Hola?
Teléfono: +54 9 351 819-8950
info@aulicum.com
Soporte
soporte@aulicum.com

Claves y Tips para el Recupero de Cartera Vencida de Cobranza en Colegios

¿A qué se llama cartera vencida? ¿Cómo gestionar la cartera de cobranza vencida de una institución educativa y lograr su recupero? En este post, se da respuesta a las preguntas más frecuentes y se ofrecen algunas claves y pasos a seguir para llevar a cabo un proceso de cobranzas efectivo y eficiente.

Qué es la Cartera Vencida de Cobranza

En una organización o institución de cualquier tipo, la cartera vencida u overdue portfolio son las cuentas por cobrar, es decir, obligaciones cuya fecha de pago ya venció y no se han liquidado. 

En el caso de instituciones educativas, la cartera vencida está formada por aquellos tutores o clientes que, por alguna razón, reportan atraso (entre los 60 y 90 días, pero también menos) en el cumplimiento de sus obligaciones  de pago.

La cartera vencida u overdue portfolio son las cuentas por cobrar que tiene la institución, y cuya fecha de pago ya venció y no se han liquidado.

Ahora bien, ¿cómo se gestiona la cartera vencida?

Claves para Gestionar la Cartera Vencida de Cobranza

La misión de todo proceso de gestión de la cartera de cobranza es transformar la cuentas a cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, a efectos de evitar efectos negativos en el flujo de caja.

Se deben diseñar estrategias para transformar las cuentas a cobrar en activos líquidos.

La misión del proceso de gestión de la cartera de cobranza es transformar la cuentas a cobrar en activos líquidos lo más rápido posible para evitar efectos negativos en el flujo de caja.

Por eso, la gestión debe basarse en un proceso ordenado con pasos o etapas a seguir, ajustado a la institución educativa y a los tipos de deudores que se identifican; e incluir metodologías y buenas prácticas para hacerla eficiente.  

Algunas claves a tener en cuenta:

Reportes e Indicadores de Cobranza Fundamentales

Ya se sabe: lo que no se mide, no se controla. Por eso es indispensable utilizar reportes de cobranza en tiempo real, que muestren la evolución de los principales indicadores. Esto permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos en el sentido de mejorarlos a futuro.

Tomando estos indicadores como base, será posible ajustar la estrategia de cobranza de forma tal que se eficientice el trabajo del área responsable. De esta manera, es más factible la recuperación de cartera de cobranza vencida a un plazo menor y con una menor inversión de recursos.

Proceso de Cobranza Coordinado y Pulido

¿En qué consiste? 

El proceso formal de contactar a los morosos y tramitar el pago de la deuda debe buscar el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con padres de familia y clientes de la institución. 

Generalmente, se basa en una política de cobranza orientada a salvar situaciones a partir del diálogo y con un enfoque omnicanal (llamado telefónico, email, sms, entre otros).

El proceso formal de contactar a los morosos y tramitar el pago de la deuda debe buscar el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con los clientes institucionales.

A este efecto, es posible desarrollar una serie de estrategias ordenadas y pautadas: 

  • informar regularmente, a tutores y clientes morosos, del estado de sus deudas; 
  • recordar la obligación de pago y 
  • ofrecer opciones de normalización y pago integradas. 

La sistematización de este proceso logra reducir costos y tiempos de recupero.

Establecimiento de Políticas de Cobranza

Asimismo, las políticas de cobro son las normas o procedimientos que la institución sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas. Esto, sin olvidar la permanencia institucional del tutor o cliente moroso. 

Se trata de una acción fundamental para evitar pérdidas, ya que su objetivo principal es mantener un flujo de caja regular que garantice el funcionamiento  de la institución educativa, en el corto plazo, pero también en relación con el proyecto institucional.

En sentido con lo anterior, al establecer unas políticas de cobranza institucionales, además de considerar la situación específica de la institución, se deben ponderar aspectos como los siguientes:

  • Responsabilidades y límites de cada una de las partes.
  • Evaluación del crédito considerando que cada deudor es diferente.
  • Términos del contrato (fechas, plazos, cuotas, cómo contactar al deudor, entre otros).
  • Políticas de cobranza en línea con las estrategias. 

El contar con políticas de cobranza bien definidas y acordes a la institución minimiza conflictos, evita la toma de decisiones subjetivas o poco racionales respecto de la situación financiera de la institución, a la vez que homogeneiza el proceso y clarifica normas. 

Segmentación y Clasificación de Deudores

¿Por qué es importante? Porque no todos los deudores son iguales ni se los puede tratar de forma indiscriminada.

Tradicionalmente, los segmentos se definen con base en la morosidad y la cantidad de pagos vencidos. Sin embargo, para obtener mejores resultados, se recomienda evaluarlos sobre el costo de la gestión de la cuenta y la probabilidad de pago.

De esta forma, conociendo el perfil del deudor, es posible diseñar la estrategia de recobro más idónea. 

Equipo, Gestores y/o Herramientas de Cobro

Un punto fundamental para el recupero de la cartera vencida es mantener al equipo de cobranza motivado y consciente de la importancia que tiene para la institución la cobranza. La base de la gestión de cobranza y recuperación efectiva es la coordinación.

Además, el equipo administrativo debe personalizar cada gestión en función a las características del deudor. Contar con herramientas tecnológicas  ayuda, por ejemplo, a direccionar estrategias, obtener reportes actualizados al momento, organizar campañas masivas de notificación, entre otras utilidades.

Una gestión de cobranza de cartera vencida eficaz es clave para el desarrollo de proyecto educativo de calidad.

Actualmente se dispone de un gran número de herramientas tecnológicas para el control, planeación y ejecución de la gestión de cobranza.

Por ejemplo, puedes apoyarte en el uso de un software de gestión de cobranza que permita agilizar y optimizar las tareas del equipo de cobranza mediante calendarios automatizados y recordatorios automáticos, lo que brinda claridad del proceso de cobro a los tutores y clientes. 

La sistematización de los procesos, logra reducir costos y tiempos de recupero. Además, la automatización y sistematización de los procesos más rutinarios se traduce en mayor productividad y efectividad por parte del equipo de gestión administrativa.

Automatización de Procesos de Cobro

En lo que respecta a los procesos de automatización, justamente, se debe tener presente la coordinación de cuatro procesos: el de gestión de cobranzas, el de gestión del cliente, el de los canales de contacto y la gestión de pagos, propiamente dicha. 

Automatizar tales procesos y utilizar indicadores de desempeño podrá aumentar los porcentajes de recuperación de cartera vencida y mejorar la eficiencia de los procesos. Además. se reducen pérdidas al gestionar adecuadamente la cartera, enfocándose en el cliente.

La automatización de los procesos permite minimizar el error de la gestión manual y eliminar las tareas propensas a error por repetitivas o tediosas. Un software de gestión de cobranza específico para instituciones educativas es una solución tecnológica muy adecuada en este sentido. 

Pasos del Proceso de Gestión de Cobranza y Recuperación de la Cartera Vencida

Entonces, podemos decir que los pasos a seguir para el recupero de la cartera vencida de cobranza son 6. Ninguno de ellos más importante que el otro y, mucho menos, ninguno de ellos capaz de aportar soluciones eficaces por sí, sino en relación con el conjunto:

  • Procesamiento de la información
  • Segmentación de la cartera.
  • Definición de la estrategia.
  • Ejecución de campañas masivas.
  • Gestión con el software de cobranza
  • Análisis y reportes. 

El recupero de una cartera vencida requiere de un trabajo planificado, sistematizado y coordinado, en el que en ningún caso se corte el diálogo o se pierda de vista el sentido de comunidad tan necesario en toda institución educativa.

Conclusión

La sostenibilidad financiera de las instituciones educativas está estrechamente relacionada con la gestión de cobranza de la cartera. Recuperar y gestionar la cartera vencida garantiza un buen flujo de caja y la proyección institucional a largo plazo. 

Por esta razón, mejorar los procesos y técnicas de cobranza —incluyendo temas como la estandarización y la automatización— es fundamental.  

La tecnología permite hacer foco en la necesidad del tutor o cliente moroso para ofrecer, así, modalidades personalizadas, en aprovechamiento de las ventajas que ofrecen las nuevas alternativas de cobro.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese: 

Recuperación de Deuda: Vías, Métodos y Claves

5 Tips para una Cobranza Efectiva

Las Distintas Etapas de la Cobranza

Tips para un proceso de Cobranzas eficiente

Cómo Disminuir la Morosidad con AULICUM

Author avatar
Celeste Marquez

Publicar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *