El mercado actual pone a disposición de las instituciones educativas una serie de herramientas de gestión de cobranza que pueden ayudar a disminuir la morosidad y mejorar la liquidez. Se trata de desarrollos que posibilitan campañas de cobranza efectivas.
Ahora bien, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de campañas de cobranza? Entre otras estrategias y recursos, a la emisión de comunicados automatizados con reportes sobre deudas e intereses actualizados, al acceso a un botón de pago e, incluso, al envío de información relevante sobre los medios de pago disponibles.
En este artículo veremos algunas herramientas que volverán más simple y eficiente la labor de cobranza en una institución educativa. ¿Empezamos, entonces?
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¿Cómo debe ser la gestión de la cobranza?
Se llama gestión de cobranza al conjunto de acciones y negociaciones que se llevan a cabo con los padres de familia, los tutores y los clientes para lograr el pago de las obligaciones contraídas. Su finalidad es conseguir activos líquidos antes de que la deuda tenga un impacto negativo sobre la institución.
Uno de los requisitos fundamentales para que la gestión de las cobranzas sea efectiva es actuar de manera proactiva. Con esto nos referimos a evitar que la deuda se dilate en el tiempo y se vuelva imposible de cobrar.
Es por ello que la primera opción debe ser siempre la gestión a través de una vía amistosa. En este sentido, tener contacto temprano con la familia o el alumno, informarles acerca del estado de sus cuentas y ofrecerles opciones de pago adecuadas son estrategias óptimas.
En el siguiente video, te mostramos algunas estrategias de cobranza útiles para garantizar la liquidez institucional:
Se llama gestión de cobranza al conjunto de acciones y negociaciones que se llevan a cabo para lograr el pago de las obligaciones contraídas.
4 herramientas de gestión de cobranza efectivas
Como señalamos, los desarrollos actuales ponen a nuestra disposición una serie de herramientas orientadas a agilizar y automatizar las acciones de cobranza, como así también a aumentar su eficiencia. Estas herramientas pueden ser empleadas por negocios o empresas con independencia del tamaño que posean.
A continuación, presentaremos 4 herramientas de gestión de cobranza que pueden ser muy útiles en tu institución educativa:
#1 Software de finanzas
Los software de finanzas están diseñados para sistematizar tareas comerciales y gestionar de manera efectiva y práctica los diferentes procesos que implican.
Estos programas recolectan la información cargada en otros (ya sean datos contables, de facturación, etcétera) y permiten generar reportes financieros. Con este concepto nos referimos a pronósticos a corto, mediano y largo plazo; flujo de capitales; condiciones del mercado, entre otros.
Un software de finanzas suele ser un desarrollo utilizado por aquellas administraciones que por su complejidad y especialización requieren de un tipo de gestión de mayor envergadura.
#2 Software de gestión de cobranza
Un software de gestión de cobranza es un programa que permite la automatización de los procesos vinculados con la cobranza. Aulicum, en este sentido, es un software de gestión de cobros específico para instituciones educativas.
Esta herramienta permite la generación de los conceptos por cobrar y la gestión de la comunicación con los alumnos, para que estén al tanto de su estado de cuenta y de los vencimientos que se aproximan. Además, detalla y ofrece los métodos de pago institucionalmente disponibles.
Te invitamos a conocer más sobre Aulicum en el siguiente video:
Un software de gestión de cobranzas es un desarrollo pensado para la automatización de los procesos vinculados con el cobro: desde la generación de los conceptos por cobrar hasta la gestión de la comunicación y el pago online.
#3 Seguimiento personalizado
Sabemos que una institución educativa necesita asegurar una comunicación masiva respecto de los vencimientos, la emisión de los conceptos e, incluso, las opciones de pago disponibles.
Sin embargo, también le resulta necesario contar con herramientas que permitan dar seguimiento a los casos individuales que, por diversas razones, así lo requieran.
En este sentido, las situaciones de mora deben seguirse con atención. Para ello, programar reuniones y realizar un seguimiento de los acuerdos pactados son estrategias fundamentales.
Te recomendamos, entonces, que consideres la incorporación de una herramienta que te permitirá programar ciertas tareas —como llamadas o reuniones— para darles un mejor tratamiento a ciertas deudas. Así, desarrollarás una posición proactiva para resolver la morosidad.
Sobre el envío de comunicados para la gestión de la cobranza, te invitamos a la lectura de nuestra nota “Cómo redactar un correo de cobranza para instituciones educativas”.
#4 Canales de interacción digital
Hasta hace unos años, el canal de interacción privilegiado era la llamada telefónica, ya fuese personal o desde un call center. Con el avance de la tecnología se han sumado nuevos recursos útiles para esta labor, como los correos electrónicos, las redes sociales y los mensajes de texto o de WhatsApp.
Implementar una estrategia multicanal para interactuar y enviar notificaciones es una herramienta eficaz en la gestión de las cobranzas. Su objetivo primordial es llegar al alumno o su familia allí donde se encuentre.
Para ello es fundamental contar con registros actualizados, que aseguren la posibilidad de establecer una comunicación toda vez que sea necesario. En la misma línea, se puede pensar en agregar un botón de pago en los comunicados, a fin de garantizar la inmediatez de la resolución del reclamo por una deuda.
La definición de una gestión de cobranza que apunte a la multicanalidad permite alcanzar a los clientes y tutores allí donde se encuentren: vía correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea, entre otras opciones.
Conclusión
La gestión de la cobranza puede ser una tarea difícil, sobre todo si no se cuenta con un sistema que organice la información importante (como los datos de los alumnos o los conceptos por cobrar). Afortunadamente, hay herramientas de gestión de cobranza que pueden volver estas tareas más sencillas.
Un software de cobranza como Aulicum puede automatizar los procesos vinculados con el pago y la comunicación masiva con la comunidad educativa. De este modo, también se ve facilitada y se hace más eficiente la gestión de los cobros.
¡No dudes en contactarnos! Un asesor podrá ayudarte a implementar la herramienta de gestión de cobranza que estabas buscando para tu institución educativa.
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