Cuando una Institución educativa decide empezar a trabajar con un software, surgen muchas dudas e inquietudes, una muy frecuente es la inseguridad que se presenta sobre “los datos almacenados en la nube”.
Por otro lado, algunos equipos no cuentan con información para conocer de qué se trata esta característica tan importante, sus pro y sus contra.
En nuestra nota de Blog daremos luz sobre está temática.
Ahora bien, ¿Qué significa que un sistema esté en la nube?
Un Software en la nube es un término muy amplio que se utiliza para referirnos a la tecnología proporcionada como un servicio (Saas) a través de internet.
Por eso, el proveedor buscará brindarte la mejor experiencia, y otorgar la mayor seguridad que garantizará que tus datos sean bien resguardados. Por lo tanto deberás buscar el que te brinde mayor confianza, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
- Antes que nada, deberás establecer una relación contractual que indique el servicio que éste le brindará a la Institución, haciendo hincapié en la seguridad e integridad de los datos.
- Un punto muy importante a tener en cuenta, es que es importante que tenga una certificación en alguna norma de calidad, por ejemplo, ISO. De esta forma, la misma estará garantizada y se encontrará dentro del marco legal.
- El proveedor deberá pertenecer a una empresa de renombre, de la que tengas referencias y sepas que podrán ayudarte en cualquier momento, ya sea a evacuar las dudas del equipo administrativo o a explicarles el significado de que sus datos ahora se encontrarán en un servidor.
- Soporte técnico ilimitado: este punto es clave, ya que no todos los softwares lo ofrecen, y algunos, sólo pocas cargas horarias para hacerlo dentro del periodo de un mes. Contar con la atención para operar el sistema es muy importante porque estarán acompañados en todo momento, por lo tanto se sentirán más tranquilos.
- Por último, una buena inducción ayudará a que puedan aprovechar al máximo todas las funciones que ofrece el sistema que eligieron.
¿Que deberías consultarle al proveedor del software?
Antes de contratar, es esencial que disipes todas las dudas relacionadas a la seguridad de datos. Para poder abarcar cada una de las áreas te dejamos una guía de preguntas para tener a disposición al momento de consultarle a tu proveedor de servicio:
- ¿La implementación del sistema está contemplada?
- ¿Se encuentran dentro del marco legal, referido a la ley de protección de datos?
- ¿Se realiza un resguardo de la información automáticamente?
- ¿ Puedo acceder a mis datos cuando quiera? ¿Sigo siendo el propietario de ellos?
- ¿ En qué servidor se encuentra alojado el software?
Con estas respuestas estarás mucho más seguro al momento de tomar una decisión.
Consejos para aumentar la seguridad desde tu lado como Institución
Aparte de lo que te otorgará tu proveedor en torno a la seguridad, desde tu lado puedes agregar medidas básicas e implementarlas en tu equipo de trabajo, como por ejemplo:
- Limitar el acceso al sistema, que solo puedan manejarlo quienes realmente desempeñen funciones en la administración, de esta forma podrás crear distintos roles y cada uno con el acceso a la información que le competa trabajar.
- Activar antivirus y mantenerlos actualizados periódicamente, para evitar cualquier situación inesperada.
- Incorporar contraseñas seguras, por un lado que no contengan datos personales como nombres, fechas de nacimiento ni celular, entre otros, y por otro lado optar por contraseñas alfanuméricas que sean extensas y memorizables.
Es esencial que, al momento de optar por un proveedor de software, hayan evaluado todas sus características, tengan respondidas todas las dudas y que el proveedor demuestre la mayor confianza posible.
Además de encontrarse dentro del marco legal, siendo una empresa que esté certificada por ISO o IRAM ya que esto dá garantía de calidad de servicio.
Por último, es muy importante que cuente con años de experiencia, ya que podrás acceder a referencias sobre este punto y, sobretodo, que cuente con toda la seguridad para resguardar los datos de tu Institución.
