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Componentes Básicos que debe Tener un Software Efectivo para la Gestión de Cobranza

Contar con un software para gestión de cobranzas en tu institución educativa es clave, si deseas profesionalizar la cobranza y reducir la morosidad. Ahora bien, ¿cómo saber cuál es la mejor opción? ¿Qué funcionalidades son aquellas que no le pueden faltar para que sea eficiente?

El objetivo de un software de gestión de cobranza es lograr una gestión flexible que ayude en algunas tareas administrativas rutinarias,  fin de aplicar un proceso ordenado y automatizado que mejore la eficiencia de la cobranza. 

Comencemos a encontrar respuestas…

Conoce lo que Todo Software para Gestión de Cobranza Permite Hacer a tu Institución Educativa

La importancia de la implementación de un software de cobranza en tu institución educativa no está solo en el hecho de sumar tecnología y automatizar las tareas administrativas, sino en algunos beneficios orientados a la optimización de los tiempos y la mejora de la rentabilidad institucional, por ejemplo.

Un software de gestión de cobranzas debe permitir coordinar el trabajo en relación con el diseño de unas estrategias de cobranza y la distribución de las tareas.

Automatización de las Cobranzas

Muchas de las tareas relacionadas con la cobranza son rutinarias y repetitivas. Y si tradicionalmente se realizan de forma manual, pueden automatizarse para disminuir el tiempo requerido, el esfuerzo del equipo y los errores humanos involuntarios. 

Por ejemplo, mediante el uso de un software es posible programar las cobranzas automatizadas, ofrecer alternativas de pago con diversos gateways de pago y hacer registro automático del ingreso de dinero y de la forma de pago empleada.

Gestión de la Cartera de Morosos y Recupero de Deuda

El uso de un software especializado como el que ofrece Aulicum es de gran apoyo para la gestión de la cobranza. Facilita el seguimiento de las tareas asociadas al recupero de las deudas en mora y disminuir el tiempo entre que se comunica lo adeudado y se realiza el pago.

Es mucho más sencillo hacer el seguimiento de cuentas pendientes y revisar en tiempo real los pagos a tiempo, cuáles medios de pago se usan más y en qué condiciones. Esta información permite diseñar mejores estrategias para reducir la morosidad.

Sistematización de Tareas del Área Administrativa de tu Institución Educativa

Con el software adecuado, algunas tareas del área administrativa o de cobranzas se sistematizan, lo se traduce en una mayor productividad del equipo de trabajo y mejor gestión de las cobranzas. 

En consecuencia, mejora la economía de la institución. 

Un software de gestión de cobranzas favorece la salud financiera de la institución educativa
Atribución: Imagen de councilcle en Pixabay Bajo licencia CCO 1.0

Soporte al trabajo realizado por las Agencias de Cobranzas

Un software de gestión de cobranza colabora en la coordinación que llevan a cabo las agencias externas con la institución, o en el caso que corresponda, un gestor de cobranzas.

De hecho, un gestor y un software de cobranzas especializado en instituciones educativas pueden obtener muy buenos resultados en el trabajo conjunto. Siempre es una opción a considerar. 

El Software para Gestión de Cobranza debe Permitir Llevar un Control de Cobros y Gastos

Un sistema de gestión de cobranza como Aulicum automatiza la generación de deuda y realiza un seguimiento personalizado de las cuentas corrientes de manera actualizada. De esta forma, se agilizan los tiempos de espera y de reclamación.

Registro y Seguimiento de las Novedades

Los sistemas de cobranzas se configuran sobre sencillas herramientas de búsqueda, clasificación y análisis de datos. Están pensados para facilitar la gestión de cobranzas cotidianas, la obtención de registros precisos y organizados de todas las transacciones, así como la supervisión de la información que ingresa. 

Sistematización de los Informes

Asimismo, es importante que estos desarrollos faciliten las tareas de  sistematización de informes, según los marcos legales vigentes. En ese sentido, la actualización constante y el soporte que ofrecen son elementos diferenciadores. 

Qué Componentes Básicos Debería tener un Software para Gestión de Cobranza

Existen miles de opciones en el mercado; sin embargo, a la hora de tomar la decisión de cuál desarrollo implementar en tu institución educativa ten en cuenta estos aspectos básicos:

Agenda de Gestión de Cobranzas

¿Para qué sirve una agenda de gestión de cobranzas? Es una herramienta útil para dar seguimiento a la segmentación de tipo de deuda y llevar registro sobre los vencimientos y comunicados. 

Además, permite organizar entrevistas en función del seguimiento, la gestión de clientes y padres morosos, conforme con una base de datos actualizada con la información de contacto disponible y a la mano. 

El Software para Gestión de Cobranza Debe Contar con Liquidación de Deuda

El Software de Gestión de Cobranzas como el que ofrece Aulicum automatiza la liquidación de deudas, para lo cual toma en cuenta la fecha en que se produjo la mora, la fecha de alta y el importe adeudado. Esto permite disponer de la deuda liquidada y actualizada al día.

Reportes e Informes de Gestión de Cobranzas 

El Software de Cobranzas debe contar con reportes para la gestión de cobranzas con información clara y simple que permita obtener  datos y estadísticas de recupero de deuda. Además, debe proveer, en tiempo real, la información que se necesite para que los recaudadores trabajen de forma eficiente.

Auditoría de Gestión de Cobranzas

El Software de Gestión de Cobranzas debe ofrecer soporte técnico y asistencia en la gestión de recupero de deudas, lo cual permite tener el control sobre el trabajo realizado por los responsables a cargo. 

Integración con Medios, Gateway y Pasarelas de Pago

Contar con diferentes medios de cobranza, gateway o pasarelas de pago es sumamente importante y eficaz en la actualidad para disminuir significativamente la morosidad de toda institución educativa. 

¿Por qué? Porque brinda a los padres, tutores y clientes diferentes posibilidades para abonar (tarjetas de crédito, cuenta de Home Banking, por ejemplo). Es decir, que cada uno puede elegir la opción que más se adecue a sus posibilidades y comodidad.

Incluye medios de pago diversificados en tu estrategia de cobranzas
Incluye medios de pago diversificados en tu estrategia de cobranzas

El Software para Gestión de Cobranza Debe Permitir el Envío de Comunicados de Deuda

Los recordatorios de deuda automatizan la comunicación con los tutores y clientes. Por ejemplo, Aulicum ofrece la posibilidad de programar recordatorios en una fecha y hora determinada para avisar a los deudores la fecha del pago.

Además, es necesario poder habilitar opciones de gateway de pago que permita reducir la cartera vencida y la morosidad.

En el actual contexto de pandemia, un software de gestión de cobranza permite organizar, coordinar y automatizar el contacto con los clientes y tutores.

Conclusión

La búsqueda inteligente de herramientas orientadas a la automatización de los procesos de cobranzas está asociada a la necesidad de lograr eficiencia en las operaciones diarias de una institución educativa. 

Implementar un software de gestión de cobranza como Aulicum ayuda a mejorar no solo el día a día del área administrativa, sino también las interacciones de los agentes de cobranza con los tutores y clientes. 

Con el software adecuado podrás mejorar la liquidez de la institución, reducir la morosidad y llevar un mejor control de la recepción de pagos. 

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Celeste Marquez

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