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Top 14 de las mejores estrategias de cobranza para tu Institución Educativa

Saber cómo cobrar a los clientes es clave para ejecutar las acciones en pro del bienestar financiero de toda institución educativa. Sin embargo, se debe ser muy cuidadoso en las estrategias de cobranza, a fin de no importunar a alumnos, padres, tutores y clientes, en general.

Mantener altura y respeto hacia la comunidad, pero con firmeza y determinación para recaudar los fondos es el balance ideal. ¿Cómo lograrlo y obtener buenos resultados?

En este artículo te traemos el top 14 de las tácticas de cobro más inteligentes y eficaces. Sigue leyendo y descúbrelas.

Estrategias de cobranza: 14 tácticas para lograr que los clientes paguen a tiempo

En la gestión de cobranza eficaz, no solo se busca la rentabilidad mediante el cobro de la deuda. Se analiza la situación del cliente deudor para definir una estrategia adecuada para el mismo.

Las estrategias de cobranza no solo funcionan para devolver la salud financiera a la institución educativa. Suponen una herramienta de análisis sobre el cliente deudor para identificar un plan adecuado.

Es importante que la institución educativa no solo obtenga el pago por sus servicios, sino que lo reciba oportunamente. Esto dará la oxigenación necesaria para continuar operativa y dispuesta hacia sus labores. Te contamos.

1. Envía cuotas o colegiaturas a tiempo

Es importante entender que mientras se realicen las tareas a tiempo, los resultados llegarán más rápido. Enviar temprano las facturas dará al cliente la oportunidad de prepararse para cumplir con su compromiso.

2. Incrementa la comunicación con la cartera de clientes, padres y/o tutores

Mantener una buena comunicación con la comunidad educativa abre un canal de confianza y fluidez para que siempre estén informados. Puedes enviar comunicados o recordatorios del estado de deudas pendientes o por vencer.

Asimismo, considera que es importante que esto se produzca a toda la cartera existente a fin de impulsar una estrategia de cobranza efectiva y masiva.

3. Ofrece opciones de pago, una de las Estrategias de Cobranza Efectivas

Estrategias de cobranza y opciones de pago
Atribución: Foto de Fondo creado por Dragana_Gordic – www.freepik.es</a> Bajo licencia CC0 1.0

Las alternativas de pago representan un aliciente para el cliente. Ofrece métodos variados de pago como efectivo, débito, tarjeta de crédito o transferencia bancaria.

4. Utiliza pagos electrónicos

La digitalización supone un avance, el cual se puede aprovechar para recaudar los fondos de la institución. 

Los botones de pago y pagos en línea generan facilidad para padres, tutores y clientes, son rápidos de ejecutar y muy amigables. Ejemplos de ellos son Mercado Pago, SIRO PAGOS, Paypal.

5. Automatiza tus cobranzas, otra de las Estrategias de Cobranza Infalibles

Un software de gestión de cobranza simplifica las operaciones financieras y registra a los clientes y sus deudas. Además, te brinda mayor eficiencia al contar con información detallada, facturas actualizadas, envío automático de recordatorios y más.

6. Otorga descuentos y beneficios

Puedes implementar ventajas asociadas al buen comportamiento del cliente en sus compromisos de pago.

Una de las estrategias de cobranza más efectivas es otorgar beneficios al cliente. Puedes brindar descuentos por pagar antes de la fecha.

Ofrecer descuentos por pagar antes de la fecha o beneficios por conservar un buen historial de pago son buenos incentivos. Todas estas estrategias de cobranza son para impulsar el flujo de efectivo de la institución.

7. Realiza una planificación del proceso de cobranza

Las estrategias de cobranza deben incluir un plan bien estructurado. Realiza un plan donde se tomen en consideración los aspectos más importantes.

Desde el trato amable y transparente hacia padre y/o cliente, hasta las opciones y facilidades de pago, todas son parte de la planificación inteligente.

8. Analiza los procesos de cobro y crea informes

Una de las mejores estrategias de cobranza es analizar las técnicas utilizadas en busca de posibles errores. La idea es hacer los correctivos a tiempo, para optimizar y mejorar de manera constante.

9. Segmenta la deuda

Hazlo de acuerdo al perfil de cada deuda, implementando estrategias de segmentación para enfocar los esfuerzos y comunicaciones correctamente.

Puedes segmentar deudas mediante criterios como la antigüedad o tipo del cliente. También, puedes guiarte por el monto y antigüedad de la deuda.

10. Adecúa el servicio educativo a las particularidades del padre, tutor y/o cliente

Adecuar las características del servicio educativo en función de las necesidades del cliente, padre o tutor eleva las posibilidades de que pueda pagarte.

11. Establece una política de crédito y cobranza y hazla pública

Cualifica a los alumnos, de tal manera que seas buscado por aquellos que estén dispuestos a cumplir las condiciones de las prestaciones del servicio educativo.

La implementación de una política de cobranzas ordenada y transparente es un paso fundamental hacia la liquidez institucional.

12. Automatiza las comunicaciones

Muchos clientes tienen agendas ocupadas y requieren soluciones flexibles y rápidas. Si la emisión de deudas y las comunicaciones con recordatorios, vencimientos y otros datos de interés están automatizadas, mejora la tasa de cobranzas. 

13. Limita parcialmente beneficios a clientes deudores

Esta es una buena estrategia, ya que de manera sutil envía un mensaje claro a los deudores. Es obvio que mientras el cliente se mantenga al día con sus compromisos financieros gozará de ciertas ventajas.

14. Haz seguimiento de los clientes deudores

Es importante vigilar muy de cerca todo el proceso de cobranza mediante un seguimiento constante. No olvidar la deuda haciendo los respectivos recordatorios cada cierto tiempo.

Estrategias de cobranza según el tipo de deudor

Estrategias de cobranza y deudor
Atribución: Foto de Personas creado por yanalya – www.freepik.es</a> Bajo licencia CC0 1.0

Al aplicar las estrategias de cobranza debes tener en cuenta la clase de deudor. ¿Cuál es la razón? La funcionalidad de la misma sobre un cliente que bien pueda adecuarse a no, debido al tiempo de mora.

Entre las estrategias de cobranza destaca aquella dirigida a deudores con mora temprana. Quienes no superan los 120 días de mora y requieren ser segmentados para analizar su situación.

No todos los clientes son iguales, algunos poseen deudas desde hace mucho tiempo y otros no. Acá te brindamos las mejores estrategias para ambos casos.

Mora Corriente

Otra de las estrategias de cobranza más eficaces para la institución educativa es gestionar la mora corriente. Es decir, la mora del mes en curso, la cual corresponde a aquellas deudas que vencen un día específico del mes.

Mediante este sistema, el colegio podría enfocar los recursos y esfuerzos en tomar acciones rápidas para recaudar los fondos. La idea es que este tipo de mora no se extienda a 120 días.

Estrategias de cobranza para deudores con mora temprana

Esta mora no supera los 120 días. Y si bien es importante gestionarla lo más rápido posible, lo ideal es que las acciones se tomen desde la mora corriente, justamente para evitar la mora temprana (y mucho más la tardía).

Es decir, mientras más atención se preste a la mora corriente y más esfuerzo se ponga en mantener una cartera de cobranzas saludable, menos habrá que ocuparse después de la mora temprana.

Así y todo, si corresponde, puedes segmentar a todos los clientes de mora temprana, enfocado hacia los de mayor deuda o peores pagadores. También, puedes implementar un sistema de cobranzas que permita pagos en línea, por ejemplo, a través del envío de recordatorios de mora.

Una aplicación puede ser una buena manera de consultar datos importantes como estado de la deuda, fechas de vencimiento o solicitud de envío de duplicado de facturas.

Estrategias de cobranza para deudores con mora tardía

Una situación de mora tardía sobrepasa dos meses o 120 días. ¿Qué hacer en este evento particular? Primero, debe haber una integración con el sistema de cobranza para conocer toda la información del cliente.

Básicamente, la esencia de esta estrategia es el acceso y análisis completo sobre el historial del deudor. Así habrá mayor calidad en el contacto y un mejor manejo del caso.

Además, resulta indispensable la existencia de calidez y habilidades interpersonales del agente de cobro. Esto ayudará mucho en el proceso de negociación.

Conclusión

Las estrategias de cobranza representan un cúmulo de acciones inteligentes con el objetivo de devolver a la institución su salud financiera. Es importante mantener un trato amigable y enfocando los esfuerzos a la recaudación inteligente, sin descuidar el sentido de comunidad.

En Aulicum te ofrecemos un sistema de cobranza totalmente eficiente para cualquier institución educativa. Nuestro objetivo es proveer la mejor herramienta de gestión de cobranza como solución financiera y contable.

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Lucia Sampaolessi

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