La búsqueda de la eficiencia en las instituciones educativas requiere, además de planificación, un análisis a nivel administrativo. Asimismo, es fundamental medir los indicadores de cobranza, los KPIs que llevarán a tomar mejores decisiones.
¿Cómo saber el estado financiero real de la entidad educacional? ¿Cómo identificar los problemas y la forma de solucionarlos a fin de contar con un flujo de caja sano?
Como bien sabes, los ingresos son necesarios para el funcionamiento óptimo tanto operativo como humano. Descubre a continuación cuáles son los indicadores que deberías medir.
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¿Qué son los Indicadores de Cobranza y Por Qué Medirlos?
Los indicadores de cobranza —o KPIs de cobranza (Key Performance Indicator, en inglés)— son herramientas de medición de datos. Su enfoque está dirigido hacia una lectura y evaluación del rendimiento o desempeño de áreas o procesos específicos.
Los indicadores de cobranza son instrumentos de medición para un mejor desempeño en el cobro de deudas en las instituciones educativas.
Este instrumento, implementado en las instituciones, ofrece un análisis integral dotado de información valiosa e indispensable para directivos y jefes de departamentos.
Información que se transformará en decisiones estratégicas para lograr los objetivos y que conduzcan al bienestar organizacional.
Medir los KPIs o Indicadores de Cobranza, la Clave para una Gestión de Cobranza Efectiva
Medir los KPIs o indicadores de cobranza posee alto valor, ya que te brinda mayor control sobre los procesos involucrados. Es el instrumento ideal y funcional para una gestión realmente eficiente.
Conocer factores específicos como los días transcurridos sobre una cuenta por cobrar, ayuda a proyectar unas finanzas saludables.
Por ejemplo, algunos tutores o padres tardan más tiempo que otros en pagar las matrículas, ¿cierto? Esto en el caso de clientes frecuentes.
Identificar este patrón hará la diferencia en el plazo otorgado para pagar, lo cual ayudará a mantener la solvencia de la institución.
¿Cómo los Indicadores de Cobranza Pueden Ayudarte a Mejorar los Índices de Cobranza?
Es esencial lograr una gestión robusta, no solo para mejorar las cobranzas en el instituto, sino para garantizar una adecuada continuidad operativa.
Los indicadores de cobranza brindan una serie de ventajas interesantes e ideales para la operatividad del instituto.
Los KPIs o indicadores de cobranza aportan grandes beneficios, como un flujo de caja continuo y menos problemas de liquidez. Al implementarlos de manera efectiva mejorarás el índice de cobranza, por ejemplo.
Así pasarás a contar con estrategias efectivas que mejoren el cobro de deudas. Descubre cómo hacerlo conociendo los mejores indicadores.
6 Indicadores de Cobranza que debes Comenzar a Medir
Cada uno es clave en la transformación del área gestora de cobranzas en la institución. Vale la pena analizarlos y comenzar a medirlos para obtener un verdadero impulso hacia el futuro.
Plazo Promedio de Cobranzas
Este indicador es conocido como PPC por sus iniciales. Mide el promedio de días o tiempo transcurrido desde la fecha en que se genera un compromiso de pago hasta el pago de los padres o alumnos.
Uno de los indicadores de cobranza en las instituciones es el plazo promedio de cobranzas. Este mide los días transcurridos desde que se factura hasta que el cliente paga.
Las instituciones que cuentan con un PPC elevado sobre la prórroga otorgada a los clientes, no poseen una buena gestión y ven afectada la liquidez, claramente.
Antigüedad Promedio de la Deuda o Estado de Cobranza
Este KPI brinda información sobre la forma de distribución de cobranzas en relación con las fechas de caducidad o vencimiento. Es decir, la manera en la cual se cobra a los padres y tutores morosos, tomando en cuenta las diferentes variables, ya que no todos se retrasan en sus pagos por las mismas razones.
Igualmente se mide la cantidad de días transcurridos desde la fecha de emisión de facturas. Así se determina cuan antigua es la deuda de los tutores y se podrán tomar acciones para mejorar este inconveniente.
Porcentaje de la Deuda Vencida
Como su nombre lo indica, se enfoca en el porcentaje o tasa de deuda total vencida. Acá podrás notar cuánto debes mejorar el proceso de cobranza.
Es recomendable mantener este porcentaje por debajo del 5%, lo cual aporta un margen pequeño para dedicarlo a mejoras en el proceso.
Cumplimiento de Pago o Comportamiento de Pago de los Padres, Tutores y/o Clientes
Es un registro o historial de cada padre, tutor o cliente que explica su tendencia o comportamiento y formas de pago. Esto es muy importante para estudiarlo y diseñar planes de acción efectivos en busca de la liquidación de deudas.
Porcentaje de Clientes Gestionados
Se trata de las acciones gestionadas por la institución, en relación con los esfuerzos destinados al proceso de cobranza. Para esto se mide la tasa de clientes de deuda vencida aproximadamente hasta 30 días.
Este indicador debe estar ubicado sobre un 75% y contar con un registro de las gestiones realizadas con los padres, tutores y clientes.
Gestiones de Avisos Manuales y Automáticos
Utilizado en la comunicación con los clientes como parte de una estrategia de seguimiento de mensajes. Este indicador resulta un instrumento realmente efectivo en combinación con un software de gestión de cobranzas.
Conclusión
Mantener la solvencia de las instituciones educativas es una tarea ardua que cada vez se complica más al no contar con procedimientos actualizados. Por ello, es esencial que los indicadores de cobranzas se calculen en tiempo real.
Además,la automatización del proceso se traduce en un menor esfuerzo y desgaste del personal. En Aulicum no solo proveemos automatización, sino un software versátil que se integra inteligentemente a tu ERP.
Representa una herramienta que aborda cada tarea de la gestión de cobranzas de forma específica y eficiente.
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