Que la unión hace la fuerza también aplica en la gestión de las instituciones educativas cuya visión es el crecimiento. Así, para fomentar el necesario espíritu de equipos de trabajo, es indispensable diseñar un plan sólido y sostenido en una visión de conjunto.
Para fomentar el espíritu necesario de equipos de trabajo, es indispensable diseñar un plan sólido y sostenido que permita visualizar los resultados esperados.
Los esfuerzos aislados no sirven para lograr el éxito. Es la conformación de genuinos equipos de trabajo lo que hace la diferencia.
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Retos y Desafíos de Gestionar Equipos de Trabajo Pequeños
Gestionar os equipos de trabajo no es tarea fácil, pero tampoco imposible. Y esto independientemente de su magnitud.
Siempre surgen desafíos a superar, si lo que se desea es un clima laboral armonioso con agentes que trabajen hacia un fin común. Veamos cuáles son los 4 desafíos más comunes y cómo superarlos:
- Líderes distantes con poca disposición para ayudar. Generan problemas de desempeño y confianza para expresarse libremente. De allí la importancia de desarrollar las habilidades blandas dentro de los equipos de trabajo, a fin de generar espacios de diálogo y empatía.
- Desmotivación y altos niveles de rotación. Para propiciar la buena voluntad de trabajo y colaboración, se deben generar sentimientos positivos mediante la comunicación activa, la escucha de necesidades y expectativas, la simplificación de las tareas, reconocimientos y beneficios, por ejemplo.
- Roles mal definidos dentro del equipo de trabajo. Al compartir responsabilidades de trabajo, es necesario que desde el inicio quede bien en claro qué rol cumple cada individuo dentro del grupo, qué tareas le corresponden y qué se espera de cada uno.
- No compartir información ni conocimientos. Todos los miembros deben aportar su creatividad y sus conocimientos para trabajar hacia una meta en común. El compartir ideas y puntos de vista permite la mejora continua y el aprendizaje mutuo.
Ejes para Ganar Más Productividad en el Equipo Administrativo de tu Escuela
Un equipo de trabajo desmotivado y mal organizado no saca a la luz todo el potencial de sus miembros. Sin embargo, poniendo en práctica las estrategias correctas es posible lograr que un equipo administrativo, incluso pequeño, disponga de una alta motivación y esté enfocado en los resultados.
Es decir, es posible lograr un team administrativo escolar que juegue en las grandes ligas, aun cuando se trate de un equipo pequeño.
En la gestión administrativa escolar, un equipo de trabajo desmotivado y mal organizado no obtiene todo el potencial de sus miembros.
Veamos los principales ejes a considerar:
La Comunicación, la Base de Todo
La comunicación interna es el corazón de todo equipo de trabajo.
La comunicación es lo que cohesiona a los miembros del equipo, porque los mantiene informados y orientados hacia un fin común que conlleve a potenciar el crecimiento de toda la comunidad educativa.
La comunicación interna es el corazón de todo equipo de trabajo; es lo que cohesiona a sus miembros manteniéndolos informados entre sí para lograr un fin común.
Por eso, es tan importante la transmisión de conocimientos, habilidades y actitudes en un entorno armonioso, con empatía, escucha activa y retroalimentación. Esto permite trabajar las diferencias con respeto, llegar a consensos, al compromiso y al diálogo constructivo.
Manejar información transparente, clara y completa de lo que acontece en el equipo administrativo, es primordial. De allí la necesidad de diseñar un plan de comunicación para mejorar el diálogo, optimizar los canales y afianzar las relaciones entre los miembros.
Además, en la nueva realidad producto de la pandemia, el trabajo remoto ha requerido de gestionar seriamente la comunicación interna y fortalecer los canales de diálogo.
Por eso, generar instancias de feedback es una herramienta insoslayable para retroalimentar cada momento con devoluciones que permitan la mejora continua y mantengan el rumbo del equipo en función de la visión y misión de la institución.
La Tecnología y las Herramientas de Gestión de Tareas como Grandes Aliados para los Equipos de Trabajo
Como se dijo, en el entorno laboral actual impactado por la pandemia, la comunicación no siempre se da de manera presencial. Así, las herramientas digitales resultan imprescindibles no solo para comunicarse, sino también para optimizar los procesos.
¿La buena noticia?
Existen en el mercado softwares especializados en la gestión educativa que permiten mejorar y agilizar las tareas administrativas.
Esta tecnología pensada para las instituciones educativas ayuda a trabajar en equipo, a partir de la mejora de la gestión de los tiempos y la productividad, por ejemplo.
Los software de gestión y automatización de procesos de cobranzas para instituciones educativas ayudan en las tareas específicas y más rutinarias del equipo de trabajo administrativo escolar.
Alguna de ellas son:
- la generación automática de deudas mediante procesos recurrentes y el cálculo de intereses por deudas vencidas;
- la clasificación y segmentación de morosos;
- la comunicación con tutores y clientes (recordatorios, envío de novedades y noticias institucionales);
- la actualización de legajos con detalles de las gestiones de morosidad;
- la consulta online del estado de cuenta y el pago de deudas (Portal del cliente y APP) y
- acceso a todas las funcionalidades desde la nube.
Planteo de Objetivos y Metas Comunes
Para poder trabajar en equipo no pueden faltar objetivos comunes. Si bien cada miembro del grupo posee metas personales, todos en conjunto deben ir hacia un fin superior y común a toda la institución.
Para ello es imprescindible pensar unos objetivos a corto, mediano y largo plazo, de los cuales se desprenderán, luego, las estrategias y acciones necesarias para alcanzarlos en equipo.
El Todo es Más que la Suma de las Partes
Formar parte de un equipo de trabajo significa aprender a pensar en “nosotros” y no en el “yo”; es más, significa aprender a delegar y a tener confianza en el otro. Para lograrlo, la comunicación y el uso de las nuevas tecnologías son dos amigos indiscutibles.
Lograr esto, permite afianzar y cohesionar el grupo, no solo desde la perspectiva interna de cada miembro, al involucrarse plenamente en el trabajo por hacer, sino también desde la mirada de los tutores y clientes que comienzan a percibir al equipo administrativo como un todo.
Equipos de Trabajo Motivados Rinden Más
Un punto clave es la motivación, el conectar a las personas con su verdadera pasión y su lugar en el grupo. Cada persona es única y a cada uno lo motivan cosas diferentes, pero no por eso menos importantes.
Por ejemplo, hay quienes se sentirán motivados solamente con el reconocimiento de su trabajo y felicitación ante sus pares, otros con una capacitación adquirida, flexibilidad horaria, pequeños detalles como organizar una cena o almuerzo, recordar fechas importantes, entre tantas posibilidades.
De aquí la importancia de escuchar, entender y empatizar con cada miembro del equipo para entender sus motivaciones y de tomarse el tiempo para reconocer el esfuerzo y el mérito de cada uno.
La Formación de los Miembros del Equipo Administrativo Potencia los Resultados
Para lograr una labor eficiente del equipo de trabajo es favorable entrenarlo en forma continua tanto en en habilidades duras como en las blandas (comunicación, empatía, valores, entre otras) mediante capacitaciones internas y/o externas.
También es sumamente eficaz buscar personas con más experiencia en las tareas que lleva a cabo el equipo administrativo. Este intercambio entre generaciones reduce posibles problemas de brecha.
Las Dinámicas de Trabajo en Equipo son Altamente Efectivas
¿Cuáles por ejemplo?
Realizar programas de coaching grupal da como resultado equipos de trabajo de alta efectividad. Otras estrategias y dinámicas posibles son:
- contar con espacios de reflexión dedicados a desarrollar herramientas de auto análisis organizacional,
- “aprender” a pedir y recibir opiniones para generar espacios de retroalimentación.
Conclusión
Toda institución educativa puede crecer a través del trabajo en equipo. El desafío, entonces, es fomentar el espíritu de equipo, delinear un plan sólido, consistente y sostenido para poder lograr metas comunes.
Lograr un equipo unido y proactivo es posible creando espacios de feedback para atender mejor las necesidades de sus miembros. Además de compartir información a nivel grupal, coordinar el trabajo y asignar roles, se propicia un ambiente respetuoso, de confianza y empatía.
Teniendo en cuenta que la eficiencia en los procesos administrativos de toda institución educativa se relaciona con un óptimo acceso a la información, el uso de la tecnología permite que la gestión escolar resulte transparente y cercana, así como el diseño de estrategias que permitan alcanzar los objetivos planteados.
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