Es lógico que las instituciones educativas definan estrategias para acrecentar sus ingresos, como aumentar la matrícula e incrementar el valor de las cuotas. Sin embargo, dichas ideas precisan del acompañamiento de estrategias de cobranza para lograr un impacto positivo en los activos.
Siempre hay posibilidades de invertir, ofrecer incentivos a los docentes y al personal administrativo, aumentar la matrícula, disponer una oferta de mayor calidad o abrir otra sede. Todo ello dependerá de los logros obtenidos en el área de cobranzas y de los niveles de crecimiento económico.
En este artículo te acercaremos 7 recomendaciones para asegurar ingresos ordenados y exitosos al implementar un correcto plan estratégico de cobranza. Sigue leyendo para enterarte de qué se trata cada una y saber cómo implementarla en tu institución educativa.
Contents
#1 Establece procedimientos de cobranza
Contar con una oficina organizada es el mejor consejo, ya que de este modo todas las acciones pueden preverse. Te alentamos a crear protocolos de acción para que todo el personal de cobranzas sepa cómo actuar ante una situación dada, quién es el responsable, qué canal corresponde usar y de qué manera realizar la gestión.
Así, todo el personal conocerá las medidas adecuadas ante una situación de morosidad o para el control de pagos. Y a su vez, como las acciones serán delegadas según un orden específico, el camino de seguimiento será el mismo para todos tus alumnos.
Tener un plan estratégico de cobranza en tu institución ayudará al orden del área administrativa y priorizará las acciones que realiza.
En este sentido, no olvides que el orden y la coherencia en la comunicación se agradecen y son valorados positivamente, tanto por el personal como por los estudiantes.
Para conocer cómo confeccionar un plan estratégico de cobranza te remitimos a los post específicos sobre ello en el blog de nuestra página.
#2 Envía recordatorio por correo electrónico
Todos tus esfuerzos serán en vano si no logras concretar el cobro de las cuotas. Por lo tanto, una estrategia de cobranza que debes incorporar es el envío de recordatorios de pago por email, un medio de comunicación formal y no invasivo.
Casi todas las personas tienen asociadas sus casillas electrónicas a sus teléfonos móviles. Así, las notificaciones les llegan apenas se envían, y desde el mismo dispositivo podrían realizar el pago si estuviese atrasado.
Para optimizar el área de cobranza, implementa estrategias previamente pautadas con tu personal para responder ante situaciones problemáticas.
También es posible agendar en los calendarios digitales los recordatorios de proximidad de una fecha de pago.
#3 Ofrece diferentes alternativas de pago
Tus clientes te lo agradecerán si cuentas con medios de pago de uso frecuente y confiables. Dado que los estudiantes suelen optar por distintas formas de pago, mientras más alternativas incluyas, mayor garantía tendrás de recibir los ingresos de dinero en el menor tiempo posible.
La automatización de los procesos de cobranza posibilita el envío de comunicaciones con botón de pago incluído. Además, en muchos casos también permiten alianzas estratégicas con pasarelas de pago.
#4 Evalúa y categoriza a los alumnos según su deuda
Dentro de un plan estratégico de cobranza es oportuno que clasifiques los perfiles de tus alumnos. Esto te permitirá planificar una estrategia de comunicación específica que se adapte a cada tipo de familia.
En este sentido, conviene no abrumar con comunicaciones a los perfiles exigentes ni perder la oportunidad de contactarte a tiempo con los olvidadizos. También será preciso tener una estrategia para el perfil de cliente moroso, con quien se necesitará trazar nuevos plazos y refinanciar deudas.
Una de las estrategias de cobranza de mayor utilidad es trazar los perfiles de tus clientes según su tipo de morosidad.
Esto no solo te ayudará en tu situación presente sino que también podrá guiarte para interactuar a futuro con los estudiantes que se vayan sumando a la cartera. Una segmentación de alumnos adecuada tiene, siempre, un impacto positivo en tus cobranzas.
#5 Ejecuta un seguimiento continuo
#6 Implementa un software de facturación electrónica
La mejor recomendación en relación con la cobranza en sí misma es tecnologizar los procesos recurrentes. Para ello, en primer lugar incorpora un software de facturación electrónica: con él podrás emitir sin dilación los conceptos por cobrar y calcular intereses cuando corresponda.
Contar con una base de datos siempre actualizada y enviar las facturas a tiempo ahorra muchos disgustos. Un software de gestión integral de cobranza te permite disponer de toda la información al día y a un solo clic de distancia.
#7 Automatiza los procesos
Como dijimos, un software de cobranza te permitirá automatizar la emisión de facturas y el envío de recordatorios. Esto aliviará las tareas del área administrativa para que pueda focalizarse en acciones de mayor importancia.
Las bases de datos que se crean mediante un software habilitan búsquedas ágiles de información en el momento que se la precisa: fechas, pagos, datos de morosidad, etc. Además, permiten automatizar la salida de emails con links de pago, una vía de cobro directa y fácil para familias y estudiantes.
Conclusión
A lo largo del presente artículo analizamos las 7 estrategias de cobranza que se deben integrar en una planificación proactiva y a largo plazo. Implementándolas, podrás alcanzar los resultados esperados en relación con la morosidad y aumentar tus posibilidades de inversión escolar.
Una vez trazado el plan estratégico de cobranza, considera la inclusión de un software que automatice procesos recurrentes: emisión de obligaciones, cálculo de intereses, segmentación de deudas y comunicaciones.
En Aulicum contamos con una vasta experiencia en el diseño e implementación de estrategias de cobranza mediante un software integral. Por ello, podemos contribuir a que tu institución disminuya la morosidad y ofrezca una experiencia más satisfactoria para toda la comunidad educativa. ¡Consúltanos!
Si te interesa, sigue leyendo…
Retos de control de pagos en la institución
Medios para enviar recordatorios de pago a los padres de familia
Herramientas tecnológicas para potenciar tus cobranzas
Tácticas de comunicación institucional que debes implementar en tu colegio
Gestión escolar: el rol de la comunicación efectiva en los procesos administrativos
