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¿Cómo Elegir el Mejor Proveedor de Software de Cobranza? [Guía de 10 Pasos]

Implementar un software de cobranza es una decisión que requiere de tiempo y planificación en función de la elección más conveniente. Recuerda siempre que se trata de una relación a largo plazo con el proveedor de software, por eso es importante elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu institución educativa o colegio.

Aulicum cuenta con la experiencia y los recursos necesarios para hacer de esta implementación una experiencia positiva. Al tratarse de un software de cobranza especializado en centros educativos, sabe de necesidades y rutinas administrativas específicas. 

Ahora bien, si de elegir se trata, la comparación posibilita tener la certeza de haber tomado la mejor decisión. ¿No sabes por dónde empezar? A continuación conocerás de qué depende una buena elección, su importancia y qué aspectos considerar en el proceso.

Ventajas de Realizar un Buen Proceso de Selección del Proveedor de Software de Cobranza

Elegir el proveedor de sistema adecuado aporta un plus de valor en relación con los siguientes aspectos de la gestión de cobranzas escolar: 

Cómo Elegir el Mejor Proveedor de Software de Cobranza: Explicación Paso a Paso

Visto lo anterior, elegir el proveedor indicado entre la innumerable oferta que hay en el mercado, no es sencillo, pero tampoco imposible. Y si bien existen varios aspectos a considerar a fin de tomar la mejor decisión posible, te contamos los más importantes:

1. Identifica los Problemas de Cobranza Más Recurrentes y que Más Afectan a tu Institución Educativa

Cada institución educativa es un mundo y por ello, cada una presenta sus propias dificultades y puntos de dolor en cuanto a la cobranza. Detectar y determinar el problema de fondo permitirá orientar la búsqueda hacia un software que ante todo dé respuesta a ese problema.

Poder identificar los problemas de cobranza determina el tipo de relación que necesita mantener la administración con el proveedor y, en función de ello, valorar si las opciones que consideras son las adecuadas o debes continuar en la búsqueda.

2. Evalúa Cómo es el Proceso de Cobranza de tu Institución

Pregúntate, por ejemplo: ¿Cuánto tiempo y cuántas personas se necesitan para ejecutar una tarea? ¿Se trata de un proceso ágil y sin errores? ¿Qué resultados se obtienen financiera y económicamente? ¿Se pueden mejorar los resultados al implementar un software? 

Un sistema de cobranza busca unificar todos los procesos de  cobranza. Para lograrlo, debe ser flexible y adaptable a los cambios informáticos y tecnológicos a los que suelen enfrentarse las comunidades educativas. 

3. Detecta las Fallas que Estás Teniendo en el Proceso de Cobranza

Una vez evaluado el proceso de cobranza, determina las fallas más urgentes a fin de actuar sobre ellas. El mejor proveedor será aquel capaz de detectar y subsanar las debilidades del proceso de cobranza, encontrar las áreas de oportunidad de la institución y sobre ellas avanzar en el sentido de la mejora continua.

4. Establece Criterios para la Selección del Proveedor del Software de Cobranza

Considerando que el objetivo final es lograr que el área administrativa sea más eficiente algunos criterios de selección del proveedor a tener en cuenta serán:

Costo Total del Software

Debes recordar dos cosas: la primera, que contratar un servicio de esta naturaleza es una inversión; y, la segunda, que dentro de los gastos inicialmente presupuestados pueden aparecer costos ocultos relacionados con implementación, personalización, mantenimiento, soporte, formación, actualizaciones,  hardware, entre otros. No dejes preguntas sin hacer.

Usabilidad y Características del Software de Cobranza

¿Cómo es la usabilidad del sistema? ¿Es fácil de navegar? ¿Está orientado al sector y a los procesos de cobranza, específicamente? ¿Qué funcionalidades ofrece? Es preciso buscar el software que mejor se adapte a las actividades del sector educativo. Por ejemplo, el software de cobranzas especializado de Aulicum

Un software de gestión de cobranzas especializado ofrece utilidades que permiten trabajar de un modo más ordenado, previsible y a largo plazo, en relación con las necesidades de cada institución.

Proceso de Implementación

La implementación requiere de un equipo y su experiencia. ¿Qué nivel de implementación necesitará la nueva solución? ¿La implementación está 100% en manos del proveedor? ¿Cuenta con los recursos adecuados para implementar la solución que necesitas? ¿Cómo se dará la implementación del software? Valora si se trata de un servicio en la nube o si además se requiere de una inversión en equipos específicos, por ejemplo. 

Capacitacion y Formacion del Equipo Administrativo

El software es una muy buena inversión, si se usa en todas sus posibilidades. Por eso, es primordial darles a los colaboradores la formación necesaria para que comprendan el cambio que se produce y las capacidades del nuevo sistema.

Soporte Tecnico

El apoyo técnico puede provenir del mismo proveedor del software, del implementador o de un tercero. Además, este servicio puede darse de manera presencial o por medio de una línea telefónica o por internet. 

No dejes de averiguar cómo se entregará el apoyo necesario y si este cumple con tus expectativas y requerimientos. Además, ¿el soporte está incluido en el costo? ¿Cuál es la modalidad por la que el prestador del servicio ha cotizado?

El soporte al cliente es un elemento diferenciador para la elección de un proveedor de software
Imagen de Tammy Duggan-Herd en Pixabay Bajo licencia CC01

Escalabilidad del Software de Cobranza

La escalabilidad es la capacidad que tiene un sistema de aumentar su tamaño o la cantidad de tareas a ejecutar, sin comprometer la calidad del funcionamiento. La escalabilidad del software es un aspecto clave a considerar en relación con las posibilidades de ampliación de la demanda a futuro. 

Seguridad del Software en la Nube

Como ya es sabido, siempre hay información sensible que debe ser protegida. De allí, la importancia de contratar un sistema de cobranzas que proporcione garantía de seguridad, es decir que aporte confianza en el nuevo sistema.

Experiencia y Reputación

Es de mucha importancia determinar la experiencia de los proveedores en la industria y su reputación en el sector. Busca testimonios de confianza y realiza investigaciones en Internet para encontrar comentarios de clientes y usuarios con necesidades similares a las tuyas.

5. Contacta Diferentes Proveedores y Solicita Diferentes Presupuestos

Contar con opciones para poder comparar es esencial a la hora de tomar decisiones. Por eso, contacta a diferentes proveedores de sistemas de cobranza y haz todas las consultas requeridas sobre funcionalidades, características y costos. 

No olvides hacer hincapié en recibir información detallada sobre qué incluye y qué no el precio propuesto. 

6. Conversa con los Proveedores y Detecta las Propuestas de Valor de Cada Uno

Es recomendable tener una conversación abierta con cada proveedor que se acerca a tus requerimientos. Analiza de cada encuentro: ¿Se mostraron preparados para la conversación? ¿Se ocuparon de conocer algo acerca de la institución y sus necesidades específicas? ¿Comprenden los aspectos más sensibles de la implementación?

7. Crea una Lista de las Principales Soluciones, Ventajas y Desventajas de Cada Proveedor de Software de Cobranza

Con el material anterior, es momento de reducir la lista de posibilidades y remitirse a los criterios de selección con base en las opciones disponibles y las necesidades que se demandan. Lo importante es este punto es poder detectar los puntos fuertes y las debilidades de cada proveedor de sistemas de cobranza y no solo elegir por el precio. 

8. Programa una Demostración con los 3 Proveedores de Software que Mejores Resultados Obtuvieron

Poder ver el software en vivo y navegar por la aplicación para conocer cómo funciona es siempre de mucha ayuda. Esto proporciona información sensible sobre posibles errores, dificultades, facilidades o no de uso y si aplica a tus necesidades, efectivamente.

9. Compara las Propuestas y Verifica las Referencias de los Proveedores Preseleccionados

¿Por qué? Es necesario conocer su real potencial y si es el indicado para las necesidades de tu institución. Una buena forma es contactar a un cliente de muchos años y a otro más reciente para escuchar diferentes puntos de vista. Es bueno saber dónde estaba la empresa y dónde se encuentra ahora.

Valora en detalle al menos tres proveedor de software
Imagen de aymane jdidi en Pixabay  Bajo licencia CC0

10. Ya Estás Listo para Tomar un Decisión y Elegir el Mejor Proveedor de Software de Cobranza

Después de todo el trabajo hecho hasta aquí, ya estás en condiciones de decidir. Ten en cuenta que la implementación de un software especializado implica una inversión inicial que se ha de traducir, luego, en una solución eficiente, inteligente y rentable. 

El software correcto automatiza y optimiza sus procesos de cobranza, con lo cual la institución gana rentabilidad y liquidez en lo inmediato y ahorra a largo plazo.

Conclusión

La selección de un buen proveedor de sistemas de cobranzas debe ser parte de un plan de gestión, de lo contrario, es probable que la institución sufra a futuro las consecuencia de una mala decisión.

Valora, además, que ningún proveedor podrá satisfacer todas las necesidades: se trata de elegir aquel que mejor se ajuste a lo que la institución ha priorizado. 

Aulicum cuenta con diferentes herramientas en sus módulos de administración y contabilidad para ayudar en la tarea de cobranzas de instituciones educativas. Una de sus mayores ventajas es la articulación con otros softwares que puedan estar funcionando y las posibilidades de escalabilidad.

En todos los casos, las instituciones educativas, en relación con la comunidad, requieren de  una transformación digital progresiva, ordenada y sin sobresaltos. 

El equipo de Aulicum te acompaña en todo momento durante la implementación: configuraciones, migración de información, plan de capacitación y los ajustes pertinentes, para que todo funcione de la mejor manera. Además, nuestro equipo de especialistas monitorea constantemente la situación y realiza los cambios necesarios para que el sistema responda adecuadamente. 

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Celeste Marquez

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