A fin de mejorar los esfuerzos y resultados del área de cobranzas de una institución educativa, uno de los primeros pasos necesarios es llevar adelante un proceso de segmentación de deuda.
Esto es, clasificar la deuda de acuerdo con ciertas características comunes de los deudores.
¿Por qué hacerlo?
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Razones por las que Deberías Segmentar una Deuda para Incrementar la Tasa de Cobranza
Segmentar la deuda de tutores y clientes permite determinar con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a las necesidades de ambas partes. ¿A qué nos referimos con esto?
Segmentar a tutores y clientes morosos te permitirá determinar los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a las necesidades de las dos partes intervinientes.
No es lo mismo cobrar a un cliente que tiene una demora de dos días en su pago, que a un deudor de hace varios meses. Cada caso requiere de estrategias y tácticas diferentes por parte del equipo de cobranza.
Además, con la estrategia adecuada, los ingresos percibidos en la recolección de deudas serán mayores a los esfuerzos puestos en la recuperación.
Por otro lado, la segmentación de deuda permite comprender y gestionar la exposición al riesgo en el total de la cartera de clientes, de manera integral, y no solo en las cuentas individuales.
Ventajas de la Segmentación de Deuda
La segmentación de deuda, entonces, proporciona datos clave de medición para gestionar en forma predictiva el riesgo de deudas sin cobrar. En ese sentido, brinda un mejor conocimiento de las cuentas, porque permite desarrollar estrategias para atender con mayor especificidad aquellos segmentos que presentan las mejores oportunidades de recupero.
La segmentación de deuda proporciona datos clave de medición para gestionar en forma predictiva el riesgo de deudas sin cobrar.
La segmentación de deuda proporciona mejoras tangibles. ¿Cuáles, por ejemplo?:
- reduce el periodo medio de cobro y las deudas incobrables,
- proporciona políticas de cobranza más sólidas
- y propicia la mejor comunicación y cooperación interna entre los responsables de cobranza.
La Importancia de Conocer Cómo Está Conformada la Deuda
Conocer cómo está conformada la deuda no solo permite ordenar y dar luz sobre el comportamiento de pago futuro de los tutores y clientes, sino que, además, ayuda a generar una cobranza efectiva y acortar significativamente los plazos de pago.
Conocer cómo está conformada la deuda permite dar luz sobre el comportamiento de pago futuro de los tutores y clientes y ayuda a acortar, significativamente, los plazos de pago.
Para eso, son imprescindibles aspectos como el comportamiento de pago histórico de un tutor o cliente y el grado de consistencia que este ha tenido en el tiempo; su deuda, ¿obedece a cuotas, colegiatura o a la matrícula?
Conocer en detalle el tipo de deuda permite identificar, a su vez, la mejor forma de cobrarle al deudor y a través de qué medios hacerlo, por ejemplo.
Conoce 9 Formas de Segmentación de Deuda que Puedes Aplicar en tu Colegio
Los criterios posibles son muchos y variados; lo importante es saber detectar cuál es el adecuado para el caso singular de cada institución educativa.
Segmentación de Deuda por Tiempo o Periodo de Mora
Significa segmentar la cartera de cobranza de acuerdo con la anticuación de la mora; es decir, cuántos días tiene el cliente desde la más antigua factura impaga. Según este criterio la mora puede ser:
- Premora: tutores o clientes con documentos sin pagar pero que aún no vencieron.
- Mora corriente: La mora hasta el dia 30 del mes
- Mora temprana: facturas vencidas con menos de 90 días de atraso. Esta categoría se puede dividir a su vez en:
- Tutores o clientes con facturas vencidas en menos de 30 días
- Facturas vencidas entre 30 y 60 días.
- Facturas vencidas entre 60 y 90 días.
- Mora tardía: las facturas impagas tienen más de 90 días de mora y, en general, hasta 180.
Segmentación por Tipo de Deudor
Cada cliente es un caso especial que requiere de una técnica diferente al momento de realizar la cobranza. Por eso, conocer los diferentes tipos de deudores de una institución permite considerar estrategias más adecuadas y con ello mejorar la tasa de recupero.
De acuerdo al comportamiento en sus pagos, podemos decir los deudores, en general, se inscriben uno de los siguientes tipos:
- Deudores intencionales
- Deudores fortuitos
- Deudores incompetentes o desorganizados
- Deudores negligentes
Segmentación de deuda por Tipo de Mora
Veamos de qué depende este criterio:
Mora Corriente
Requiere menos gestión y hay mayores probabilidades de recupero sobretodo si se les brinda distintas opciones de pago.
Mora Temprana
La deuda no supera los 90 días. Poder contactar a los tutores y clientes deudores de inmediato es clave para aumentar las posibilidades de recuperación. Cuanto antes se realicen las acciones de cobro, más posibilidad de éxito se tiene.
Mora Tardía
La deuda supera los 90 días. Cuanto más antigua es la deuda, más difícil es recuperarla y requiere un mayor esfuerzo operativo. En este caso, es clave lograr una comunicación de calidad con el tutor o cliente moroso.
¿Qué otras categorías podemos incluir?
A continuación te presentamos algunos otros posibles criterios para la segmentación de tus tutores y clientes morosos:
Clasificación según Formas de Pago
Consiste en conocer por qué medios de pago ha estado abonando el cliente o tutor o qué medios de pago son los más utilizados dentro de los disponibles. Por ejemplo, detectar qué medios de pago ofrecidos por la institución presentan un porcentaje de uso importante y cuáles no.
Clasificación según la Voluntad de Pago
Es importante considerar cuándo un tutor o cliente tiene la voluntad de pagar, pero no cuenta con la liquidez para hacerlo, o si tiene la liquidez suficiente, pero prefiere pagar la totalidad de la deuda fuera de término. Estas diferentes situaciones requieren de diferente abordaje al momento de la cobranza.
Por Cantidad de Hijos a Cargo o de Servicios Que Se Consumen Dentro de la Institución
Para los casos donde los padres de familia tienen más de un hijo a cargo dentro de la institución o clientes que realizan varias actividades o toman varios servicios de los que se ofrece, se requiere de un tratamiento de la deuda particular.
Esto es pensar en sistemas de becas, bonificaciones por pagos anuales o contrataciones anticipadas, colegiaturas combinadas, entre otros.
Clasificación según un tiempo de deuda o un monto determinado
Consiste en establecer categorías según, por ejemplo, deudas con más de 3 meses de mora o retrasos de pago que superen un X valor determinado.
Clasificación por Riesgo
Esta estrategia sirve a la hora de tomar la decisión de hacer un plan de pago con un tutor o cliente. Por ejemplo, en Argentina, puedes saber rápidamente si el cliente es de alto riesgo al revisar si se encuentra en organizaciones de riesgo crediticio, como es el Veraz.
En todos los casos, es una información a considerar a la hora de ofrecer ciertos beneficios o tomar determinados riesgos financieros.
Por Tiempo o Plazo Promedio de Pago
Este criterio permite conocer el comportamiento de pago histórico del tutor o cliente y el grado de consistencia en el tiempo.
Conclusión
¿En qué radica la importancia de una correcta y adecuada segmentación de la deuda?
La segmentación puede funcionar como base de definición de las acciones de cobranza futuras, de los guiones de diálogo con el tutor o cliente moroso, incluso de la información a proyectar al agente o los canales de contacto, entre otros.
Para facilitar este proceso, el uso de un software de gestión de cobranza, es la mejor opción; ya que, por ejemplo, permite que el equipo encargado del sector pueda, rápidamente, agrupar por cliente los registros de deuda, netear las facturas y calcular la deuda total actualizada.
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