El trabajo remoto, como opción en los equipos de trabajo, se ha incrementado con la pandemia por Covid-19 y las instituciones educativas no han quedado exentas de esta nueva realidad.
A decir verdad, ha sido todo lo contrario. Las instituciones educativas debieron adaptarse a esta modalidad de trabajo rápidamente: los docentes para dictar clases y el área administrativa para realizar las tareas a distancia.
El trabajo remoto se ha incrementado con la pandemia por Covid-19 y las instituciones educativas no han quedado exentas de esta nueva realidad.
Sea cual sea la situación, en este artículo compartimos algunas buenas prácticas para adaptarse al trabajo remoto de la mejor manera posible y ser capaces de dirigirlos de forma eficaz.
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El Trabajo Remoto, una Modalidad que Llegó para Quedarse en tu Escuela
El trabajo remoto es una tendencia de rápido crecimiento en todos los sectores, quien desee adaptarse a la nueva realidad y mantenerse en competencia, debe ser capaz de gestionar todos los procesos de trabajo en forma remota y satisfacer las necesidades de todos los miembros del equipo.
Asimismo, la transformación digital continua e inminente propicia que las instituciones educativas se nutran de diversas soluciones tecnológicas para optimizar la coordinación interna, la delegación de responsabilidades, la gestión de tareas o la realización de reuniones y videoconferencias online, entre otras.
La transformación digital continua e inminente propicia que las instituciones educativas se nutran de diversas soluciones tecnológicas para optimizar los procesos.
Una de las alternativas digitales de colaboración son los software en la nube que permiten albergar información en servidores de internet, con acceso 24/7. Gracias a la nube, es posible acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y usando cualquier dispositivo.
Esto permite movilidad, flexibilidad, centralizar toda la información y que varias personas trabajen en un mismo archivo/proceso de manera simultánea. Además, un software administrativo en la nube permite llevar el control de inventario, compras y gastos, nóminas, contabilidad, entre otras funcionalidades propias de la gestión institucional.
Claves para Dirigir Equipos de Trabajo Remoto
Ahora bien, gestionar el trabajo remoto puede ser un dolor de cabeza. Por eso, te presentamos 5 claves a tener en cuenta al momento de dirigir un equipo de trabajo a distancia:
Establece normas claras de comunicación
La comunicación es primordial para dirigir en forma efectiva un equipo remoto distribuido en diferentes espacios. Por eso, establecer un estándar de comunicación y exigir que se cumpla es la primera clave.
Optimiza las herramientas de comunicación
Actualmente, el mercado ofrece un amplio abanico de herramientas de comunicación. Sin embargo, la mejor y más eficiente manera de comunicarse y mantener a todos los interlocutores totalmente involucrados y atentos durante los encuentros virtuales, es la videoconferencia.
Presta atención a todo lo que sucede en los equipos
Asegúrate de que la comunicación entre los miembros del equipo remoto fluya de manera efectiva. Debes estar atento a los objetivos globales del equipo y estudiar si lo que está haciendo cada miembro contribuye a tal fin.
Crea miembros de equipo responsables
Es esencial establecer metas y expectativas para cada uno de los integrantes del equipo de trabajo y asegurarse de que se las cumpla en tiempo y forma. Esto es importante: ni el trabajo debe ser abrumador (mucho menos el seguimiento que se haga de él), ni se debe caer en una delación tal que parezca que responsabilidad y productividad ya no forman parte del desempeño laboral requerido.
Elige de manera inteligente a los miembros de tu equipo
Debido a la distancia, se necesita de personas motivadas y predispuestas, proactivas y con iniciativa. Asegúrate de motivarlos y mantenerlos cohesionados, con sentido de pertenencia y un fin común, para que estén alineados con las expectativas y necesidades de la institución.
Consejos Prácticos y Efectivos para Liderar Equipos de Trabajo Remoto
Uno de los grandes retos del trabajo remoto para un equipo es cómo organizarse. Por eso te brindamos, a continuación, algunas prácticas valoradas como efectivas:
Mucha comunicación
La comunicación nunca sobra. Si bien parece que el trabajo remoto es solitario porque no hay contacto físico, la verdad es que la comunicación es más vital que nunca. Un equipo remoto debe tener la capacidad de poder comunicarse en forma muy fluida y directa para que el trabajo sea productivo y eficiente.
Si bien parece que el trabajo remoto es solitario porque no hay contacto físico, la verdad es que la comunicación resulta más vital que si se tratara de trabajo presencial.
Hablar “Cara a Cara”
Es clave acortar distancias y favorecer vínculos interpersonales. Como dijimos al inicio, la videoconferencia o videollamada es mucho más efectiva frente a otros medios de comunicación virtual, en tanto permite la comunicación “cara a cara” (lo que incluye el lenguaje no verbal).
Aprender a delegar
Es imposible hacerlo todo solo. Aprende a delegar por muy difícil que te sea hacerlo. Al compartir tareas, tu trabajo gana en productividad. De eso trata, en definitiva, el trabajo en equipo.
Usar herramientas adecuadas para mantener al equipo cohesionado
Las herramientas de gestión en la nube y los software colaborativos son fundamentales para trabajar en equipo de manera remota. Así, todos pueden ingresar en cualquier momento y desde cualquier lugar, ver quién está trabajando y en qué.
Establecer un espacio para la distensión con el equipo
Realizar reuniones en forma regular que no sean por motivos laborales es una buena idea para reforzar lazos y cohesionar al grupo. Otra opción es una charla distendida por Zoom, Google Meet u otra plataforma. ¿Pensaste en un segundo viernes de café, por ejemplo?
Desafíos que las Instituciones Educativas Afrontan en Torno al Trabajo Remoto
Veamos algunos de ellos:
- Crear confianza
- Lograr mayor grado de colaboración
- Compartir información entre el equipo
- Mantener la motivación y la productividad en el equipo de trabajo
- Equilibrar vida personal con trabajo
- Mantener una comunicación eficaz
- Usar de forma correcta las herramientas digitales
- Evitar la morosidad
- Implementar medios y formas de pago adecuados a las necesidades de los tutores y clientes.
Trabajo Remoto: Retos que el Equipo de Trabajo de tu Institución Educativa Puede Enfrentar y Cómo Solucionarlos
Los retos principales que puede enfrentar tu colegio ante el modelo del trabajo remoto son los siguientes:
- Falta de comunicación e información insuficiente (tanto interna como con tutores y clientes). Solución: implementar la omnicanalidad y enviar a los a los tutores y clientes comunicados y recordatorios de deuda con link o botón de pago, por ejemplo.
- Profundizar en el por qué de la falta de compromiso en el pago por parte de los padres de familia y clientes. Solución: conocer a los deudores, su perfil y características para poder segmentarlos y trabajar la deuda en forma personalizada.
- Tecnología obsoleta o inadecuada. Solución: implementar nuevas tecnologías que ayuden a las tareas administrativas del colegio como un software de gestión de cobranza o un software de soluciones para equipo, para trabajar de forma colaborativa.
- Falta de productividad y mal manejo de los tiempos. Solución: automatizar los procesos mediante tecnologías especializadas.
- Aumento de la morosidad. Solución: trabajar las deudas en forma personalizada aplicando políticas de cobranza claras y precisas.
Conclusión
Para gestionar el trabajo remoto es necesario desarrollar buenas prácticas que permitan sacar el máximo potencial de todos los miembros del equipo.
En la actualidad, la calidad del proyecto de las instituciones educativas y la calidad de vida de sus trabajadores dependen de estrategias asertivas de colaboración.
Gracias a las nuevas tecnologías, como los software en la nube, se han multiplicado las posibilidades para ser más productivos, permitir la flexibilidad, descentralizar el trabajo y monitorear las acciones llevadas a cabo por cada miembro del equipo de trabajo remoto.
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