cobranza sin llegar hasta este punto.
De nuevo, todo lo que se hable por teléfono deberá ser resumido en un mail para asegurarse de que no haya errores de interpretación en la comunicación.
La gestión de la morosidad es una de las tareas que demandan mayor tiempo en las administraciones y también las más “incómodas”. Sin embargo, si se cuenta con herramientas de automatización de comunicados de deuda y amplias posibilidades para abonarla, podrán ahorrar mucho tiempo en las gestiones y también aumentar la recaudación.
