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Planeación en Administración: Pasos para Elaborar Un Plan para Tu Colegio

La planeación en administración es fundamental no solo a nivel organizacional, en general, sino en cada uno de los niveles y áreas que integran una institución. 

En ese sentido, siempre es útil recordar que una institución educativa, es una organización y como tal puede gozar de los beneficios de este tipo de planeación. 

Saber con exactitud de qué se trata la planificación en administración, qué tipos de planeación existen, cuáles son sus principios y elementos y, finalmente, cómo llevarla a cabo es lo que nos proponemos en este post.

¿Qué es la Planeación Administrativa y Cómo Aplica el Concepto de Planeación en Administración a Instituciones Educativas?

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La planeación es la primera función administrativa. Consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a alcanzar, establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y desarrollar planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias.

En otras palabras, la planificación en administración analiza dónde estamos parados, establece dónde queremos ir, señala qué vamos a hacer para llegar allí y cómo lo vamos a hacer.

La planificación en administración analiza dónde estamos parados, establece adónde queremos ir, señala qué y cómo vamos a hacer para llegar a ese nuevo lugar.

¿Quieres saber lo mejor de todo esto? 

En las instituciones educativas, un plan administrativo se traduce en beneficios: ayuda a asignar recursos con eficiencia y en relación con los objetivos preestablecidos, focaliza los esfuerzos e identifica cuáles serán las tareas de cada área para concretar los objetivos propuestos.

Conoce los Principios de la Planeación

Existen 9 principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad:

  • Flexibilidad. El plan debe poder adaptarse a los cambios que se produzcan en la organización, basados en sus necesidades, operaciones y dirección. 
  • Inherencia.  El plan debe resolver unos determinados problemas, propios de la institución, de forma tal que se oriente a los objetivos propuestos.
  • Racionalidad. Es el proceso de entendimiento respecto de la realidad del plan, frente al problema y la solución; es decir, considerar criterios factibles en la formulación del plan, el establecimiento de alternativas y su implementación.
  • Universalidad. El plan debe especificar los recursos necesarios (tiempo, recursos humanos, presupuesto, entre otros) para alcanzar los objetivos establecidos.
  • Unidad. Cada individuo tiene una función con un objetivo asignado que a su vez es guiado hacia una meta en común (objetivo organizacional). 
  • Compromiso. Los recursos deben estar comprometidos durante el periodo de tiempo que sea necesario para la consecución del plan.
  • Precisión. El plan debe ser exacto y preciso, ya que cualquier error afecta a las demás funciones de la administración. 
  • Factor limitante. Al diseñar el plan debe considerarse en cada decisión el factor limitante (escaso o limitado) que puede impedir que se logren los objetivos. 
  • Factibilidad. El plan debe ser realista, diseñado con base en la experiencia, en relación con hechos concretos y recursos disponibles. 

Tipos de Planeación en Administración

Los tipos de planeación en administración se encuentran íntimamente relacionados con el nivel organizacional del cual se trata. Veamos cada uno de ellos:

Los tipos de planeación en administración se encuentran íntimamente relacionados con el nivel organizacional del cual se trata: estratégica, táctica, operativa y normativa.

Planificación Estratégica

Los planes estratégicos son a largo plazo. Están diseñados por el área directiva ya que planifican a nivel macro de la institución. Se consideran las actividades organizacionales y la asignación de los recursos necesarios para poder cumplir los objetivos estratégicos.  

Aquí debemos considerar que la comunicación institucional es un valiosísimo instrumento para la planificación estratégica.

Si pensamos en un ejemplo, la mejora en la calidad educativa, como objetivo a largo plazo, requiere, sin dudas, de una planeación estratégica.

Planificación Táctica

Los planes tácticos están diseñados a mediano plazo por cada área funcional, por ejemplo, administración, contaduría, el área pedagógica. Se proponen unos objetivos tácticos para responder a los objetivos estratégicos. En general, estos planes indican cómo lograr las diferentes acciones a nivel estratégico. 

Continuando con el ejemplo, si la planeación estratégica se decidió por la mejora pedagógica, dentro de la planificación táctica decidiremos cómo lograrla: aumento de recursos tecnológicos, capacitación del personal docente, podrían ser buenos ejemplos.

Planificación Operativa

Los planes operativos, también llamados programas, se llevan a cabo por los administradores de primera línea. Los planes operativos deben responder y trabajar en relación con la planificación táctica y los objetivos que allí se plantearon. 

Son planes a corto plazo, que se vinculan con el quehacer cotidiano y abordan la forma en que se organizan todos los recursos para el manejo institucional del día a día.

Se designan los proyectos por área, los pasos a seguir y los plazos para cada uno. 

Si en el ejemplo se optó con la mejora de la sala de informática, en esto del aumento de recursos tecnológicos, habrá que definir cuestiones más operativas sobre las adecuaciones edilicias, el proveedor, y otros aspectos puntuales y concretos.

Planificacion Normativa

Este plan se diseña a mediano y largo plazo y consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento interno de la institución escolar: jornadas extracurriculares, horarios, vacaciones del personal no docente, uniformes, entre otros.

La planificación normativa, por último, dará cuenta de cuáles serán los modos de uso de ese equipamiento, designará responsables, objetivos de calidad y también un sistema de evaluación que permita ponderar los avances con respecto a la planificación estratégica inicial.  

Planeación en Administración: la Importancia de Contar con Un Plan en Tu Colegio

¿Por qué es importante? La respuesta es sencilla: porque permite crear estrategias eficientes para guiar a la institución hacia el cumplimiento de sus objetivos. Además, facilita la toma de decisiones sobre los recursos (humanos y materiales), el ideario institucional y las actividades propuestas.

Además, implementarlo le sirve a tu institución educativa para minimizar el riesgo, garantizar el crecimiento permanente y alcanzar una coordinación eficaz.

La planeación en administración es flexible ya que permite ajustes en cambios imprevistos y es un proceso constante que no tiene fin. Una vez cumplidos los plazos y objetivos estipulados, se plantean nuevas estrategias para continuar con el ciclo de las funciones administrativas.

Todos los individuos de la organización son parte de la planeación desde el comienzo del proceso.
magen de  Free-Photos en Pixabay. Bajo licencia CCO 1.0

La planificación en administración minimiza riesgos, garantiza el crecimiento permanente y facilita una coordinación entre áreas eficaz.

Elementos y Características Fundamentales de la Planeación en Administración Que Debes Considerar

La visión es lo que la institución educativa proyecta de sí a largo plazo
Imagen de kalhh en Pixabay . Bajo licencia CCO 1.0

Te estarás preguntando cuáles son esos elementos de los que te hablamos: 

  • Visión: Lo que queremos ser. Es lo que la imagen de sí que la institución proyecta en el largo plazo. 
  • Misión: La razón de ser de la institución. Es el propósito institucional, el fin educativo que se asume.
  • Objetivos: lo que queremos lograr. Son los resultados institucionales se propone alcanzar a corto, mediano y largo plazo.  
  • Estrategias: cómo lo vamos a lograr. Es la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos (tanto los de la institución, como los de quienes la integran).
  • Políticas: nuestros valores. Es el conjunto de principios por los que se rige la institución;  las normativas y decisiones que orientan el trabajo de cada área, de cada proyecto institucional.
  • Programa: qué acciones se llevarán a cabo para ejecutar el plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
  • Presupuesto: con cuánto se dispone. Es el detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. 
  • Los recursos: con qué se cuenta. Son todos los recursos que conforman y de los que dispone la institución (humanos,materiales e infraestructura).

¿Y las principales características de la planeación cuáles son?

  • La unidad. Las estrategias que se implementan en cada área se deben diseñar conforme a los lineamientos de un plan general.
  • La penetrabilidad. La planeación estratégica recae en todos los niveles de la institución.
  • La continuidad. La planeación de estrategias es una actividad constante.
  • La precisión. Los planes de acción deben ser claros y concretos, para reducir la posibilidad de errores.

La Planeación en Administración: Paso a Paso para Implementarlo en Tu Escuela

En una planificación se debe detallar el tiempo que llevará cada una de sus partes.
Imagen de Gerd Altmann en Pixabay. Bajo licencia CCO 1.0

Ahora bien, ¿cómo debes ejecutar el proceso de planeación en tu institución educativa?:

  1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo (¿Hacia dónde queremos ir?): Los objetivos deben ser alcanzables, medibles y reales.
  2. Evaluar la situación actual (¿Dónde estamos parados?): Se deben determinar los aspectos fuertes y débiles de la organización, así como las oportunidades y las amenazas (esto es lo que se conoce como técnica FODA) para obtener un diagnóstico inicial.
  3. Estudiar todos los escenarios posibles (¿A qué nos enfrentamos?): en este punto debe evaluarse el futuro para la toma de decisiones. Existen técnicas y software que ayudan a trabajar este aspecto.
  4. Establecer posibles alternativas (¿Cuáles son nuestras opciones?): A partir del análisis de las fases 2 y 3, debemos determinar los distintos cursos de acción o caminos posibles para alcanzar los objetivos trazados. 
  5. Elegir la mejor alternativa (¿Cuál es la mejor opción?): consiste en elegir el camino que más se ajuste a las necesidades de la institución. Es factible en esta etapa contar con otras alternativas posibles en caso de alguna contingencia. 
  6. Implementar el plan elegido (¿Cómo lo recorremos?)  y evaluar los resultados (¿Qué resultados obtenemos?): Es esta última etapa se pone en acción todo lo planificado aplicando diferentes indicadores de control de resultados con el fin de generar acciones correctivas de ser necesario para alcanzar los objetivos deseados. 

Conclusión

La planeación es la primera función administrativa ya que sirve de base para las demás (organización, coordinación y control). Por eso decimos que una buena planeación en administración  consiste en la «toma anticipada de decisiones». 

En este sentido, es que debe basarse en el conocimiento previo de la realidad institucional para poder controlar las acciones presentes, encaminadas al logro de los objetivos preestablecidos y prever situaciones futuras.

¿Estás convencido de la importancia de una buena planeación en administración dentro de tu establecimiento escolar? ¡Manos a la obra entonces!

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