¿Tu colegio tiene padres y tutores morosos? Conozcamos, entonces, los aspectos más relevantes al respecto, las fases a tener en cuenta cuando inicias el proceso de recuperación de deuda y qué estrategias poner en práctica para llegar a buen puerto.
¿Empezamos?
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Deuda: ¿Qué Es y Qué Tipos de Deudores Existen?
En este punto lo primero que debemos preguntarnos es qué se considera una deuda desde la perspectiva de gestión de las organizaciones.
La respuesta es sencilla: cuando una persona no cumple con el pago convenido en los tiempos establecidos previamente.
Tu institución lidia con tutores o clientes morosos? seguramente en esta época de pandemia se ha agravado tal situación debido a las complicaciones económicas que se están viviendo.
Definitivamente eso repercute en los pagos que se deben efectuar. En consecuencia, y como institución, deberemos estar más atentos que nunca a los tipos de morosos más habituales.
Repasemos los casos más frecuentes:
- Intencionales: son aquellos que obran de mala fe, pueden pagar pero no quieren hacerlo.
- Fortuitos: son los tutores o clientes que quieren pagar pero no pueden. Carecen de liquidez.
- Desorganizados: pueden pagar, no tienen mala voluntad, pero no saben qué tienen que pagar porque, por ejemplo, extraviaron el documento que detalla la deuda.
- Negligentes: tienen la liquidez para pagar, pero sufren del síndrome “Hakuna Matata” («No hay problema»). Es decir, no asumen la responsabilidad necesaria frente a la obligación contraída.
- Circunstanciales: pueden pagar, pero no lo hacen porque consideran que existe una disidencia respecto del servicio. Estos padres obran de buena fe, por lo que pagarán una vez solucionada la disputa.
- Insumisos: son padres y tutores que pueden pagar, pero no lo hacen porque consideran que no existe deuda alguna.
Una deuda es la obligación de devolver el capital en el plazo acordado y con el tipo de interés fijado.
Probablemente, tu institución educativa cuenta con más de uno de estos tipos de morosos y a esta altura te estés preguntando cómo puedes solucionarlo. Veamos qué puedes hacer.
Vías Disponibles de Recuperación de Deuda
Existen dos maneras para reclamar una deuda, las cuales no son incompatibles entre sí: la vía extrajudicial o amistosa y la vía judicial. Si bien la primera no es obligatoria, resulta necesario agotarla para preservar la buena relación con la comunidad educativa.
Sin embargo y en todos los casos, estas instancias extrajudiciales deberían evitarse y procurar gestionar la cobranza o la situación de mora desde la misma institución, sin que medien terceros.
El envío de notificaciones y recordatorios con las fechas de vencimientos anticipadas, el recordatorio de pago ya vencidos, las comunicaciones con los tutores o representantes, incluso el envío de un correo electrónico con un detalle preciso sobre la situación y alternativas de regularización son siempre las primeras opciones y las más convenientes.
Hecho todo lo anterior, conozcamos de qué se tratan las siguientes vías de recuperación de deuda.
Recuperación de Deuda por Vía Extrajudicial o Amistosa
Antes de iniciar cualquier procedimiento judicial, es conveniente siempre ponerse en contacto con el tutor o cliente moroso para intentar llegar a un mutuo acuerdo y liquidar la deuda.
Lo que se trata en esta instancia es mantener en todo momento una relación sana y cordial con quienes conforman la comunidad educativa. En suma, se trata de evitar un juicio y el consecuente gasto en abogados y procuradores.
Durante la recuperación de deuda, antes de iniciar un procedimiento judicial, conviene ponerse en contacto con el deudor e intentar llegar a un acuerdo a fin de liquidar la deuda.
En el caso de efectuarse a través de un abogado, debe llevarse a cabo de la mejor manera para lograr conocer por qué el moroso no paga. Muchas veces el deudor tiene la intención de pagar, pero se encuentra con problemas transitorios de liquidez.
Existen diferentes modos prejudiciales para reclamar amistosamente una deuda y que se ubican a mitad de camino entre lo que puede hacer la escuela (recordatorios, correos, conversaciones con tutores, entre otros) y la instancia judicial, propiamente dicha. A saber, en esa etapa intermedia se ofrecen las siguientes alternativas:
- Requerimiento de pago al deudor: con abogado, por telegrama, al deudor.
- Conciliación judicial.
- Arbitraje.
Reclamo de Deuda Vía Judicial
Cuando los intentos amistosos de cobrar la deuda fracasan, recién allí es necesario acudir a la vía legal y cuanto antes se haga, mejor. ¿Por qué? La espera puede derivar en que el deudor se encuentre en total insolvencia, por ejemplo.
Tengamos en cuenta, además, que la deuda siempre debe ser dineraria, vencida y exigible ante la ley. Sin embargo, insistimos en que siempre es aconsejable no llegar a esta instancia con padres y/o tutores morosos, por ser el medio más costoso y menos conveniente.
Al respecto, una solución posible y eficaz es gestionar la cobranza con la ayuda de un software de gestión de cobranzas y pagos. De esta manera, generas mecanismos eficaces para la reducción de los índices de mora y, con ello, evitas la vía judicial.
Métodos Existentes de Recuperación de Deuda
Ahora bien, ¿cómo actuar ante casos de impago? Existen 3 métodos posibles que puedes usar para enviar comunicados de deuda y exigir, a aquellos padres u organizaciones que adeudan, el cobro de una cantidad pendiente.
Todas son por medio de la vía amistosa: contacto telefónico, carta amistosa y requerimiento de pago.
Existen 3 métodos posibles para exigir al deudor el cobro de una cantidad pendiente usando la vía amistosa: contacto telefónico, carta amistosa y requerimiento de pago.
Cada uno de estos posibles métodos tiene su propia importancia y sus diferentes técnicas para incidir y causar efecto o impacto en el deudor. Utilizadas de manera combinada, aumentan los casos de éxito.
Veamos de qué se trata cada uno de ellos:
Contacto Telefónico
Siempre es recomendable contactar primero al padre o tutor moroso por teléfono para recordarle sobre la deuda pendiente en forma amable y amistosa.
¿Por qué?
Todo deudor, en los primeros segundos de conversación, se formará una opinión y una imagen del acreedor que lo contacta. Por eso, aconsejamos hablarle con naturalidad, sin agresividades, y demostrando seguridad y competencia en lo que estás diciendo.
Lo primero que se debe intentar en esta instancia es que el moroso reconozca la deuda. Además, es indispensable recordar las formas de pago posibles y pactar cuándo regularizará la situación.
E-mail Amistoso
¿Qué hacer si ha pasado el tiempo previsto para el cobro de la deuda y aún no recibes noticias del deudor?
Lo que antes tomaba forma de carta ahora se traduce en un correo o e.mail. Es la forma más útil y económica para reclamar una deuda. Entonces, el siguiente paso será enviar al moroso un mail de reclamación de deuda, que, redactado de manera clara, concisa y bien intencionada, dará enormes probabilidades de éxito.
El escrito debe exponer los hechos, indicar que existe un retraso en el pago, recordar el monto de la deuda y manifestar el deseo ayudar en la regularización de la situación.
Las gestiones a través de correo electrónico son trackeables, es decir, se puede hacer el seguimiento pertinente para saber si lo recibió o no, si lo leyó o no, incluso, pedir respuesta o confirmación de recepción.
Es importante dejarle en claro a quien adeuda que todavía se está en una instancia amistosa, para que no tenga dudas en cuanto a contactarse e, incluso, negociar.
Requerimiento de Pago
Se trata de la tercera instancia cuando las anteriores no dieron el resultado esperado. Esta
carta de reclamación amistosa para cobrar una deuda, a pesar de tener cierto formalismo, no requiere ningún medio especial de envío.
Si bien es posible usar la modalidad de correo certificado para asegurarse que la carta llegue a destino, si deseamos ser amigables con la persona morosa, no sería lo adecuado entonces.
La clave aquí es convencer al deudor con las palabras y también con la actitud, siempre manteniendo la vía amistosa.
Conoce Algunas Claves y Tips para Reclamar una Deuda
Ahora bien, cualquiera sea la modalidad que decidas emplear con los padres morosos de tu colegio, durante el proceso de recuperación de deuda es importante que tengas en cuenta algunos consejos o tips:
- Conoce el estado de solvencia de padres, tutores y representantes para poder responder a la deuda.
- Indaga el porqué se encuentran retrasados en el pago, ya que muchas veces tienen la intención de pagar pero no pueden hacerlo eventualmente.
- Procura tener la mora bien documentada, a fin de poder acreditar la deuda.
- Considera la posibilidad de iniciar el proceso de recuperación de deuda con la ayuda de un software de gestión de mora para evitar que las deudas avancen.
Conclusión
Muchas veces, ni las mejores políticas de gestión de riesgos y cobros son suficientes para evitar deudores en las organizaciones educativas. Ante esta realidad, la morosidad, una vez detectada, requiere una acción inmediata y firme, aunque no inflexible.
¿La causa? Es sencillo: cada día que pasa y se retrasa la gestión de cobro, la posibilidad de recuperación de deuda disminuye y requiere, en consecuencia, de mayor profesionalismo para llevar a cabo esa tarea.
El uso de un software de gestión de cobranzas y pagos puede facilitarte la tarea tanto en la prevención de morosos como en la gestión de la recuperación de deudas dentro de la institución.
No dudes en poner en práctica todo lo leído en este post y evitarás ciertos dolores de cabeza a la hora de gestionar las cobranzas de tu institución.
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