Garantizar una mayor seguridad financiera para tu institución y frente a tus clientes requiere de un buen control del sistema de cobranzas. En este marco, la clasificación de cuentas por cobrar es una estrategia ideal para asegurar el cumplimiento de los plazos de pago y realizar seguimientos personalizados.
Unas cuentas ordenadas y una liquidez suficiente son grandes ventajas para toda institución educativa. Esto se debe a que, una vez resuelta la parte financiera, la institución podrá poner el foco en su prioridad: la formación.
Existen softwares diseñados especialmente para acompañar el ordenamiento de las cuentas por cobrar. Si deseas saber cómo utilizarlos para desarrollar un enfoque estratégico sobre tus finanzas y clasificar tus cuentas por cobrar, no dejes de leer este artículo.
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Importancia de realizar la clasificación de las cuentas por cobrar
La clasificación de las cuentas por cobrar garantiza un mayor orden para tu registro contable. En este sentido, permite reconocer con facilidad la morosidad y llevar un registro de los plazos vinculados con los pagos.
La clasificación de las cuentas por cobrar permite llevar al día el registro de los pagos de tus clientes. Así, le aporta orden al trabajo en el sector contable y libera tiempo para sus responsables.
En consecuencia, optimiza el tiempo de trabajo del equipo de administración, porque le permite distinguir con facilidad a los tutores o estudiantes en mora. Además, mejora la rentabilidad de la institución en cuanto a su liquidez y también en el sentido de una mayor satisfacción para padres y tutores.
Este tipo de gestión contable te permitirá conocer la dinámica de pago de tus clientes y, así, tomar decisiones provechosas. Por ello, hablamos de un enfoque estratégico que genera facilidades, alerta sobre irregularidades y fomenta una mayor conciencia respecto del cumplimiento de los objetivos institucionales.
Clasificación de las cuentas por cobrar
Un mayor conocimiento de tu destinatario en tanto cliente conllevará la eficiencia de la clasificación de las cuentas por cobrar en tu institución. Te proponemos los siguientes criterios de clasificación: origen, plazo de pago e importancia.
Ten en cuenta que, según las necesidades de tu institución, estos criterios pueden ajustarse en el momento y ser flexibles a modificaciones. Después de todo, estamos ante una herramienta que debe ser útil para la toma de decisiones y posibilitar un control que garantice la seguridad de clientes, padres y tutores.
De acuerdo con el origen
Esta clasificación tiene en cuenta el tipo de actividad al que está asociada la cuenta por cobrar. Así, pueden reconocerse como principales aquellas que tienen que ver con la actividad central de la institución: en este caso, las cuotas de padres y tutores.
En segundo lugar se definirán las secundarias, que son las deudas internas. Por último, pueden clasificarse como eventuales aquellos pagos esporádicos o no permanentes, como los que se derivan de un curso especial o un evento no obligatorio.
Para tener un sistema contable bien definido y así tomar decisiones estratégicas, es precisa una clasificación de las cuentas por cobrar adaptada a las demandas de la institución.
Gracias a esta clasificación se le podrá conceder estabilidad al sistema de cobranza de la institución. Así, será posible tomar decisiones acertadas, realizar inversiones provechosas o ajustar los gastos en caso de que sea necesario.
De acuerdo al plazo de pago
Las cuentas por cobrar se pueden clasificar, también, según sean cuentas de corto o largo plazo. Las primeras comprenden deudas incluidas dentro de los últimos treinta días; las segundas implican un plazo mayor, acordado entre cliente e institución.
Este criterio se revela en su importancia cuando consideramos el factor tiempo como algo fundamental en un sistema de finanzas eficiente.
La situación económica de una gran cantidad de países revela altos índices de inflación. Mes a mes se devalúan las monedas oficiales, y esta pérdida de valor económico impacta sobre los ingresos de las instituciones educativas.
Cuando no se cumplen los plazos estipulados para el pago de los conceptos facturados, las desventajas recaen sobre toda la comunidad implicada. En consecuencia, la institución educativa no puede reinvertir ni mantener sus niveles de capacitación de calidad.
Por ello es necesario disminuir la morosidad mediante un sistema confiable, que defina claramente los plazos que deben cumplirse y ofrezca alternativas diversas para concretar el pago (botón de pago electrónico, link de pago, medios habilitados, entre otras opciones).
De acuerdo a importancia o relevancia
Las cuentas por cobrar se clasifican en relevantes u ordinarias según sean cambiantes o permanentes. Esto se debe a que, para su seguimiento, admiten estrategias diferenciales.
Las primeras requieren de un plan estratégico para direccionar correctamente el cobro, pues supondrán el ingreso de un monto elevado cuando sean abonadas. Las segundas refieren a las transacciones comunes, cuyo impacto solo se revela en el conjunto del total.
Un sistema de cobranzas ordenado mediante la clasificación de cuentas por cobrar da seguridad financiera a la institución.
Un sistema financiero ordenado se traduce, finalmente, en alumnos seguros y conformes con la institución y con su sistema de pagos. Y este sentimiento se deriva de resultados observables a nivel institucional, es decir, de una inversión económica percibida como inversión en educación de calidad.
Conclusión
Al recibir los pagos en los plazos estipulados, tu institución podrá seguir garantizando calidad académica. Además, la gestión eficiente de la cobranza se traducirá en equipos satisfechos con el pago de sus sueldos y con las condiciones laborales en general.
Finalmente, unas finanzas ordenadas, que aseguren la liquidez y el seguimiento de las cuentas por cobrar, también habilitan incorporaciones tecnológicas. Y no solo nos referimos al e-learning sino también, y muy especialmente, a los sistemas de cobranza online como Aulicum.
Optimizar las transacciones cotidianas con software precisos, especialmente pensados para instituciones educativas, asegura ganancias que se convierten en inversiones para seguir creciendo.
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