Contar con un buen índice de liquidez es fundamental para sobrellevar los gastos diarios, semanales o mensuales que surgen en todo establecimiento educativo. En este marco, el control estricto de las cuentas por cobrar es una estrategia óptima.
La disponibilidad de dinero permite planificar inversiones a largo plazo, evitar deudas para enfrentar los gastos corrientes y efectuar los pagos correspondientes al personal en tiempo y forma.
Entonces, la implementación de estrategias para el control y la reducción de las cuentas por cobrar beneficia las finanzas a nivel institucional. Si quieres saber más al respecto, en este artículo te ofreceremos algunos consejos para reducir la morosidad y mejorar la liquidez en establecimientos educativos.
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Principales consejos para optimizar el manejo de las cuentas por cobrar
Un manejo eficiente de las cuentas por cobrar ayuda a reducir atrasos en las fechas de los vencimientos corrientes y contribuye a mejorar la liquidez de las cuentas institucionales.
Una buena gestión de las cobranzas resulta primordial para no acrecentar la cartera de morosos y, así, poner en riesgo el proyecto educativo institucional. Entonces, veamos algunos consejos sencillos para mantener bajo control las cuentas por cobrar.
#1 Organizar los datos y documentos
Mantener los registros y los datos de contacto de alumnos, clientes y familias organizados y disponibles permite llevar un control estricto sobre la situación de las cuentas por cobrar. La misma estrategia debe aplicarse sobre los documentos institucionales, los cuales por cuestiones de espacio y practicidad, deben ser digitalizados y contar con soporte en la nube.
Si bien esto parece una obviedad, puede ocurrir que los papeles importantes se desorganicen, se extravíen o no se archiven adecuadamente. Y todas estas situaciones se traducirán en una falta de control sobre los pagos y deudas del alumnado.
Organizar y respaldar correctamente los datos de los estudiantes y el estado de sus cuentas contribuye a una administración institucional eficaz.
Una buena organización de los datos y estados de cuenta permite dar seguimiento a las cuentas por cobrar, comunicar a los deudores la situación en la cual se encuentran e implementar estrategias de cobro efectivas. De allí la importancia de contar con el respaldo de un soporte digital de los datos.
#2 Enviar las obligaciones de pago a tiempo
Muchas deudas pueden evitarse con el simple envío de los conceptos por cobrar en tiempo y forma. De hecho, suele ocurrir que la acumulación de cuentas por cobrar se debe al olvido o desconocimiento de las fechas de vencimiento.
Un sistema de cobranza que automatice la emisión de conceptos y el envío de recordatorios sobre vencimientos y fechas de agenda es una gran solución a la hora de prevenir o enfrentar una cartera de morosos.
Las cuentas por cobrar pueden controlarse mediante estrategias oportunas, como el envío automatizado de los conceptos y de mensajes recordatorios.
Una estrategia óptima por parte del establecimiento incluye mantener informado al alumnado, las familias y los clientes sobre los próximos pagos. También, puede definirse un aviso que asegure la lectura del comunicado.
#3 Aplicar políticas de crédito
Implementar políticas de crédito en casos particulares —como cuando la fecha de vencimiento está cerca y no puede resolverse el pago total— contribuye con la resolución de los problemas de cobro.
Ahora bien, otorgarle un plan de pagos a cualquier persona y en cualquier momento no sería conveniente para ninguna institución. Sin embargo esta estrategia, bien utilizada, resulta efectiva. ¿Qué deberías considerar para aplicar correctamente este recurso? Entre otras situaciones, mencionamos:
- Ofrecer planes de pago solo a las personas que hayan respondido con responsabilidad y compromiso anteriormente.
- Evitar ser flexibles y permisivos ante deudores antiguos y recurrentes, que no evidencian responsabilidad frente a la deuda contraída.
- Cumplir de manera estricta con las políticas de crédito convenidas.
- Revisar si la política de crédito implementada es en efecto beneficiosa para la liquidez de la institución.
Una política de crédito que responda a las necesidades de pago de los alumnos y sus familias y a las necesidades de cobro de la institución contribuye a controlar de forma conveniente las cuentas por cobrar.
#4 Implementar un seguimiento continuo de las deudas
Efectuar un seguimiento que permita individualizar las cuentas morosas resulta de gran importancia. Para ello, es conveniente destinar a una persona del área administrativa para que opere como encargada de esta tarea.
A fin de realizar un seguimiento detallado, es necesario enviar comunicados a los deudores para conocer sus intenciones y oportunidades de pago. Asimismo, se debe dar seguimiento a los acuerdos alcanzados y a las reuniones agendadas en función de los distintos tipos de morosos.
El análisis de cada caso particular permitirá definir si es necesario o no implementar, junto con las opciones disponibles institucionalmente, alguna otra estrategia de cobro que permita saldar la deuda.
#5 Implementar sistemas automatizados
Muchos de los problemas que suele experimentar la administración de las cuentas por cobrar pueden solucionarse con la implementación de un sistema informático que permita reunir, analizar y supervisar todos los datos desde una misma plataforma.
La incorporación de una plataforma de gestión de las cobranzas permite llevar un control exhaustivo sobre las cuentas por cobrar y agilizar la toma de decisiones frente a la cartera de morosos.
Automatizar envíos de correos sobre cobranzas y notificaciones, emitir los conceptos por abonar y hasta enviar botones de pago son acciones sencillas que ayudan a reducir de manera considerable la cartera de morosos.
Si estás pensando en qué tipo de software necesitas, en Aulicum desarrollamos un sistema de gestión y automatización de las cobranzas que aumentará la liquidez y reducirá la morosidad de tu institución. Ante cualquier inquietud, nosotros te asesoramos.
Conclusión
Controlar y seguir de forma detallada las cuentas por cobrar contribuye a una liquidez positiva y a una reducción de las deudas. Así, resulta beneficiada la economía de la institución educativa y, con ella, el proyecto institucional.
El control efectivo de la cobranza permite planificar inversiones futuras, que mejorarán el funcionamiento institucional y aumentarán la calidad educativa que ofrece. La implementación de un software de gestión de cobranza específico para instituciones educativas aporta agilidad y eficacia al proceso.
En Aulicum nos dedicamos a ello. Ofrecemos un software de gestión de cobranzas que permite aumentar tus ingresos y mejorar la comunicación con tu comunidad educativa. ¡Contáctanos!
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