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Políticas de Cobranza en Instituciones Educativas: Por Qué y Cómo Crearlas

Si tu institución educativa se ha planteado como objetivo mejorar la gestión de cobranza, el primer paso es definir de manera formal políticas de cobranza que incluyan normas, reglamentos, estrategias y procedimientos. 

Todo eso es lo que permite administrar de manera óptima las operaciones diarias y los recursos institucionales disponibles. 

Define de manera formal políticas de cobranza que incluyan normas, reglamentos, estrategias y procedimientos para administrar de manera óptima las operaciones diarias y los recursos. 

Para lograrlo, lo primero que debes saber es lo siguiente:

Qué Son las Políticas de Cobranza y Para Qué Sirven

Las políticas de cobro son un conjunto de normas y procedimientos que especifican, en forma detallada, la manera en que serán manejados los cobros y los pagos de los tutores y clientes de la institución.

Las políticas de cobranzas son un conjunto de normas y procedimientos que especifican, en forma detallada, la manera en que serán manejados los cobros y los pagos de los tutores y clientes de la institución.

Ahora bien, el propósito de estas políticas es minimizar el riesgo de deudas incobrables y mejorar la planificación del cash flow. Por eso, es aconsejable analizarlas periódicamente de acuerdo con las condiciones y necesidades de la institución y de la situación en que se desarrollan sus operaciones.

La Importancia de Contar con Políticas en el Proceso de Cobranza de tu Institución Educativa

Las políticas de cobranza tienen un impacto inmediato sobre la salud financiera de toda institución ya que proporcionan una guía o camino que apoya a alcanzar los objetivos institucionales.

Las políticas de cobranza impactan en la salud financiera de tu institución.
Atribución: Imagen de freepik en Freepik. Bajo licencia CCO 1.0

La elaboración de una sólida política de cobranza ayuda a entender mejor cómo trabaja la institución, cómo recauda el área administrativa y qué problemas podrían impedir de la disposición de un mejor cash flow.

La elaboración de una sólida política de cobranza ayuda a entender mejor cómo trabajan, cómo recaudan y qué problemas podrían existir para disponer de un mejor cash flow.

Objetivos de las Políticas de Cobranza 

Considerando que la cobranza es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados con el desenvolvimiento económico y financiero de la institución educativa, necesita de políticas que la encaucen sobre objetivos específicos

  • Definir claramente  normas y pautas para que los agentes de cobranza se ajusten a medidas y procedimientos predefinidos y así mejorar todos los procesos de cobro.
  • Lograr un flujo de caja mayor.
  • Recuperar la cartera de deudores sin olvidar la permanencia del tutor o cliente (más en una institución educativa donde el sentido de comunidad es clave). 
  • Alcanzar los objetivos preestablecidos del área administrativa con respecto a los cobros. 
  • Indicar cómo llegar a los objetivos institucionales y cómo actuar para lograrlos.

¿Por Qué Redactar Políticas de Cobranza en tu Colegio? 

Porque las ventajas que vas a obtener son muchas. Entre las más importantes: 

  • minimizar conflictos, 
  • evitar decisiones subjetivas a la hora de llevar a cabo las cobranzas, 
  • apegarse a los acuerdos previamente establecidos, 
  • homogeneizar el proceso 
  • y clarificar las normas.
Evita decisiones subjetivas a la hora de llevar a cabo las cobranzas.
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Cómo Crear Políticas de Cobranza Efectivas

Al momento de diseñar las políticas de cobranza en una institución educativa, es imprescindible tener en cuenta tanto factores de orden interno como externo. Algunos de los aspectos a considerar para lograr una cobranza efectiva son:

  • Responsabilidades y límites. Deben establecerse de antemano las facultades y tareas de cada miembro involucrado para disminuir conflictos y, en caso de que estos se presenten, tener en mente un plan de acción.
  • Evaluación de las deudas. Deben evaluarse de forma minuciosa y fidedigna, teniendo en cuenta que cada cliente es diferente, por lo que sus posibilidades e intenciones de pago también lo son. 
  • Términos de cobro. Deben establecerse todos los aspectos involucrados en el proceso: fechas, plazos, cuotas, intereses cómo contactarse con el padre o cliente moroso, entre otros.
  • Políticas de cobranza. Deben definirse y alinearse con las estrategias y objetivos institucionales. 

Políticas de Cobranza: Ejemplos Prácticos

¿Qué debes pensar al establecer las políticas de cobranza en una institución educativa? Pensemos juntos algunos ejemplos que pueden dar pautas de orientación. 

  1. Conceptos de pago y de cobro: es necesario detallar todos los servicios a pagar por tutores y clientes (matrícula, colegiatura, cuota mensual, cursos o capacitaciones, entre otros posibles), cómo se hará el pago, por qué medios, quiénes serán los responsables de cobro. 
  2. Matrículas y colegiaturas: se especifica en qué momento del año debe abonarse, costos, cómo será informado a tutores y clientes; medios, características y condiciones de pago, requisitos para ser matriculados, etcétera. 
  3. Cobranza ante morosidad: cómo será el procedimiento de aviso y cobranza en casos de morosidad, teniendo en cuenta la realidad de cada deudor e, incluso, un trabajo previo sobre tipos de morosos ¿se cobrarán intereses por mora?
  4. Casos especiales: se especifica cómo gestionar las deudas en casos de familias que se encuentren en situaciones transitorias de dificultad económica y que soliciten un tratamiento excepcional.

Conclusión

Considerando que la cobranza es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados, en estrecha relación con el desenvolvimiento económico y financiero de la institución educativa, no hay dudas de que se necesita de una política de cobranzas que ordene y paute este aspecto de la vida institucional. 

Para evitar la morosidad, una política de cobranza diseñada de acuerdo con las necesidades de la institución, así como de las familias y clientes que la integran, es la clave fundamental. 

Asimismo, para que la gestión de cobranza tenga éxito se debe considerar toda vez que cada colegio o institución educativa es diferente por lo que se requiere de políticas de cobranza singulares y orientadas al caso por caso. 

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Celeste Marquez

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