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7 Indicios de que Necesitas un Sistema de Cobranza en tu Institución Educativa

¿Problemas con la cobranza? ¿Probaste con un sistema de cobranza? Te ayudamos a detectar por qué lo necesitas y cuáles serán las ventajas de implementarlo en tu institución educativa.

¿Qué es un Sistema de Cobranza?

Un sistema de cobranza es una herramienta que permite realizar todos los procedimientos de cobro en forma automatizada. ¿Beneficios? Veamos algunos:

Facilita la recuperación de obligaciones morosas, reduce los tiempos de cobro, integra la información y, finalmente, mejora las estadísticas de cobro en tu institución.

El objetivo principal del sistema de cobranza, entonces, es transformar las cuentas por cobrar en liquidez lo más rápido posible. Y esto solo es posible mediante procesos bien definidos, así como estrategias y acciones óptimamente planificadas.

El objetivo principal del sistema de cobranza, entonces, es transformar las cuentas por cobrar en liquidez, en el menor tiempo posible.

Ventajas de Contar con un Sistema de Cobranza

Un sistema de cobranzas para instituciones educativas facilita una gestión de cobranzas flexible. Se lleva a cabo aplicando un proceso ordenado y automatizado que mejora la eficiencia del sector administrativo. 

Este sistema, entre otros beneficios, posibilita la recuperación de la cartera vencida con una menor inversión en tiempo y  costo. 

Disfruta de las ventajas de usar un sistema de cobranza en tu institución educativa.
Atribución: imagen de diana.grytsku en Freepik.Bajo licencia CCO 1.0

Contar con un sistema de cobranzas  hace que la gestión de cobranzas sea flexible y se lleve a cabo aplicando un proceso ordenado y automatizado que mejora la eficiencia del sector administrativo.

En el actual contexto de pandemia, un sistema de cobranza en la nube ayuda, por ejemplo, a coordinar el trabajo remoto, establecer estrategias, distribuir las tareas, supervisar a los colaboradores y automatizar el contacto con tutores y clientes mediante canales digitales.

Así, es posible visualizar datos, en tiempo real, sobre tus procesos de cobro. Esto facilita el análisis y diseño de estrategias para minimizar errores, riesgos e implementar buenas prácticas para aumentar la  liquidez en tu institución educativa.

Además, un software automatizado de cobros tiene la capacidad de crear reportes con información sobre el rendimiento de tus tutores y clientes. De esta forma podrás detallar los cobros, detectar problemas de cumplimiento y estado de deuda, para llevar a cabo una segmentación adecuada.  

Aprende Cómo Identificar Cuando Necesitas un Sistema de Cobranza en tu Institución

Veamos cuáles son  las situaciones más comunes para darte cuenta de que es tiempo de aplicar un cambio maestro en la administración de tu institución. 

El trabajo manual significa una pérdida de tiempo para los responsables de la cobranza.
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La Cobranza en tu Institución Educativa No es Efectiva

¿Qué ocurre cuando la gestión de cobranzas resulta dispersa o está fragmentada? La primera impresión es un problema en el flujo de caja, de liquidez, pero a largo plazo las consecuencias pueden afectar la calidad del servicio educativo que se brinda, y, mucho peor, al mismo proyecto institucional. 

Puede que haya un mayor margen de error en la recolección de información cuando, manualmente, debe concentrarse la información que ahora aparece desorganizada: conformar vencimientos, analizar los tipos de mora, incluso tratar de encontrar ciertas recurrencias en los clientes o tutores morosos. 

Se suma a ello que la mayor parte de las veces no es posible acceder a los datos en tiempo real. ¿El resultado? Baja eficiencia y altos costos operativos con re-trabajos que ocupan tiempo valioso de tus colaboradores. 

Pierdes Mucho Tiempo Gestionando la Cobranza

¿En qué situaciones, por ejemplo?

  • Al no tener integrada la información del área administrativa en una única base de datos,  no se dispone de datos precisos, en tiempo real; 
  • las largas filas de tutores y clientes esperando para efectuar los pagos pueden ocasionar que alguno de ellos se vaya sin pagar; 
  • o, incluso, realizar las tareas de gestión de cobranzas manualmente demora la detección de los clientes y tutores en mora, sobre todo en el caso de aquellos con una historia de irregularidad de los pagos en la institución. .

Todo esto, significa una gran pérdida de tiempo  y recursos que tus colaboradores podrían estar aplicando a actividades que generen valor para la institución.  

No contar con un sistema de cobranza se traduce en una gran pérdida de tiempo  y recursos que tus colaboradores podrían aplicar en actividades que generen valor a la institución.  

Necesitas Muchos Recursos Humanos para Llevar el Proceso de Cobranza

La cobranza no es una tarea sencilla y requiere de estrategia, seguimiento y muchos recursos humanos, tecnológicos y económicos con el fin de acortar los tiempos de pago por parte de tutores y clientes; más aún si las tareas se llevan a cabo en forma manual. 

Si la mayor parte de tu presupuesto para Administración está puesto en el recurso humano destinado a los procesos de cobranza y a la par se descuidan otras áreas, es tiempo de revisar qué pasa allí.

Un Sistema de Cobranza es Ideal Cuando Tienes Altas Tasas de Morosidad

Si los pagos se ven afectados por atrasos, lo que aumenta significativamente la morosidad mes a mes, se puede llegar a poner en riesgo la liquidez de tu institución. Por esta razón, contar con un buen sistema de cobranza es la solución a este problema.

El Proceso de Cobranza en tu Institución es Deficiente

¿Qué vuelve ineficiente una gestión de cobranzas escolar? Las tareas repetidas, la información cruzada, la falta de información o los datos que aparecen idénticos, sin detectarse como repetidos, bajo distintas categorías.  

Obtener información ordenada, clara, precisa y fiable es el primer paso para ordenar una gestión de cobranzas. En una institución educativa, donde, además, el flujo de caja está sujeto, de alguna manera, a los vínculos de comunidad, este orden y transparencia se vuelven absolutamente necesarios. 

Si a esto le sumamos la posibilidad que se encuentren trabajando en forma remota debido a la pandemia, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, sin ayuda de la tecnología es casi imposible.

Careces de Información sobre los Deudores y Composición de la Deuda

La información es un recurso vital para el área de cobranza  ya que es la base de las decisiones estratégicas y no tenerla en tiempo y forma representa pérdida de dinero para tu institución.

Es necesario tener una visión completa, integral de la situación de deuda de cada tutor y cliente, con información actualizada y confiable, de esta manera la institución  operará de forma más organizada.  

Desconoces Cómo Elaborar un Plan de Cobranza Efectiva

Diseñar un plan de cobranza que involucre políticas y normas claras, conocimiento del cliente, identificación de segmentos y perfiles de riesgo, niveles de priorización y estrategias proactivas, medios y formas de pago, es clave para disminuir el incumplimiento de pago de tutores y clientes.

Conclusión

Detectar a tiempo estas inconsistencias en el área de cobranza evita grandes dolores de cabeza y, sobre todo, grandes pérdidas de dinero. Una mala gestión o administración repercute en una imagen dañada de la institución y puede poner en riesgo un proyecto.

Con un sistema de cobranza como el que ofrece Aulicum, tu equipo de trabajo puede ser más productivo. No solo es una alternativa en cuanto al procesamiento de la información, sino que además evita tareas que no generan valor y que pueden ser realizadas de forma más sencilla con la ayuda de un software especializado. 

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Celeste Marquez

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