El cobro de las deudas no es una tarea sencilla para una institución educativa. Lamentablemente, hay padres y clientes que, por diversas razones, prefieren dilatar la deuda en el tiempo. Algunos, incluso, llegan a evitar las llamadas y los mensajes que se les envían.
En relación con esta situación, nos ocuparemos de algunas de las prácticas que se deben eludir si el objetivo es achicar la cartera de morosos de la institución. En el siguiente artículo, entonces, abordaremos 7 errores frecuentes al momento de realizar el cobro de las deudas.
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Los 7 principales errores que debes evitar al momento de cobrar una deuda
La gestión de la cobranza de deudas es una tarea muy importante para una institución educativa. A fin de que el establecimiento tenga un buen rendimiento y cuente con la liquidez necesaria para enfrentar sus gastos diarios, es requisito que familias y clientes mantengan sus cuotas, colegiaturas y cargos al día.
Si deseas saber más al respecto, te invitamos a ver el siguiente video, que te ofrecerá técnicas y herramientas útiles para que logres una cobranza exitosa:
Ahora bien, ¿qué errores debes evitar si tu objetivo es desarrollar una gestión de la cobranza efectiva? Veamos:
1. Esperar demasiado
Ya lo dice el dicho: “El tiempo es oro”. Sin lugar a dudas, un factor decisivo en el proceso del cobro de deudas es el tiempo: cuanto más tiempo permanezcan impagos los conceptos, más difícil resultará ejecutar los cobros correspondientes.
Para evitar el riesgo derivado de una espera demasiado prolongada, se debe asumir una actitud proactiva en la gestión de la cobranza: enviar recordatorios previos al momento del pago y no esperar a que ocurra el vencimiento.
El tiempo es un factor decisivo en el proceso del cobro de deudas. Mientras más tiempo pasen impagas las facturas, más difícil será cobrar los montos correspondientes.
2. No tener una política de crédito y cobranza
Contar con una política de crédito y cobranza clara e informarla por escrito es una forma sencilla de establecer las pautas de la relación comercial entre la institución educativa y las familias.
¿Qué debe explicar la política de crédito y cobranza? Los siguientes son algunos de los puntos más importantes:
- Cuáles son las fechas de vencimiento.
- Cuál es el proceso de seguimiento del pago.
- Cuáles son los medios de pago disponibles.
- Cuáles son las consecuencias en el caso de que el crédito entre en mora.
- Quien cubrirá los gastos e intereses moratorios en caso de que la cuenta sea asignada a un externo para su recuperación.
Estas pautas deben ser muy precisas y, sobre todo, deben ser respetadas y cumplidas desde la propia institución. En otras palabras, deben ser llevadas a cabo sin excepciones.
La política de crédito y cobranza de una institución educativa debe estipular cuáles son las fechas de vencimiento, cuál es el proceso de seguimiento para los cobros y cuáles las consecuencias por falta de pago.
3. Ignorar los motivos que provocan el retraso
Otro de los factores decisivos para una gestión eficaz del cobro de las deudas es la comunicación. Hoy en día los medios se diversificaron, y es posible emprender acciones de comunicación a través del correo electrónico, o por medio de algún portal para los alumnos.
Estar en contacto con todas y cada una de alumnos, conocer la situación específica que están atravesando y entender por qué se demoraron con el pago resulta vital para ubicar las deudas en su contexto. Quizás, esta decisión permita establecer una solución a corto plazo para cobrar la deuda.
4. Aceptar evasivas
La institución debe mantenerse firme y no permitir evasivas frente a los comunicados y las gestiones de cobranza. En última instancia, se debe tratar de hablar con el encargado de realizar el pago para encontrar una solución al problema.
Si, pese a la insistencia de la institución, los recordatorios de pago siguen siendo ignorados durante semanas, puede entenderse como clara la señal de que no hay intención de saldar la deuda. Por lo tanto, será recomendable asignarle la cuenta a una agencia de cobranza, a un abogado o a un gestor de cobro externo, según el caso.
Hay que esquivar las evasivas hasta dar con el responsables de los pagos a la institución. Si pese a la insistencia no se logra contactar con esta persona, será clara la señal de que no hay intención de pagar.
5. Ser incoherente
En uno de los puntos anteriores, enfatizamos la necesidad de dejar la política de crédito y cobranza por escrito, a fin de que todos los padres, tutores y clientes estén al tanto de las condiciones comerciales de la institución.
Pero igual de importante es que la institución sea coherente y ejecute las acciones que correspondan ante una falta. De lo contrario, la política propuesta perderá credibilidad.
Las reglas están para cumplirse, y la institución debe mostrarse siempre como el mejor ejemplo.
6. No ir un paso por delante
La gestión de la cobranza de deudas implica siempre prever lo que puede suceder, estar un paso por delante de los acontecimientos.
Por ejemplo, si se llega a un acuerdo con los alumnos, es necesario tener desde el principio un plan B, una alternativa, para no dilatar la deuda en el tiempo en el caso de que, por determinado motivo, ese acuerdo no se cumpla.
En el mismo sentido actúan los recordatorios de vencimiento o los comunicados que informan acerca de las opciones de pago disponibles. Se trata de una herramienta anticipatoria que actúa proactivamente sobre la deuda corriente de la institución.
7. No implementar un software de gestión y automatización de los procesos de cobranza
Un software de gestión de cobranza es un gran aliado al momento de cobrar deudas y efectivizar los pagos. Los objetivos principales de este tipo de software son ofrecer un panorama real sobre los índices de morosidad, permitir una buena gestión de la cartera morosa y contribuir con la resolución de la falta de liquidez.
Para hacerlo, el software optimiza los tiempos de trabajo de la administración ofreciendo múltiples soluciones: desde la generación de los conceptos por cobrar hasta la gestión de la comunicación de deudas, vencimientos y opciones de pago online a las familias.
Conclusión
Algunos errores cometidos en relación con la cobranza —como esperar demasiado, aceptar evasivas y no tener una política de cobro clara, entre otros— atentan contra el flujo financiero que la institución necesita para mantener su operatividad y asegurar la educación de calidad que propone.
Con Aulicum podrás automatizar la gestión de las cobranzas y optimizar los tiempos de trabajo del área administrativa. Es un instrumento creado específicamente para las instituciones educativas que buscan abordar la morosidad de forma proactiva y resolver la falta de liquidez con una herramienta ágil y eficaz.
Aulicum te permitirá mejorar la gestión y automatizar la cobranza de las deudas en tanto facilita la segmentación de los morosos y calcula los intereses punitorios, entre otras utilidades.
Si quieres saber más sobre el modo de gestionar la cobranza en tu institución de forma fácil y eficaz, ¡no dudes en contactarnos! Uno de nuestros asesores te orientará sobre la mejor opción para tu centro educativo.
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