Toda institución educativa comienza el año lectivo con el trazado de su presupuesto anual escolar. Incluso, algunas entidades lo determinan desde el año anterior, para poder realizar tareas de revisión y consenso con la mayor cantidad posible de personas implicadas.
Confeccionar el presupuesto escolar sirve para garantizar un control riguroso sobre la administración de la institución. A su vez, permite la proyección a mediano y largo plazo evitando riesgos innecesarios.
En este artículo buscaremos juntos una respuesta a la pregunta de cómo invertir el presupuesto escolar de manera óptima. ¡Sigue leyendo!
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El presupuesto escolar y su relación con la planificación
El presupuesto escolar incluye una serie de cómputos que señalan los ingresos y egresos estimativos que tendrá la institución durante un año escolar. Comúnmente, se toman como fechas de referencia las del ciclo lectivo correspondiente a ese año.
En este documento se contemplan tanto los gastos tributarios como los de servicios y salarios, y también aquellos propios del año en curso: proyectos, inversiones, renovaciones edilicias, etc.
En el presupuesto se le debe asignar un valor económico a cada una de las acciones planificadas en el marco de la institución. Así, se estará considerando de forma integral el trabajo realizado por cada persona involucrada.
Los valores del presupuesto escolar asignados a principio de año son estimativos. Sin embargo, mientras mejor calculados estén, mayor control se tendrá sobre los gastos emergentes.
Ocurre que es muy común desviarse o desfasarse en materia de gastos cuando de proyectos y espacios tan amplios se trata. En este sentido, un presupuesto que considera todas las aristas no necesita ser rígido: contempla desde un principio las necesidades impostergables y garantiza solvencia para enfrentar imprevistos.
De esta manera, presupuesto escolar y planificación educativa están directamente relacionados: cada uno necesita del otro para lograr los objetivos del año o período.
¿Qué tener en cuenta al decidir en qué invertir el presupuesto escolar?
A la hora de armar el presupuesto escolar, considera que existen los gastos fijos y aquellos conceptos que varían según las necesidades de los agentes de la comunidad.
Las instituciones privadas claramente buscan tener una ganancia, pero el presupuesto escolar va mucho más allá de eso. El rubro educativo es un ámbito de constante desarrollo, ya que proyecta la mejor oferta pedagógica para la educación de niños, jóvenes y adultos.
El presupuesto escolar tiene en cuenta los objetivos de inversión educativa a corto, mediano y largo plazo.
A la hora de decidir en qué invertir el presupuesto escolar:
Considera todos los gastos fijos del año
Aquellos que sí o sí deben estar contemplados (servicios, impuestos, sueldos, etc.).
Incluye el mantenimiento cotidiano
Como la limpieza diaria y las desinfecciones anuales. Asimismo, hay otras cuestiones que puedes priorizar en el año, como un arreglo de persianas o el cambio de algún tipo de mampostería. Incluso, algunas instalaciones pueden sufrir roturas o puede ser necesaria una inversión edilicia por cambios en la normativa.
Incluye presupuesto para proyectos y salidas educativas
Si bien algunos proyectos no implican gastos económicos, considerar imprevistos o asignarles un monto traerá tranquilidad para tus docentes y mejorará la calidad educativa de la institución.
Considera objetivos de ampliación edilicia
Si estás pensando en remodelaciones (instalar aires acondicionados, construir una sala de computación o hacer aulas nuevas, por ejemplo), quizás estés en modo ahorro. Designa presupuesto para ello y crea plazos fijos o algún sistema de capitalización que pueda hacer crecer ese dinero.
Para ganar en competitividad, designa parte del presupuesto a las últimas innovaciones educativas
Informática, neurociencia, pantallas digitales o software de facturación. Esto puede implicar compra de insumos, contratación de servicios de terceros o presupuesto destinado a capacitación del personal en favor de la transformación digital de la institución.
El presupuesto debe contemplar de manera integral todas las áreas de tu institución
Por ejemplo, el área de cobranza quizás precise de herramientas tecnológicas; el área de secretaría, de inversión edilicia, y así. Esto tiene que ver con las necesidades de cada área. ¡Establece prioridades!
Contempla nuevos puestos de trabajo
Las instituciones educativas tienen un personal fijo, pero también suman profesionales para tareas específicas. Estos pueden traer miradas renovadas y acompañar a los docentes en sus tareas: psicopedagogos, licenciados en Educación, pedagogos sociales, etc.Reasigna presupuesto. Como el nuevo presupuesto tendrá por base el del año anterior, podrás analizar ventajas y desventajas, reasignar conceptos emergentes y proyectar cuestiones que no se tuvieron en cuenta.
Mientras más fiel a la realidad sea el presupuesto, mayor control y organización administrativa tendrás de tu ciclo lectivo.
Principales funciones del presupuesto
Saber para qué sirve el presupuesto escolar es la clave para confeccionarlo y transformarlo en una herramienta útil ante la inversión escolar que proyectas. No debe ser una tarea automática, sino estratégica y eficaz.
Tampoco sirve su idealización, en tanto debe ser realista y compartido con todo el personal. Sus funciones son:
- Determinar la planificación económica de la institución para su correcto funcionamiento a corto, mediano y largo plazo.
- Plasmar la realidad de la institución en valores numéricos, evaluando y midiendo los procesos.
- Mencionar los propósitos de cada uno de los gastos planificados.
- Establecer criterios para gestionar los recursos durante el año a través de la coordinación de las necesidades de las distintas áreas de la institución. A partir de allí, asignar prioridades.
- Demostrar la autonomía económica del centro educativo. El presupuesto permite el control de los gastos sin desfases y considerando emergentes.
- Favorecer la inversión en educación a partir de tecnología en educación, renovación edilicia y capacitación en general.
Ciertos indicios te confirmarán que has realizado un buen presupuesto escolar si:
- Atiendes a todas las áreas y les otorgas un presupuesto igualitario.
- Tienes en cuenta emergentes y son pocos, casi nulos, los gastos que exceden lo pautado.
- Comunicas el presupuesto y logras adhesión y acompañamiento del resto de la comunidad educativa.
- Logras los propósitos que te propusiste en materia de innovación educativa.
Conclusión
El presupuesto escolar es un documento de gran valor para la administración de una institución educativa. Esto se debe a que es una herramienta estratégica para lograr los objetivos económicos y financieros perseguidos a lo largo de un año.
Además, refleja en cifras la situación de la escuela y su posible crecimiento a mediano y largo plazo. Con algunas claves, es posible pensar en qué invertir el presupuesto escolar.
Una de las posibilidades es, como vimos, la inversión en innovación tecnológica. En el área de cobranza, un software de gestión integral como Aulicum permite gestionar de manera eficiente las tareas vinculadas con la recepción de los pagos. Será una inversión de la que no te arrepentirás. ¡Consúltanos!
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