Cobranza escolar: Buenas prácticas para evitar las morosidades en la institución

por | Ene 3, 2019

La educación privada es una excelente opción para asegurar el futuro éxito profesional de los más pequeños. Estos colegios ofrecen una garantía de excelencia académica, el aprendizaje de uno o más idiomas, la práctica de distintos deportes y el acceso a diversas actividades culturales. Sin embargo, todo esto tiene un precio y hay que asumirlo.

Los costos de una educación de calidad son vistos por muchos padres como un gasto y no como la inversión que realmente representa, lo que conlleva al retraso en el pago de las cuotas. Los colegios privados deben entonces hacer uso de la creatividad para lograr poner en práctica una cobranza efectiva que garantice el buen funcionamiento de la institución.

En este punto, la administración de las instituciones escolares debe centrarse en determinar cuáles son las prácticas más adecuadas para evitar la morosidad y cómo realizar una cobranza enmarcada en la ley, pero que a la vez comprometa a los padres con la precisa cancelación de sus compromisos.

 

¿Es posible controlar la tasa de morosidad?

Las instituciones educativas que se enfrentan a altos índices de morosidad tienen dificultades para honrar sus compromisos económicos con los docentes y demás personal que allí trabaja. De igual forma, muchas veces se ve afectado el presupuesto para el mantenimiento o las mejoras edilicias, así como la adquisición de nuevos equipos de diversa índole.

Debido a esta situación, diferentes instituciones educativas han implementado prácticas que van desde la integración de un departamento encargado de los cobros mediante llamadas telefónicas, hasta la búsqueda de la mediación legal.

Algunas ensayaron los descuentos a estudiantes que tienen hermanos, o por pronto pago. Sin embargo, la morosidad continúa siendo un problema.

Se sabe de padres que deliberadamente no cancelan las mensualidades durante todo el año y cambian a sus hijos de colegio una vez que estos son promovidos.

Ante esto, hay quienes proponen enviar a las autoridades competentes un listado de tutores morosos para la creación de una base de datos, así, en un próximo periodo lectivo otras instituciones pueden decidir si aceptan o no a estos alumnos.

Para resolver la alta tasa de morosidad en los colegios privados es necesario tener en consideración las variables que intervienen en esta situación. En algunos casos, los más fáciles de resolver, se trata de circunstancias transitorias que afecta a las familias, así como enfermedades, despidos o cualquier otra causa de iliquidez.

Otras veces, los padres no sienten ninguna presión para pagar, ni ven necesario hacerlo en la fecha prevista; incluso, puede ser que no exista un presupuesto familiar, ni el interés en cumplir con los compromisos adquiridos.

Es entonces cuando la necesidad de innovar las estrategias de cobranza se hacen indispensables para salvaguardar el buen funcionamiento de la institución.

A continuación proponemos algunas prácticas de cobranza orientadas a promover el oportuno cumplimiento del pago de las mensualidades en las instituciones escolares.

Cobranza escolar

 

Prácticas de cobranza escolar para evitar morosidades

 

Recordar que el deudor es el padre, no el niño

Por difícil que sea la situación económica de la institución, los asuntos financieros deben ser resueltos entre los padres y el colegio, pero nunca debe convertirse en un asunto del niño. Incluso en caso de llegar a las instancias judiciales, nunca debe ser afectado el proceso educativo.

La prohibición de presentar exámenes o la retención de notas no pueden ser una estrategia para que los padres asuman sus compromisos. Si la familia atraviesa una fuerte crisis, la comunidad educativa tiene la obligación moral de apoyarla, pero si cuentan con posibilidades económicas, deben ponerse al día con la institución.

 

La cobranza personalizada

Persuadir al deudor de que debe pagar puntualmente podría pasar por un diálogo en el cual, mediante un mensaje impactante, se le haga entender su protagonismo en el buen desenvolvimiento económico de la institución. Se trata de estimular su sentido de pertenencia a la comunidad.

Al apelar al sentido de la honradez de los padres se les coloca en una comprometida situación que, si el atraso obedece a razones de descuido o falta de organización, debería traducirse en el pago de las mensualidades atrasadas. Se le subrayaría el hecho de que la institución ha hecho su parte; ahora le corresponde a él hacer la suya.

Esta práctica presenta la desventaja de que el colegio debe disponer de un personal capacitado para realizar este tipo de gestiones. Además, podría necesitarse de mucho tiempo para establecer una comunicación con cada moroso, lograr que asistan a la cita y luego esperar los resultados de las entrevistas. Es, sin duda, una ardua tarea.

morosidad en la institucion educativa

 

El uso de herramientas digitales

Así como la educación ha incorporado los más recientes avances tecnológicos para hacerse más efectiva, también la morosidad en las instituciones escolares puede disminuir si se aplican procesos más novedosos y menos punitivos, capaces de persuadir y comprometer a los responsables de los pagos.

Uno de ellos es la incorporación de aplicaciones y otras tecnologías de punta, capaces de profesionalizar la comunicación entre los distintos actores de la comunidad escolar.

Mediante el uso de estas aplicaciones es posible estrechar vínculos entre la institución y las familias, así como ahorrar en impresos que, muchas veces, nadie lee.

Los comunicados escritos a los padres morosos son casi siempre unidireccionales y retrasan a veces por días la confirmación de la lectura. Otras estrategias como las llamadas telefónicas pueden resultar lentas, poco efectivas o demasiado informales. Las aplicaciones digitales permiten reducir tiempos operativos y disminuir costos.

Cada institución decidirá cómo optimizar sus estrategias de cobranzas a partir de sus condiciones y necesidades particulares, sin embargo, una efectiva comunicación entre todos los actores de la comunidad escolar favorece el sentimiento de pertenencia.
Esto suele redundar en un mayor compromiso que beneficiará las finanzas escolares e involucrará a los padres en el proceso educativo.

El gran reto consiste en promover la cercanía entre las familias y la institución, y que ambas instancias apunten hacia objetivos comunes. Todo esto dependerá de la optimización de la comunicación y la implementación de software de cobranzas. De esta manera, los esfuerzos se traducirán en la garantía de pagos puntuales.