Se incurre en morosidad el primer día posterior a la fecha en la que se haya omitido un pago, así se trate de una sola cuota escolar. Estos retrasos pueden traer diversas consecuencias sobre la administración de la institución, por lo que es necesario reducirlos a su mínima expresión.
En las escuelas, la morosidad es un problema mas común de lo que los administradores desearían que fuera. Sin embargo, al precisar las razones que inciden en el retraso de los pagos, es posible encontrar las mejores soluciones. La implementación de los recursos adecuados puede favorecer a la recaudación de lo adeudado, sin que esto afecte a familiares y tutores.
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¿Por qué hay morosidad en tu escuela?
La morosidad en las instituciones educativas suele encender las luces de alerta, pues las dificultades para mantener la cuota al día puede traer inconvenientes administrativos difíciles de solventar. Ante esto, es necesario conocer las posibles razones por las que se presentan los retrasos en el pago de las cuotas, a fin de implementar las soluciones más acertadas.
Uno de los grandes impedimentos para gestionar la morosidad, es no saber con certeza de cuánto es la deuda, ni cuánto se recauda mensualmente. Si no se dispone de reportes organizados por nivel de información sobre las cobranzas realizadas, y del estado de cuenta actualizado de cada alumno, el trabajo administrativo se convierte en una ardua tarea.
El control y seguimiento de la morosidad está íntimamente vinculado a la información que la administración de la institución pueda manejar. En este sentido, se recomienda la implementación oportuna de herramientas que permitan realizar la cobranza eficientemente, así como el registro de movimientos de ingresos y egresos.
3 recursos económicos para evitar la morosidad
El proceso de cobranza en una institución educativa puede ser delicado. Si familiares y tutores no están al día con el pago de las cuotas, o si la cobranza trae consigo distintos gastos, además del dolor de cabeza y el esfuerzo que ello representa, hay un problema que resolver. Evitar la morosidad supone para la administración el desarrollo de estrategias puntuales y efectivas.
A continuación presentamos tres recursos que contribuirían positivamente con la puntual cancelación de las cuotas escolares, a la vez que evitaría a la institución educativa la realización de grandes esfuerzos o fuertes gastos en cobranza.
Recordatorios digitales de pago
Las innovaciones digitales ya son moneda corriente, pues permiten optimizar los procesos, entre ellos, el pago puntual por los servicios prestados. Hoy en día existen múltiples opciones que permiten implementar sistemas modernizados, que amplían y fortalecen la experiencia de los administradores de las instituciones escolares, al ir de la mano con la digitalización de los procesos.
La adopción de tecnologías de última generación para evitar la morosidad no demanda que familiares o tutores posean una carrera especializada en informática. Basta con una tableta o un teléfono inteligente al cual, mediante una aplicación, se enviaría el estado de cuenta como recordatorio de pago, así como también la información acerca de los importes vencidos.
Ciertamente, los recordatorios digitales pueden ser manejados por cualquier grupo etario, y es tendencia que cada vez un mayor número de personas resuelvan desde sus Smartphone sus finanzas, compras de insumos, asuntos laborales o manejo de redes. Por otra parte, los familiares o tutores más jóvenes aceptarán de buen agrado la implementación de estas herramientas.
Políticas de cobranza y financiamiento flexibles
La relación que se establece entre el colegio y las familias, influye considerablemente a la hora de recibir a tiempo el pago de las cuotas. Para evitar la morosidad, una política de pagos diseñada de acuerdo a las necesidades de la familia es una clave fundamental para que el proceso de cobro no se convierta en una pesadilla, ni para la institución, ni para los familiares y tutores.
Cada colegio es diferente, y así también sus políticas de cobranza y financiamiento. Sin embargo, estas siempre deben ser coherentes, claras, flexibles y adaptadas a las necesidades de la institución. Si se cuenta con las herramientas adecuadas, es posible organizar el trabajo de la administración para lograr la optimización de los procesos contables.
Los financiamientos se conceden a plazos razonables de acuerdo a las características de las familias, por lo que se hace necesario conocer su situación. Debe considerarse también, el monto adeudado y la particular capacidad de pago. Los casos especiales de familias que afronten dificultades transitorias, deberían ser evaluados de manera excepcional.
Facturación oportuna
El proceso de facturación en una institución escolar precisa tiempo y constancia, pero las nuevas tecnologías lo han ido transformando poco a poco, haciéndolo mucho más cómodo y sencillo.
El control y seguimiento de la morosidad puede dejar de ser una ardua tarea para la administración de un colegio, cuando se cuenta con las herramientas adecuadas. Una de las ventajas de estas herramientas es que permite enviar a familiares y tutores las facturas digitales, con antelación y en fechas oportunas para favorecer su cancelación.
Las herramientas digitales son fáciles de usar e incluyen toda la información necesaria, desde los datos del alumno hasta los posibles descuentos. Ellas evitan los errores o confusiones, facilitan la emisión de facturas y reducen el trabajo. También permiten simplificar la gestión administrativa, al punto que se puede verificar de un vistazo las facturas que se han cobrado o no.
La mayoría de los familiares y tutores están convencidos de la importancia del pago de la cuota escolar, pero muchos no entienden la necesidad de hacerlo en la fecha prevista. Si se quiere aumentar la recaudación mensual, debe ser una prioridad la implementación de herramientas que permitan la facturación a tiempo, el seguimiento de la deuda y ofrecer variados medios de pago.
Las herramientas digitales también contribuyen en la gestión de la morosidad, en la medida en que permiten una comunicación más directa. Esto favorece la confiabilidad del colegio y disminuye los malos entendidos, los retrasos involuntarios en los pagos e incluso los avisos de cobros por deudas inexistentes.
