Las cobranzas deben ser planificadas mediante una estrategia común en la administración de una Institución Educativa para lograr la mayor recaudación.
Las etapas de cobranza, van más allá de sólo gestionar las deudas de una empresa. De hecho se deben tomar en consideración actividades previas para aminorar la morosidad en sí misma y, consecuentemente, lograr que los clientes abonen el servicio a la fecha en que deberían hacerlo.
Dentro de lo que es la gestión de la Deuda, hay procedimientos o etapas que se pueden llevar a cabo previamente para lograr, en estos estadios preliminares, disminuir la morosidad. Es lo que llamamos “Cobranza Proactiva” en donde la comunicación tiene todo que ver.
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Etapas
Describiremos a continuación las etapas que se tienen que considerar para llevar a cabo este proceso de manera exitosa.
Cobranzas Preventivas
Las cobranzas preventivas son aquellas que se realizan a padres o alumnos que suelen tener o han tenido deudas con la institución. Entonces, en este caso se debe contar con herramientas “preventivas” como por ejemplo los recordatorios.
Este tipo de cobranza se realiza mediante seguimientos continuos y con una comunicación moderada, asertiva y amable a partir del momento en que se le envía la Deuda.
Es importante utilizar los canales que tengamos a nuestra disposición y asegurarnos de que el padre o el alumno haya recibido correctamente la deuda como así también los seguimientos.
En este caso la mejor alternativa es contar con una herramienta que nos permita un trackeo o seguimiento de esa comunicación. Los softwares y aplicaciones que permiten realizarlo suelen ser la mejor alternativa.
Cobranza del Equipo Administrativo
Esto engloba todo el procedimiento de cobranzas una vez emitida la Deuda. Abarca el control de quienes son los deudores, el seguimiento multicanal y finalmente la cobranza cuando los deudores hayan realizado el pago de sus obligaciones.
Esta gestión de seguimiento se realiza en una etapa preliminar, es decir anterior al vencimiento de la deuda. Para que de esta manera puedas asegurarte de tener el 10 de cada mes el mayor porcentaje de cobranzas posible.
El monitoreo o control, se debe realizar luego de la fecha de vencimiento para identificar quienes son los que deben y contactarse con ellos. En esta instancia la comunicación debería ser multicanal: app, mail, teléfono y reuniones en caso de que no logremos el pago.
Es fundamental poder trackear esas comunicaciones y dejarlas asentadas para tener en un sólo lugar toda la gestión de la deuda. Es muy importante que la comunicación sea clara pero que se cuide la relación con el padre o el alumno.
En este apartado se deberá tener en cuenta que se trata de cobranzas del mes corriente o tempranas.
Cobranza Judicial
La cobranza judicial o extrajudicial es el último recurso a utilizar pero también uno que es muy eficiente. Se trata de realizar las cobranzas mediante un estudio jurídico. Es importante que el mismo sea especializado y que se aseguren que el trato que van a recibir los padres, no dañará la relación con la Institución Educativa.
Por supuesto que lo ideal es tratar de realizar toda la cobranza en la institución pero existe esta herramienta como última instancia para recuperarla cuando ya ha pasado un tiempo prudencial (por ejemplo tres meses) y desde la Institución no logran avanzar con esos deudores.
Como último consejo, para poder brindar la información necesaria al Estudio es necesario contar con una herramienta que te permita tener segmentada la cartera de deudores.
Consejos finales
Lo óptimo para la Institución Educativa es poder recaudar el mayor porcentaje posible en el mes corriente y en la Institución. Tarea que se simplifica siguiendo los pasos que mencionamos anteriormente y contando con una Software o Plataforma que permita:
- Automatizar el envío de recordatorios de pagos
- Llevar el control de deudores
- Permitir el trackeo de los comunicados
- Segmentar la cartera de deudores
- Permitir que se puedan incorporar botones de pagos
- Obtener reportes de la gestión de la deuda
La gestión de cobranza es la tarea de mayor relevancia para el equipo administrativo de una Institución Educativa, puesto que del porcentaje recaudado va a depender la mejora en la calidad educativa y por supuesto, los pagos de las obligaciones de la Institución. Es por eso que es fundamental manejar las cobranzas de manera profesional y con herramientas que permitan la optimización constante.
