En toda institución educativa, la elección de un proveedor de software de automatización de cobranza es una tarea que requiere de decisiones inteligentes y acertadas con base en aspectos que son claves para un buen retorno de la inversión.
A continuación nos ocupamos de la importancia de una buena elección y qué aspectos considerar.
La Importancia de Elegir Bien al Proveedor de Sistemas de Cobranza
Elegir el proveedor de sistemas de cobranza adecuado aporta un plus de valor a toda institución educativa. ¿Cuáles? La optimización de la gestión de cobranza, una mayor productividad del área administrativa, a la vez que mayor recaudación y rentabilidad, reducción de la morosidad e información actualizada y en tiempo real.
Si el proveedor de sistema de cobranza no está a la altura de las necesidades de tu institución, el proyecto de implementación corre el riesgo de no ser exitoso.
Criterios Básicos que Debes Tener en Cuenta al Elegir el Proveedor de Sistemas de Cobranza
La elección de un proveedor de sistemas no es una tarea fácil, considerando la innumerable oferta que hay en el mercado. Sin embargo, existen varios aspectos a considerar a fin de tomar una buena decisión. Te contamos los más importantes:
Necesidades de tu Colegio o Institución Educativa
Al realizar la selección del proveedor se debe determinar si las características del software involucrado en el procedimiento de compra responden plenamente a las necesidades que tiene la institución.
Esta consideración va a determinar el tipo de relación que precisas mantener con el proveedor y, en función de ello, valorar si las opciones que consideras son las adecuadas o habrá que seguir buscando.
Aspectos como la disponibilidad, en la nube, la asignación de perfiles y el tipo de soporte técnico que ofrecen son claves en esta instancia.
Criterios Económicos
No contar con mucha cultura informática o la solvencia económica suficiente suelen ser factores determinantes a la hora de elegir un proveedor de sistemas. Sin embargo, es conveniente no valerse solo de aspectos como estos cuando se trata de buscar calidad y seguridad.
La seguridad respecto de un software es un aspecto crucial a la hora de evaluar un proveedor de sistemas.
La solución acá es averiguar todo el espectro disponible: muchas veces las empresas más consolidadas en el sector no son las más caras y pueden ofrecer opciones adecuadas a las posibilidades económicas de tu institución.
Reputación del Sistema de Cobranza Online
Guiarte por la marca o notoriedad del software es un error. Lo mismo ocurre si eliges el proveedor de sistemas porque resultó exitoso en otra empresa. ¿Por qué? Es muy simple, cada empresa es única y cada implementación también lo es.
Una vez más se trata de hacer un diagnóstico inicial acerca de las necesidades y confrontarlas con las opciones disponibles en el mercado hasta dar con la mejor opción, que en este caso será la que más se adecue a la institución.
Nivel de Especialización del Software
Debes buscar el software que mejor se adapte a tu actividad y sector. Por ejemplo, en el sector educativo es fundamental contratar un sistema de cobranzas especializado, tal el caso de Aulicum.
De no hacerlo, es probable que se produzca, tarde o temprano, una relación tensa con el proveedor debido a carencias relacionadas con las necesidades propias de las instituciones educativas.
Un software de gestión contable especializado ofrece utilidades que permiten trabajar de un modo más ordenado, previsible y a largo plazo, acorde a las necesidades de una institución educativa.
Garantías de Seguridad y Protección de Datos
Ya lo dijimos: siempre hay información sensible que debe ser protegida. Por eso, es tan importante contratar un buen sistema de cobranzas que aporte garantía de seguridad. Esto aporta confianza hacia el nuevo sistema.
Consejos para Elegir el Proveedor de Sistemas de Cobranza Ideal para tu Institución Educativa
¿Continuamos?
Veamos ahora algunos aspectos que debes considerar al momento de elegir el proveedor de sistema de cobranza para tu institución y así minimizar posibles riesgos al enfrentar este proceso.
Busca un Proveedor que Conecte con tus Necesidades y con el Equipo Administrativo de tu Institución
La elección del proveedor debe ser una decisión consensuada, tomada en equipo. En mayor o menor medida, todas las áreas se verán impactadas por un cambio de esta naturaleza.
Entonces, es necesario que el proveedor sea capaz de conectar con los miembros de la institución, hablar su idioma y resolver todas las interrogaciones acerca de la implementación y operación del sistema.
El Proveedor Debe Ayudarte a Definir Qué Quieres Lograr con el Sistema de Cobranza
¿Cuál es la finalidad de implementar y elegir un sistema de cobranza?
El mejor proveedor es el que te ayude desde el comienzo a detectar cuáles son las áreas de oportunidad de tu institución, aquellas buscas mejorar y potenciar con la implementación del sistema.
Además, debe poder explicar a todo el equipo de trabajo cuáles son los beneficios de la implementación y cuál es el proceso para ponerlo en marcha.
El Sistema de Cobranza Online Debe Permitirte Unificar Todos los Procesos de Cobranza de tu Institución
Un sistema de cobranza busca unificar todos los procesos de tu institución educativa; pero no todos lo logran de la misma forma. Para hacerlo debe ser flexible y adaptable a los cambios informáticos y tecnológicos a los que estos software suelen enfrentarse.
Además es muy positivo que tenga la opción de integrarse con otros softwares.
El Sistema de Cobranza Online Debe Procesar los Datos y Presentarlos de Manera Clara
El mejor proveedor es aquel que tenga el software de cobranza capaz de simplificar la captación de datos y presentarlos en forma completa, visualmente atractiva y comprensible. El sistema debe ofrecer informes, métricas y todas las herramientas de análisis de información necesarias para mejorar la rentabilidad y proyección a futuro de tu institución.
Prioriza las Soluciones que Brinda el Proveedor por sobre su Marca
Es fundamental encontrar un proveedor de sistemas que siempre acompañe, que esté pendiente de sus clientes y tenga experiencia en la implementación de sistemas de cobranza en instituciones educativas. La cercanía del proveedor es otro aspecto vital.
Siempre es Mejor Si el Proveedor del Sistemas de Cobranza Cuenta con Certificaciones
Busca un proveedor sea partner de un fabricante de software de cobranza y que cumpla con los certificados ISO para garantizar que la empresa cumple con los requisitos técnicos y legales que se revisan y certifican anualmente.
Elige un software que se ajuste a la singularidad de tu institución, con soporte técnico y organizacional siempre dispuesto a brindar soluciones idóneas en cada caso.
El Proveedor debe Ofrecer Atención y Soporte a tu Equipo Administrativo
Una vez implementado el software, comienza un tiempo de necesidad de soporte y ayuda que es inevitable. Por eso, el mantenimiento correctivo y preventivo de la base de datos y del software per se, ayuda a la eficiencia de la herramienta.
Las Referencias y Experiencia del Proveedor de Sistemas son Fundamentales
La experiencia en el sector aporta “know-how” que se refleja en cada implementación. Opta por un proveedor que tenga años de presencia en el mercado y experiencia comprobable en el sector.
Pide referencias de otros clientes que usen ese sistema, para que te orienten sobre los resultados y modos de trabajo.
Conclusión
La decisión del proveedor de sistemas de cobranza a tu medida se ve condicionada a partir de una multitud de circunstancias: el sector, el tamaño y las necesidades de la institución, si posee departamento de informática propio, la formación y capacitación de los usuarios, las resistencia al cambio, entre muchos otros.
Al momento de decidir, opta por un proveedor que te brinde seguridad, acompañamiento y soporte. No valores solamente la marca, reputación y precio: piensa que se trata de una relación a largo plazo donde el proveedor debe ser tu mejor aliado.
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