Para reclamar el saldo de una deuda incobrable, la primera opción suele ser una sumatoria de intentos de hablar por teléfono o de enviar mails o mensajes. Pero en ocasiones, la institución sigue sin tener respuestas por parte del alumno o la familia sobre una fecha de pago estimada.
Sabemos que esta situación no es fácil, y que muchas veces llega a resultar desgastante. Sin embargo, una institución educativa requiere de todos los fondos correspondientes a su prestación para afrontar el pago de sueldos, de servicios, y la compra de consumibles.
En este artículo te ofreceremos 5 consejos para evitar que las deudas se vuelvan incobrables.
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¿Cuándo se considera a una deuda como incobrable?
Incluso en situaciones como esta, hay una buena noticia: a pesar de su nombre, las deudas incobrables siguen teniendo validez legal y es posible saldarlas.
Ahora bien, no es un trabajo sencillo ni rápido. La recuperación de las deudas incobrables debe realizarse a través de una estrategia clara, y siguiendo las instancias que recomiendan los especialistas en el tema.
También es posible derivar el cobro a un estudio jurídico o un gestor de cobranzas, para que actúe a través de mediaciones e incluya la posibilidad de ir a un juicio. El problema, obviamente, es que esta solución hace que el pago se demore más en el tiempo.
Si ves el siguiente video, comprenderás cómo tratar estas deudas desde la contabilidad:
Click to tweet: A pesar de que se las llama deudas incobrables, siguen teniendo validez legal y es posible saldarlas.
5 consejos para evitar las deudas incobrables
Contar con una gestión proactiva en materia de cobranza hará que se agoten todas las instancias anteriores a la condición de “incobrable”.
Para ello, te mostraremos a continuación 5 herramientas que pueden servirte en tu labor diaria para recuperar todo tipo de deudas. Incluso, te ayudarán a trabajar con la cartera de morosos a fin de evitar esta condición en un futuro.
#1 Verificar el comportamiento histórico del alumno
Tener un historial ordenado sobre cada alumno es una herramienta fundamental. De esta forma, cuando la deuda vaya creciendo podrás saber si se trata de un comportamiento habitual que luego el cliente subsane, o si es algo fuera de lo habitual.
También puede ayudarte para que observes cómo se ha resuelto la misma situación anteriormente y definas qué medidas conviene tomar ahora. En este sentido, una herramienta que ayude a gestionar la cartera de deudores con información actualizada y segmentación de la deuda es siempre un plus.
#2 Establecer términos y condiciones claras
El dicho afirma: “Cuentas claras conservan la amistad”. Si lo aplicásemos a las instituciones educativas, podríamos decir que “términos y condiciones claras conservan la buena relación con la comunidad”.
Contar con políticas de crédito y cobranza es de vital importancia para la organización, ya que fijan los criterios con los que se va a trabajar. También, ayudan a mantener buenas relaciones con las familias, clientes y tutores.
Entre las políticas que se pueden especificar por escrito, debemos incluir las siguientes:
- Fechas estipuladas para la realización de los pagos.
- Medios de pago disponibles.
- Situación a partir de la cual se considera el saldo como vencido.
- Consecuencias de que el pago no se efectúe y se considere en mora.
Tener una política de crédito y cobranza clara y por escrito fijará los criterios de trabajo y ayudará a mantener las buenas relaciones con familias y clientes.
#3 Comunicarse con regularidad
Mantener una comunicación constante es fundamental. Es por ello que se vuelve necesario contar con un canal de comunicación a través del cual se puedan monitorear de cerca las cuentas por cobrar hablando con los responsables de dicho pago.
En este sentido, se deberá contar —por lo menos— con una persona que haga el seguimiento de las deudas. Para realizar su trabajo, deberá poseer toda la información actualizada que se requiera en cada caso.
Incorporar una herramienta de gestión de la cobranza que ofrezca la posibilidad de emitir comunicados y darles seguimiento será de gran ayuda. Esto es porque, de esta forma, disminuyen los errores manuales y las tareas repetitivas que le quitan tiempo a la gestión de la cobranza sin sumarle valor.
#4 Enviar la deuda de manera inmediata
El proceso de facturación y envío del comprobante debe ser eficiente. Esto es: cuando se factura, se debe enviar el comprobante en tiempo y forma para que el cliente cuente con todos los días correspondientes para el pago.
Si la emisión de los conceptos por cobrar no se realiza en fecha, pueden producirse retrasos en los pagos o confusiones sobre los plazos, vencimientos e intereses punitorios.
Además, un retraso de este tipo puede consolidar una imagen de poca seriedad o informalidad. Y esta es una situación que no debe ocurrir cuando se trata de fijar políticas de cobranza ordenadas y precisas.
Por todo ello, es necesario que el trabajo de gestión de la cobranza esté coordinado y funcione de manera unificada. Así, se evitarán demoras que podrían perjudicar a la institución, a la vez que se trabajará en la educación comercial de clientes y alumnos.
Es imprescindible una buena coordinación en el trabajo de gestión de la cobranza para que los comprobantes se envíen en tiempo y forma.
#5 Tener un control automatizado de la cobranza
Es posible que el sector administrativo no cuente con una herramienta que le ayude a llevar un seguimiento de la cartera de clientes y de la cobranza. En este caso, se vuelve muy fácil que pierda de vista aquellas cuentas deudoras que requieren especial atención.
Aulicum es una herramienta de gestión y automatización de la cobranza especializada en la labor y las necesidades de las instituciones educativas.
Desde Aulicum, podrás seguir las cuentas morosas, realizar actualizaciones de interés y contar con el historial actualizado de cada deudor. Estas funciones, como puedes ver, han sido pensadas para evitar que las deudas se vuelvan incobrables.
Conclusión
La implementación de estos 5 consejos —verificar el historial, definir una política de crédito clara, mantener una comunicación continua, enviar las facturas en tiempo y forma y tener un control de la cobranza— evita la consolidación de una deuda incobrable.
En este marco, implementar una herramienta de gestión de cobranza como Aulicum te traerá múltiples beneficios. En primer lugar, libera al personal de los aspectos vinculados con el seguimiento y el control de la cartera de morosos que resultan más mecánicos.
Además, no solo ofrece ayuda en el día a día del área administrativa sino que también mejora el clima institucional al asegurar una cartera más ordenada y transparente.
Aulicum puede ayudarte a aumentar la liquidez, reducir la morosidad y llevar un mejor control de la recepción de los pagos en tu centro de educación.
¡No dudes en contactarnos! Un asesor podrá brindarte toda la información que requieras.
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