Es muy común que las instituciones afronten retos vinculados con el control de pagos en su área contable. Si bien las personas saben qué compromisos asumen al ingresar en una institución privada, algunas circunstancias pueden llevarlas a atrasarse con los pagos.
El control de pagos debe ser un proceso de responsabilidad compartida. En este sentido, si bien el cumplimiento de las obligaciones contraídas tiene que ver con el perfil de cada cliente, también está dentro de las funciones del equipo de cobranza tomar medidas preventivas.
Como sabemos, las instituciones dependen de sus ingresos mensuales para afrontar los gastos corrientes y también para innovar en tecnología y capacitación. Por ello, educar a los clientes y alumnos para evitar pagos atrasados es una buena política de gestión institucional.
En el siguiente artículo, descubrirás en qué consisten estos retos y cómo afrontarlos. Además, te ofreceremos una solución efectiva para mantener el control de pagos. ¡No dejes de leer hasta el final!
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Importancia del control de pagos en la institución
Un área de cobranza organizada y sistematizada constituye una garantía de confianza para la institución y para los clientes. Si se logra un buen control de pagos mediante fechas preestablecidas y comunicaciones precisas, disminuirá la morosidad.
Toda institución resulta beneficiada cuando experimenta una situación económica estable, en tanto esta le permite proyectarse a futuro. A su vez, si es observada y juzgada de forma positiva por sus clientes y alumnos, la institución será promocionada indirectamente.
¿Qué factores pueden complicar el control de pagos?
A continuación mencionaremos cuatro retos sobre el control de pagos para tu institución educativa. Si reconoces que has tenido o tienes dificultades vinculadas con alguno de ellos, sigue leyendo para saber qué implican y cómo afrontarlos.
Recuerda que esta síntesis surge de la experiencia que Aulicum ha ido ganando en sus años de trabajo con otras entidades afines.
No tener la información centralizada
Tener la información centralizada implica contar con herramientas tecnológicas que unifiquen, por ejemplo, las bases de datos. Así, podrás realizar búsquedas de información en el momento y desde una misma plataforma.
Si tu área contable aún no está digitalizada, es probable que la información importante esté fragmentada en un montón de archivos difíciles de consultar al instante.
La digitalización de los procesos de cobranza permite el cruce de información. Esto, a su vez, garantiza la disponibilidad permanente de información confiable sobre la situación de un cliente, alumno o familia a partir de un filtro que especifique meses, pagos, moras, etcétera.
No actualizar constantemente el control de pagos
Un software online puede actualizar la información vinculada con cada cliente y su cuenta al instante. Esto te permitirá saber qué pasos necesita cumplir para regularizar su situación.
Si no se cuenta con esta herramienta, el control de pagos se efectúa a destiempo y el área contable puede caer en el riesgo de demandar un pago ya realizado. En otros casos, podría desconocer una morosidad en alza que terminaría perjudicando al alumno con una deuda incobrable.
Manejar pagos en efectivo
Todavía hay países que no se encuentran del todo bancarizados. En este sentido, el pago en efectivo es el medio principal para cancelar las obligaciones contraídas.
Sin embargo, la proporción de clientes y alumnos que están utilizando medios de pago como la transferencia, los botones de pago online, el débito y el crédito es cada vez mayor.
Las ventajas de utilizar medios de pago como los anteriores son numerosas:
- Resultan más seguros, ya que el cliente no precisa andar por la calle con el efectivo a cuestas.
- El pago online puede concretarse desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
- Si se pasan las fechas de pago, la deuda puede regularizarse inmediatamente.
- La institución también se beneficia en materia de seguridad al evitar el manejo de una caja con efectivo.
- Las instituciones pueden utilizar inmediatamente el dinero recibido para pagar sus obligaciones.
Entonces, ¿qué es preferible? ¿Continuar con el pago en efectivo o incorporar el cobro online con botones de pago?
No tener control de fechas de pago
Los registros manuales suelen conllevar el problema de la inconsistencia en cuanto al seguimiento de las fechas de pago. Sin embargo, el control de estos tiempos límite contribuye con la buena organización del área de cobranza y de tus clientes.
Para realizar un control certero de los plazos de pago, puedes contar con un software que actualice esta información de forma inmediata.
Muchas instituciones precisan el ingreso de dinero al principio del mes, antes del día 10, para poder cumplir con sus obligaciones. Entonces, tener un buen control sobre las fechas de pago permite reducir la morosidad y ganar solvencia económica.
Consecuencias de no tener un correcto control de pagos
El área administrativa de tu institución es una arista más del proyecto que propones. Si tu sistema de cobranza funciona de manera óptima y confiable, el resto de las dimensiones también se fortalecerán.
Ten en cuenta que un control de pagos deficiente trae consecuencias negativas, como:
- La pérdida de confianza de tus clientes.
- La desorganización del área contable, lo cual implica posibles pérdidas económicas.
- La imposibilidad de invertir a futuro con seguridad.
Desde Aulicum te ofrecemos un software de cobranza con botones de pago incluidos que te permitirá llevar un control efectivo sobre los pagos en tu institución y superar estos retos.
Conclusiones
Los retos vinculados con el control de pagos en las instituciones educativas se dan respecto de las bases de datos, la actualización de la información, los medios de pago y las agendas de vencimiento.
Estos desafíos evidencian la distancia entre un sistema de archivos manuales y un software online, y pueden marcar la diferencia en los resultados contables de tu institución. Tecnologizar el área de cobranza te permitirá apuntar a un mayor control de los pagos.
Aulicum es un software de gestión de cobranza especialmente diseñado para instituciones educativas. Entre sus utilidades, favorece la mejora de la comunicación con la comunidad educativa para evitar este tipo de problemáticas. ¡Consúltanos todo lo que desees al respecto!
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