Un sistema integral de pago puede ser una excelente herramienta para una institución educativa. Esto se debe a que contribuirá con el trabajo administrativo diario y permitirá realizar una gestión de deudores eficaz.
La cobranza de una cartera morosa exige un proceso estratégico y proactivo por parte del área administrativa de la institución. Se trata, en última instancia, de generar el hábito y la cultura de pago en los padres, tutores o alumnos
Un sistema de cobranza colabora en este sentido ya que, entre otras muchas funciones:
- envía mensajes con recordatorios de pago;
- ofrece medios de pago diversos;
- genera las facturas y obligaciones a principio de mes.
En este artículo te contaremos cómo un sistema integral de pago puede ayudar a tu institución educativa:
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Sistema Integral de Pago: ¿qué sería?
Un sistema de pago, o de cobranza, es una herramienta tecnológica que ayuda a la institución educativa a poner en orden las cuentas por cobrar. Además, permite darle seguimiento a aquellas que adeuden su abono.
Para lograr su finalidad, el sistema realiza las siguientes funciones:
- Automatiza la generación de los conceptos por cobrar mediante procedimientos preestablecidos.
- Simplifica la comunicación con alumnos a partir del envío de recordatorios de pago e información de interés, como los medios de pago disponibles.
- Segmenta las deudas para identificar y facilitar las gestiones por seguir según cada tipo de mora.
- Calcula los intereses de las deudas vencidas.
Todas estas tareas pueden ser ejecutadas por nuestro sistema de gestión y automatización de cobranzas. Te invitamos a conocerlo en el siguiente video:
Gracias a estos recursos, el sector administrativo no tendrá que realizar tareas tediosas o repetitivas. En consecuencia, podrá focalizar su tiempo y su fuerza de trabajo en actividades más productivas para la institución y en aquellas que necesiten atención personalizada.
Ahora bien, para alcanzar el objetivo de reducir la morosidad se necesitará, además del sistema de cobranza, del establecimiento de una política clara de créditos y pagos. Esta incluye el conjunto de sanciones que se aplicarán si no se cumplen los acuerdos.
De esta forma, el equipo de trabajo contará con las herramientas y los criterios adecuados para realizar una óptima gestión de la cobranza.
Un sistema integral de pago es una herramienta tecnológica que ayuda a poner en orden las cuentas y a darle seguimiento a los pagos pendientes.
Beneficios de automatizar los pagos:
Los avances de la tecnología permitieron automatizar muchas tareas que antes implicaban días completos de trabajo. Ahora, con un simple clic se pueden concretar numerosos procesos administrativos de forma simple y rápida.
Algunos de los beneficios de automatizar la gestión de la cobranza son los siguientes:
- Se minimizan los errores humanos.
- Se libera tiempo para el equipo en relación con tareas rutinarias e impersonales, a fin de que puedan ocuparlo en procesos de mayor importancia administrativa.
- Se vuelve eficiente el proceso de emisión de créditos
- Se facilita la comunicación con alumnos a partir de que se envían recordatorios de cuentas por cobrar y registros de pago.
Automatizar algunas tareas administrativas facilita las operaciones diarias y permite dedicarle tiempo a funciones más estratégicas. Por ejemplo, a coordinar reuniones con los padres que adeudan cuotas o realizar llamados puntuales a algunas familias, tareas que no pueden ser reemplazadas por un sistema.
Un sistema integral de pago permite automatizar tareas como la emisión de deuda y liberar tiempo para otras funciones más estratégicas.
El impulso del uso de sistemas de pagos
Como ya vimos, los beneficios que trae a la institución educativa contar con un sistema de pago son varios. Desde ordenar y facilitar el trabajo administrativo hasta seguir de forma detallada las cuentas pendientes de pago.
En última instancia, se trata de reducir el índice de morosidad de la institución hasta que deje de ser un problema. Contar con liquidez le permite al instituto, en principio, afrontar de mejor manera el pago de sueldos o los gastos mensuales, pero también proyectarse a futuro.
Cuando se logra reducir la morosidad y se enseña una conducta de pago prolija en cuanto a tiempo y forma, la institución podrá pensar en realizar inversiones que mejoren su propuesta educativa.
Un sistema de cobranza puede ayudar a reducir la morosidad y obtener una conducta de pago más prolija por parte de padres y tutores.
Conclusión
Un sistema integral de pago favorece una administración ordenada. Además, permite darles el seguimiento correspondiente a las cuentas por cobrar.
En Aulicum te ofrecemos un software de gestión y automatización de los procesos de cobranza pensado especialmente para la gestión diaria de los institutos educativos. Con él podrás automatizar la gestión de las deudas mediante procesos recurrentes y consolidar la comunicación con padres y tutores.
A su vez, nuestra herramienta clasifica y segmenta las cuentas morosas para que la institución pueda orientar las acciones pertinentes de seguimiento y cobranza.
Aulicum es un desarrollo en la nube. A diferencia de un sistema de escritorio, instalado de forma fija en una máquina particular, se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con Internet, 24/7 y con clave de acceso para mayor seguridad.
Finalmente, también contamos con un portal del cliente y una app desde donde los padres y tutores podrán ver de forma sencilla su estado de cuenta y gestionar sus pagos si tuvieran facturas pendientes.
Más de 150 instituciones trabajan con Aulicum. ¡No dudes en consultarnos! Nuestros asesores están a tu disposición para resolver cualquier duda que pudiera surgir.
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