¿Pierdes mucho tiempo contactando a padres y clientes morosos, en procura de disminuir la cartera a cobrar? ¿Necesitas disminuir la tasa de morosidad y aumentar la productividad en tu institución educativa? La automatización de cobranza es la mejor manera de hacerlo.
¿Quieres saber por qué? Te lo contamos en este post.
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¿Qué es la Automatización de Cobranza?
Automatizar los procesos que normalmente son estructurados, centralizados o dentro del back office de las organizaciones, tal y como ocurre con las tareas de cobranza, consiste en procesar automáticamente aquellas actividades rutinarias y repetitivas, basadas en las reglas de la operación.
Automatizar los procesos de cobranza consiste en procesar automáticamente aquellas actividades rutinarias y repetitivas, basadas en las reglas de la operación.
Tradicionalmente, estas tareas se llevan a cabo de forma manual, lo que puede llevar a errores y pérdida excesiva de tiempo que bien se podría invertir en tareas de gestión, por ejemplo. ¿Cómo beneficia en estos aspectos la automatización de la cobranza?
Sencillo: será una herramienta tecnológica la que realizará automáticamente los procesos que de tan rutinarios y repetitivos pueden caer en olvidos, descuidos, errores involuntarios propios de una tarea mecánica y a veces tediosa.
Por ejemplo, si hablamos de recibir pagos de clientes, se agiliza la operación porque se genera automáticamente la deuda mediante procesos recurrentes, a la vez que se habilitan los medios de pago disponibles, por ejemplo.
Nada de errores respecto de enviar los recordatorios de vencimientos o confusiones acerca de los atrasos o tipos de mora.
Ahora bien, ¿cómo beneficia esto a tu institución educativa?
Ventajas de Implementar la Automatización de Cobranza en Institución Educativas
Veamos cuales son las 5 ventajas principales que aporta la automatización de la cobranza en tu institución:
Ahorro de Costos
Uno de los grandes beneficios en implementar tecnología especializada es el tiempo que se ahorra. El personal responsable de la gestión de la cobranza ya no deberá realizar tareas repetitivas como enviar recordatorios de deuda y asentar los pagos de forma manual.
Además, hay algunos beneficios extras en relación con la emisión de comprobantes en papel frente a la posibilidad de hacerlo online y hasta ofreces opciones de pago en línea con mejores comisiones y beneficios para la institución.
Implementar un proceso de automatización de cobranzas significa ganancia en tiempo valioso para acciones orientadas a mejorar la rentabilidad de la institución.
Mejora en la Atención y Seguimiento de Cobros y Pagos
Un sistema de cobranza automatiza la generación de deuda, además de priorizar y llevar a cabo el seguimiento personalizado de las cuentas corrientes de forma actualizada. De esta manera, agiliza los tiempos de espera y reclamación.
Reducción de Errores
El uso de una herramienta tecnológica específica reduce los errores humanos exponencialmente. Al introducir los datos y realizar las cobranzas, el sistema detecta deficiencias o cuellos de botella en los procesos y es posible, entonces, tomar medidas para salvarlos.
Por ejemplo, con un software de gestión de cobranza puedes resolver con facilidad discrepancias en torno a pagos duplicados o errores en el valor total de la deuda.
Segmentacion de Clientes
Con tecnología adecuada, podrás agrupar a los clientes por criterios comunes para automatizar las comunicaciones, su periodicidad y plantillas para procurar recibir el pago.
Algunos de los segmentos pueden ser:
- Deuda mayor a 3 meses.
- Deuda del mes corriente.
- Deuda mayor a X monto.
Automatización de Recordatorios
El software programa los recordatorios de deuda automatizando la comunicación con los tutores y clientes. Se habilitan, además, algunas opciones de gateway de pago para que puedan evaluar. Esto permite reducir la cartera vencida, reducir la morosidad e incrementar la productividad, en general.
¿Cómo debes hacerlo?
¿Cómo puedes Automatizar la Cobranza de tu Institución?
La forma más óptima para llevar a cabo la automatización de la cobranza es mediante la implementación de un software de gestión de cobranza especializado como el que ofrece Aulicum, por ejemplo.
Implementar un software especializado para la automatización de la mejora la toma de decisiones a fin de diseñar estrategias de cobranza efectivas.
Con una implementación de esa naturaleza, las ventajas que obtendrás se harán evidentes en el aumento de ingresos y reducción de costes. Además de facilitar la toma de decisiones, mejora la productividad de los recursos humanos y la rentabilidad de tu institución educativa.
Claves y Pautas a Tener en Cuenta para Implementar la Automatización de la Cobranza
¿Quieres saber cómo implementar la automatización de la cobranza de forma óptima y eficaz?
- Recopila información: datos de tutores y clientes.
- Lleva un control previo de la cartera de deudores y montos de deuda.
- Capacita al personal a cargo de la cobranza y a todos aquellos que vayan a tener contacto con el nuevo sistema de gestión de cobranza.
- Implementa nuevos sistemas de orden para no perder tiempo buscando la información necesaria.
- Ofrece garantías a los tutores y clientes: ellos deben percibir seguridad durante cualquier cambio.
- Implementa un sistema de backup para no perder nada durante el cambio.
- Realiza un seguimiento de cobros para asegurarte de que se ha añadido toda la información necesaria y pertinente.
- Analiza los datos y evalúa proactivamente si la automatización funciona bien.
Conclusión
Una búsqueda orientada a la automatización de los procesos de cobranzas, en general, está asociada a la necesidad de llevar eficiencia a las operaciones diarias de una institución educativa.
Implementar un software de gestión y automatización de procesos de cobranza como Aulicum ayudará a mejorar las interacciones de los agentes de cobranza con los tutores y clientes.
Si algo de la automatización de cobranza es importante, se trata de ayudar a optimizar tiempo y esfuerzo, con el objetivo de mejorar los procesos que conducen a las metas establecidas.
Un software de automatización de cobranzas ayuda a mejorar tu liquidez, reducir la morosidad y llevar un mejor control de la recepción de pagos.
¿Qué estás esperando?
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