Las instituciones educativas son organizaciones que precisan, de vez en cuando, enviar un recordatorio de pago a sus clientes. Estos pueden ser adultos o menores a cargo de padres o tutores, y en ocasiones es posible que se retrasen en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones.
En estos casos, supone una gran ventaja contar con un protocolo acertado sobre los medios y los tiempos que conviene considerar para enviar recordatorios de pago. De este modo, resultará menos probable que se incremente la cartera morosa.
Además, los clientes y tutores suelen sentirse muy agradecidos por los recordatorios. En la actualidad, son tantos los trámites que deben resolverse dentro del mes que un mensaje donde se recuerde el pago puede significar un gran alivio. Esto, a su vez, generará mayor complacencia con tu institución.
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La morosidad y los recordatorios de pago
Toda institución educativa debe tender a disminuir la morosidad de sus clientes. Esto le permitirá tener poder de inversión y mejorar la calidad de su servicio.
Un protocolo de acción ante la morosidad en tu institución educativa debe señalar qué recordatorios enviar, por cuál vía y en qué momento.
Para implementar una acción preventiva respecto de la situación de mora, una de las estrategias claves es conocer el perfil de cada cliente. De este modo, se podrán definir los canales de comunicación más adecuados para que los pagos se realicen en tiempo y forma.
¿Cómo enviar un recordatorio de pago?
Existen diferentes vías para enviar un recordatorio de pago. Si bien todas son útiles, es importante conocer el nivel de formalidad de cada una para decidir en qué momento utilizarlas. Estas son:
- Plataforma institucional.
- Mail.
- Llamado telefónico.
Si te encuentras ante un cliente que siempre se olvida del pago por distracción o descuido, puedes enviarle un mensaje de texto con cierto grado de informalidad. En cambio, si es la primera vez que se produce el olvido, es mejor enviar un mail sin carácter de urgencia pero que advierta con formalidad sobre la situación.
Por otro lado, si ya has enviado un mensaje a través de la plataforma institucional y no recibes una respuesta afirmativa, quizás debas recurrir a un medio más directo. En este caso, un correo más formal es una gran opción.
Cada situación planteará un desafío comunicacional específico, pero siempre se podrá resolver de forma sencilla con un protocolo de acción en caso de morosidad.
Vía plataforma
Si cuentas con una plataforma de gestión de cobranza, puedes enviar por esta vía los recordatorios de pago. Aulicum permite programar recordatorios incluso antes del vencimiento de las obligaciones.
Características de este tipo de recordatorio
- No son tan directos, pues los clientes y tutores pueden tener configuradas las notificaciones de la plataforma o no. A veces, la plataforma se consulta apenas semanalmente.
- Pueden utilizarse para casos no tan urgentes y más sutiles, como una primera morosidad o un cliente conflictivo.
- Permiten la resolución directa del problema, pues en la misma plataforma se podrá acceder a la opción de efectuar el pago.
- Pueden programarse y enviarse de manera masiva, lo cual disminuye el tiempo de trabajo de tu equipo de cobranza.
Vía mail
Dado que prácticamente todas las personas cuentan hoy en día con una casilla de correo, este es un excelente medio para enviar recordatorios de pago.
Características de este tipo de recordatorio
- Estos recordatorios son más directos, pues la mayoría de las personas tienen configuradas sus cuentas de correo en sus dispositivos móviles.
- Permiten una comunicación más formal, por lo que sirven para reforzar el contacto cuando las notificaciones por la plataforma no han surtido efecto.
- Tienen una gran incidencia sobre las acciones de clientes y tutores, ya que si están consultando su correo desde la computadora y en él encuentran un botón de pago, es probable que resuelvan el inconveniente en ese mismo momento.
- Pueden enviarse masivamente desde una plataforma como Aulicum.
Vía telefónica
En cuanto a la comunicación telefónica, puedes realizar llamadas o enviar mensajes de texto. ¿Cuáles son las características de este tipo de recordatorio para pagos atrasados?
Características de este tipo de recordatorio
- Este es el medio más directo, pero también resulta más informal. A veces, las personas pueden sentirse invadidas con una llamada telefónica o no prestarle atención a un mensaje en el momento en que lo reciben. Esto último se debe a que muchas de las actividades del día a día se resuelven desde los teléfonos.
- Se recomienda en caso de urgencia o para clientes con los que ya se sabe que es la vía que mejor funciona.
- Estos mensajes pueden enviarse de manera colectiva mediante listas de contactos, aunque es cierto que también se realizan de manera individual y consumen mucho tiempo de trabajo para el equipo de cobranzas.
Tips para hacer recordatorios de pago amistosos
A continuación, te acercaremos algunos tips favorables para escribir un mensaje de recordatorio de pago. Contar con modelos previos, escritos con el apoyo de un profesional, resulta muy útil para que tu equipo de cobranza sepa cómo actuar con eficacia y rapidez.
Recuerda que los recordatorios buscan iniciar el diálogo, prestar un servicio que acompañe y seguir construyendo un vínculo pedagógico sólido.
- Comienza con un saludo agradable e identifícate como institución.
- Comunica de inmediato el motivo del mensaje. Puedes incluir datos útiles como monto, medios de pago y fechas. Incentiva el pago a tiempo con descuentos o accesibilidades.
- Provee canales de comunicación. En este punto, puedes disculparte por si hubiera algún error y pedir que se informe el pago una vez realizado. También puedes ofrecer asesoramiento para financiar la deuda.
Conclusiones
En este post presentamos los medios más comunes para enviar un recordatorio de pago a tutores, clientes o padres de familia, según el caso. La comunicación vía plataforma, vía mail o vía telefónica dependerá de la situación particular de cada deuda.
Es importante conocer las características de cada uno de estos medios de comunicación y establecer protocolos de implementación fácilmente aplicables. Para ello, una estrategia óptima es identificar el perfil del cliente y realizar el seguimiento de las acciones que tienda a realizar.
Te alentamos a contar con un protocolo de acción en relación con los recordatorios de pago. Las medidas preventivas son la primera acción ante la morosidad en tu institución.
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