La gestión de cobranzas requiere del diseño de estrategias especiales para que las operaciones dedicadas a la recuperación de las deudas resulten productivas y rentables. Así, es fundamental implementar un sistema de gestión de cobranza especializado en instituciones educativas.
La gestión de cobranzas requiere del diseño de estrategias especiales para que aquellas operaciones dedicadas a la recuperación de las deudas sean productivas y rentables.
A continuación te contamos cómo un sistema de gestión de cobranzas específico te ayudará a aumentar la productividad y eficiencia del equipo institucional.
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Descubre Cómo Puede Ayudarte un Sistema de Gestión de Cobranza
¿Por qué deberías usar un sistema de gestión de cobranzas en tu institución educativa? Conoce cómo esta tecnología ayuda a mejorar la recuperación de deuda, a partir de aplicar unas estrategias específicas para cada tipo de deudor y mora, por ejemplo.
La implementación de un software que automatice determinados procesos repercute en las diversas áreas involucradas con las cobranzas y la administración contable de una institución educativa. Veamos de qué modo.
Cobranza Eficiente
Implementar un software de gestión y automatización de procesos de cobranza para instituciones educativas hace más eficiente el trabajo, en general, porque facilita y automatiza la carga listas de clientes y tutores.
Estas listas se pueden segmentar de acuerdo con las distintas interacciones que se generen en cada contacto.
Implementar un software de gestión de cobranza para instituciones educativas hace más eficiente tu trabajo al cargar listas segmentadas, de forma automática.
Luego, según el análisis histórico de cada deudor y el comportamiento de cada segmento, se pueden identificar patrones que permiten optimizar el trabajo administrativo de tu institución.
Medición y Aumento de la Productividad del Área Administrativa
Existe un punto a tener en cuenta antes de mejorar la cobranza: medirla. Un software de gestión permite recolectar los datos necesarios, procesarlos, analizarlos, medirlos y emitir reportes con los resultados. Este tipo de diagnóstico temprano facilita la redefinición de estrategias y, consecuentemente, llevar adelante planes de mejora de desempeño.
Además, al automatizar las tareas más repetitivas transforma el tiempo improductivo en tiempo que podría ser usado, por ejemplo, para diseñar mejores estrategias cobranza y comunicación con los tutores y clientes morosos.
Un Sistema de Gestión de Cobranza Permite el Contacto Omnicanal con los Padres y/o Tutores
El contacto omnicanal es efectivo para las moras preventivas y tempranas, es decir, aquellas con pocos días de retraso.
El sistema de gestión de cobranza permite efectuar envíos de la deuda en forma automática y por diferentes canales. De esta manera, se notifica al tutor o cliente cuándo está por vencerse o se ha vencido un plazo de pago.
¿Por qué es tan importante la omnicanalidad? Mientras más canales se dispongan para contactar a los tutores y clientes deudores, más oportunidades de recuperar la deuda hay, además de que resulta más personalizado será el trato con los morosos.
Mientras más canales dispongas para contactar a los tutores y clientes deudores, más oportunidades de recuperar la deuda vas a tener.
Visión Global de los Clientes, Padres y/o Tutores
Un software de gestión de cobranza permite que con solo loguear en la plataforma, adquieras una visión completa e integral de los tutores y clientes de tu institución, así como de su estado de deuda. Como accedes a información histórica de cada deudor, se facilita el éxito en las interacciones, sobre todo en casos de mora avanzada.
Automatización de la Cobranza
Aulicum te permite el envío de mensajes masivos para recordar a los tutores y clientes la fecha de vencimiento de sus pagos así como las opciones y medios de pago disponibles. Incluso, es posible elegir un recordatorio específico para cada segmento de deudores, en relación con la estrategia de cobranza que se haya diseñado.
Autoservicio
La autogestión es muy efectiva en caso de moras tempranas y para optimizar la gestión del área administrativa. De esta manera, tutores y clientes pueden acceder y conocer fácilmente su deuda y resolver por sí mismos las transacciones, sin tener que interactuar con un agente, y con disponibilidad 24/7.
Previsibilidad en el Proceso de Cobranza
Por otra parte, un software de gestión de cobranzas agiliza el trabajo en momentos de coyuntura, como fue el inicio de los confinamientos por covid-19, porque permite el monitoreo, desde cualquier lugar y en tiempo real, de toda la operación financiera de una institución educativa.
A largo plazo, analizando las métricas obtenidas por el sistema y cruzando estos datos con la contabilidad general de la institución, es posible tomar acciones preventivas y correctivas para optimizar el proceso de cobranza, por ejemplo.
Detección de Deficiencias en los Procesos de Cobranza
Con un sistema de gestión de cobranza es posible monitorear y detectar en tiempo real errores y deficiencias en el proceso de cobranza, de forma tal que se pueden llevar a cabo ajustes periódicos con base en los resultados obtenidos.
Integración con Otros Sistemas de gestión administrativa
Finalmente, un módulo de gestión de cobranzas es pasible de ser integrado con sistemas de gestión administrativos, por ejemplo. Entonces, sería posible llevar la contabilidad de tu institución a la par de toda la información administrativa de importancia. y en relación con legajos, becas y hasta pago a proveedores.
Por Qué Incorporar un Sistema de Gestión de Cobranza en tu Institución
La respuesta es muy sencilla y fácil de reconocer como un gran paso para la institución. Aulicum permite que tu institución educativa:
- Disminuya los índices de morosidad y con ello el porcentaje de deudores incobrables.
- Aumente la recaudación al disminuir el tiempo entre la generación de la deuda y el cobro.
- Mejore el vínculo con tutores y clientes.
- Disminuya los costos asociados a la gestión de mora tardía, entre otros.
- Efectúe un mejor uso de los recursos.
- Alivie las tareas repetitivas y manuales del equipo administrativo
- Optimice el uso del tiempo.
- Permita el acceso y seguimiento de las cobranzas desde cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar.
- Incorpore innovación tecnológica.
Qué Opciones de Sistemas de Gestión de Cobranza Existen
Si bien el abanico de posibilidades en el mercado es innumerable, el software de gestión y automatización de procesos de cobranza para instituciones educativas de Aulicum es la mejor opción.
Un software como Aulicum te permite llevar a cabo en forma automática desde la generación de los conceptos a cobrar, hasta la comunicación y el pago online optimizando la gestión administrativa de tu colegio.
Se trata de un sistema disponible en la nube, con una interfaz muy intuitiva y especialmente diseñado para instituciones educativas. Además, cuenta con un equipo de respaldo, muy formado y siempre atento a brindar respuestas y soluciones
Conclusión
La gestión administrativa de tu colegio puede beneficiarse con el uso de Aulicum, un software de gestión de cobranzas y automatización de procesos de cobranza que permite automatizar y hacer un mejor seguimiento de tus cuentas por cobrar, así como de la tasa de morosidad.
Entre los beneficios de la implementación de este tipo se cuentan las mejoras en los índices de mora, así como la oportunidad de introducir innovación y autonomía en la gestión de pagos por parte de tutores y clientes.
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