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Conoce Todo lo que Puedes Hacer con un Sistema de Cobranza Online

Cuando hablamos de un sistema de cobranza online nos estamos refiriendo a una aplicación en la nube: no requiere instalación previa y permite una gestión de cobranza ordenada y automatizada. 

Tradicionalmente, uno de los métodos de cobranza más utilizados por las organizaciones ha sido mediante llamadas telefónicas. Entonces, un empleado se comunicaba repetidas veces y a través de diversas conversaciones el deudor pagaba. Y luego seguían todos los registros manuales de lo que allí ocurría.

Esta metodología de trabajo ya no es rentable: no solo insume tiempo valioso del equipo de administración, sino que además reporta altos costos en llamadas telefónicas. Además, existe siempre el riesgo de no disponer de la información actualizada en la conversación; por ejemplo que el tutor o el cliente ya hubiese pagado, o, peor aún, que nunca hubiese incurrido en mora.

Así, el mercado ofrece soluciones que permiten mantener la cartera de cobranzas al día, a la vez que evitan situaciones de incomodidad, no solo para los padres, tutores y clientes, sino también para el personal administrativo de la institución.

En última instancia, se trata siempre de sostener un vínculo y un tipo de comunicación que garantice el sentido de pertenencia y el lazo de comunidad educativa. Y en esa línea se inscribe un software de cobranzas online como el de Aulicum.

Ventajas de Implementar un Sistema de Cobranza Online

Al implementar un sistema de cobranza online podremos notar cómo a simple vista resaltan ciertas ventajas.

  • Mayor nivel de agilidad

El personal que antes se ocupaba en las llamadas a clientes y tutores puede ser destinado a otras áreas que satisfagan a los clientes de otra manera. Además, cuando se utilizan llamadas telefónicas como método de cobranza, estas deben ser privadas e individuales. 

Con comunicaciones efectivas y automatizadas a través de una plataforma, esto no ocurre: los recordatorios de vencimiento y las emisiones de deudas se  envían de forma masiva, simultánea y automática, lo que ahorra tiempo y trabajo.

  • Disminución de gastos 

Al haber eliminado las llamadas telefónicas personalizadas, los costos de llamadas se verán altamente reducidos. Además, mejoran los índices de cobranzas otorgando un claro beneficio económico en favor de la institución y su propuesta educativa.

Ni qué hablar si se utilizaba un software de escritorio. Un software en la nube permite múltiples accesos simultáneos y puede ser utilizado desde cualquier dispositivo con conexión, con lo cual no hay gastos en equipos específicos ni se requiere de un equipo técnico que dé soporte al equipamiento, por ejemplo. 

  • Evitación de situaciones incómodas

Al comunicarse con clientes morosos, puede ocurrir un abanico de opciones entre las cuales hay reacciones negativas por parte del deudor. En ese sentido, lo mejor es dar la información concisa y necesaria para evitar malos entendidos.

Los mensajes oportunos, con información clara acerca del estado de la deuda y las opciones de pago disponibles, ahorran la incomodidad producida por este tipo de situaciones vergonzosas. En última instancia, son una oportunidad para crear mejores hábitos de pago.

  • Información ordenada y actualizada

No solo que la información llega al deudor de forma más concisa y clara, sino que además la institución tiene disponibles reportes siempre actualizados y al instante. Este seguimiento genera que la tasa de morosidad disminuya, porque los clientes saldan sus deudas y se evita el riesgo de información errónea.

Mantén la cobranza al día con un sistema online
Photo by Craig Garner on Unsplash – Bajo licencia CCO 1.0

Estas ventajas, finalmente, se traducen en una serie de funcionalidades que hacen de un sistema de cobranzas online la mejor solución para gestionar la cartera de tu institución. Veamos.

Disponibilidad 24/7

Como hablamos de un sistema de cobranza online, en la nube, por lo cual depende de internet, se encuentra disponible y accesible mediante cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto permite que los pagos puedan ingresar de forma constante, independientemente de la hora del día.

Un sistema de cobranzas online ofrece acceso 24/7 solo con un dispositivo con conexión a internet.

Un Sistema de Cobranza Online te Permite la Gestión Remota

Con el contexto actual de la reciente pandemia de COVID-19, el teletrabajo se ha vuelto una realidad en muchas instituciones. Un sistema en la nube permite el trabajo remoto, lo cual se traduce en que no habrá interrupciones en el proceso de cobranzas y la gestión de la cartera.

Un sistema como el de Aulicum, de hecho, permitió que muchas instituciones educativas, en lo más cerrado de los confinamientos obligatorios, pudieran continuar las tareas de cobranzas: se mantuvo la emisión de deuda y clientes y familias pudieron optar por medios de pago online.

Actualizaciones Inmediatas

Al ser un programa que se encuentra alojado en la nube, las actualizaciones se realizan de forma automática y sin la necesidad de intervención  de un técnico. Tan solo contando con acceso a una red de internet estable, las actualizaciones se descargan y se podrá seguir utilizando el sistema de cobranza online de manera normal. 

Un Sistema de Cobranza Online es Fácil Usar

La plataforma, además, es de uso intuitivo. Con la asistencia y el acompañamiento necesario en poco tiempo, tanto los clientes y padres como el equipo de administración se habrán familiarizado con la interfaz. 

Como la mayor parte de las aplicaciones de internet, el diseño es responsive (es decir que se adapta a múltiples dispositivos) y está pensado de manera amigable respecto del usuario. 

Tanto para el personal institucional como para los clientes, la plataforma resulta sencilla para acceder y navegar, ya que la solución ha sido ideada a fin de que se pueda aprovechar todo el potencial del programa. 

Facilidad de Implementación y Bajos Costos

Como el sistema se encuentra disponible en la web, los costos son reducidos: la instalación no requiere de un experto y tampoco se requiere algún tipo de computadora específica. Es decir, hay una clara reducción de costos por no necesitar contratar a un técnico ni mejorar de forma drástica los equipos.

 Compatibilidad e Integración con Otros Programas y/o Sistemas

Los sistemas de cobranza online suelen presentar una mayor adaptabilidad al uso simultáneo de otro sistema o software también necesario para otras áreas.

Escalabilidad

Al ser un programa alojado en la nube, que se actualiza de manera automática, tiene un mayor poder de adaptación al incremento de usuarios. Además, se pueden otorgar perfiles de acceso según distintos roles y requerimientos institucionales (padres y administrativos, por ejemplo). 

Un Sistema de Cobranza Online Permite una Conexión Multiusuario

Los programas alojados en la nube tienen la posibilidad de trabajar de forma multiusuario. Esto quiere decir que está la opción de crear distintos perfiles personales (o usuarios) y estos pueden ser usados de forma simultánea. 

La actividad de ninguna de las personas se ve afectada de manera alguna y es posible ampliar la capacidad del sistema conforme las necesidades de la institución. 

Además, contar con múltiples perfiles y con la información centralizada en un solo lugar permite la cooperación entre las diversas tareas de administración. Es decir: la conexión multiusuario facilita el trabajo colaborativo y simultáneo. 

Esto es especialmente beneficioso por la disminución del tiempo requerido en tareas mecánicas, así como para la obtención de reportes y la optimización de los tiempos de trabajo.

Aulicum es un sistema de cobranzas online que optimiza tiempos de trabajo, a la vez que mejora la rentabilidad institucional.

Home office

Como dijimos, al encontrarse en la nube el programa se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet, sin que ello implique riesgo alguno para la seguridad de los datos. Esto nos brinda la posibilidad de realizar home office con absoluta tranquilidad, de que el equipo podrá realizar el mismo trabajo desde la comodidad de su casa.

Un sistema de cobranzas online favorece el trabajo colaborativo
Photo by Hannah Busing on Unsplash – Bajo licencia CCO 1.0

Seguridad

Finalmente, los datos se encuentran alojados todos juntos en el servidor de la nube. Además, al realizarse copias de seguridad de forma periódica y automática, los datos están asegurados para evitar posibles pérdidas. 

En cuanto a filtraciones, es responsabilidad de la empresa el evitar que personas ajenas  accedan al sistema de cobranza online. Y claro está desaparece el riesgo de perder o extraviar documentos de valor. Toda tu información de cobranzas está segura y ordenada en la nube.

Conclusión

En conclusión, las ventajas de utilizar un sistema de cobranza online son muchas y muy variadas: desde la gran reducción de costos hasta el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, y la clara optimización de los tiempos de trabajo.

Un software de cobranzas online,especialmente diseñado para instituciones educativas como lo es Aulicum, gestiona y automatiza los procesos de cobranzas a fin de aumentar ingresos y optimizar recursos.  

No dudes en contactarte con nuestro equipo: en Aulicum ofrecemos un servicio ágil y específico para instituciones educativas.

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Lucia Sampaolessi

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