Uno de los impactos negativos de la pandemia ha sido agravar la morosidad en las instituciones educativas. Lo importante ahora es recuperar la cartera vencida de cobranza y evitar morosos de manera proactiva.
¿Empezamos?
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Cómo Afecta la Morosidad a las Finanzas de tu Institución
Un cliente que excede el tiempo límite para el pago de una cuota, matrícula o colegiatura tiene un impacto notable en la facturación y en el flujo de dinero mensual de la institución educativa. Hay ciertos gastos fijos, por ejemplo, que requieren cumplimiento de pago.
Un cliente que excede el tiempo límite para el pago de una cuota tiene un impacto notable en la facturación y en el flujo de dinero mensual de una institución educativa.
Ni hablar si dicha deuda se prolonga en el tiempo. Esto repercute negativamente en la salud financiera de la institución, y se refleja tanto en la utilidad como en la rentabilidad de la organización.
Tips y Estrategias para Evitar Padres Morosos y que las Cuentas de tu Colegio Se Vean Afectados
No es fácil evitar tutores y clientes morosos, pero podemos aprender a detectarlos y aplicar estrategias para minimizar sus efectos.
Conoce a los Padres o Tutores y sus Hábitos de Pago
Existen muchas razones por las cuales un tutor o cliente puede no pagar en tiempo y forma, o directamente no abonar. Conocerlas y saber qué tipo de deudores se enfrentan institucionalmente permite un mejor manejo de la deuda y de las opciones de cobranza.
Conocer las razones por las que los tutores y clientes no pagan, así como identificar el tipo de deudor, permiten saber cómo manejar la deuda y la manera de realizar la cobranza.
Por ejemplo, no es lo mismo lidiar con un moroso que tiene la voluntad de pagar, pero no posee momentáneamente la liquidez para hacerlo; que un deudor que sí presenta liquidez suficiente, pero carece de voluntad de pago.
Establece Políticas de Cobranza Claras y Efectiva
Es importante tener normas y condiciones de cobranza bien definidas para llevar a cabo una cobranza eficaz: fechas de pago, medios de pago, e incluso de qué manera se procederá en caso de superar la fecha acordada de pago, por ejemplo.
La mejor política de cobros es siempre la más adecuada a la situación particular de una institución dada. Estudiar previamente la propia institución (cuál es el comportamiento crediticio de tutores y clientes, cuál es el mercado en el que se mueve, el estado financiero) hace la diferencia en este punto.
Centraliza las Cuentas e Información de Todos los Padres
Es de gran utilidad tener centralizada en un solo lugar la información sobre las cuentas de tus tutores y clientes y con datos que se actualicen siempre a tiempo real, para no perder visibilidad sobre su estado.
De hecho, esta tarea se puede ver simplificada y optimizada mediante la implementación de un software de gestión de cobranzas.
Simplifica la tarea de centralización de cuentas mediante el uso de un software de gestión de cobranzas.
Identifica los Tipos de Padres Morosos y Elabora un Plan de Acción de Cobranza
En cada caso, según las características y tipo de deudor, las estrategias de cobro serán diferentes. Es importante que gestiones la deuda de manera personalizada. No todos los morosos son iguales ni tienen la misma intención de saldar su deuda.
Solicita el Cobro de Cuotas Anticipado para Evitar Padres Morosos
Existe la posibilidad de cobrar por anticipado tu servicio o parte de él, ya sea un curso, capacitación, matrícula, entre otros. De esta forma, en caso de facturas impagas, las consecuencias serán menos perjudiciales para la salud financiera institucional.
Además, en algunos tipos de morosos esta estrategia puede resultar atractiva y alentadora.
Ofrece Opciones y facilidades para el Pago de Cuotas
También puedes ofrecer diferentes formas y medios de pago para facilitar la operación a tus clientes. Los software de gestión de cobranzas permiten el envío de recordatorios a los tutores y clientes (vía email o apps móviles) con un link o botón de pago para efectuar la cobranza de manera más segura y rápida.
Emite Comunicados Claros y Efectivos de Cobro
La efectividad de las cobranzas muchas veces está sujeta al tipo de comunicación: sin perder firmeza, los comunicados deben ser claros respecto de la deuda, empáticos acerca de la presumible voluntad de pago y efectivos acerca de las alternativas disponibles y el compromiso institucional contraído.
Es de suma importancia gestionar la cobranza de manera proactiva enviando a los tutores y clientes recordatorios de la deuda, incluyendo información como la fecha de vencimiento de pago, las formas y medios posibles de pago y las consecuencias de no cumplimentar con lo acordado, por ejemplo.
Además, es muy efectivo, incluir en el comunicado un botón de pago o link para darle la opción de saldar la deuda rápidamente sin tener que esperar a poder hacerlo de manera presencial en la institución.
Realiza un seguimiento del Historial de Pago de los Padres, Principalmente los Morosos
Mantener el control histórico de tutores y clientes —servicios contratados, pagos realizados, retrasos que se hayan producido y sus incidencias, por ejemplo— favorece la toma de decisiones con base en datos actualizados y en tiempo real.
Controla Todos los Cobros
Es muy importante que lleves un registro actualizado de todas las deduas que emites a tus clientes, las pendientes de pago y las cobradas. Con la ayuda de un software de gestión de cobranzas esta tarea resulta sencilla y eficaz.
Elabora Reportes
Los reportes de deuda y cobranzas son claves a la hora de tomar decisiones no solo sobre las acciones a implementar según cada tipo de moroso, sino también para el funcionamiento institucional.
Una buena estrategia en ese sentido, es la implementación de un software de gestión de cobranza para administrar los reportes, a fin de un correcto seguimiento de pagos, fecha de emisión de deudas, vencimientos, entre otros datos.
Un Software de Automatización de Cobranza Sin Dudas te Ayudará a Evitar Padres Morosos
¿De qué manera?
Un software de gestión de cobranza como Aulicum no solo te permite llevar a cabo la generación de deuda y el envío de la misma a los tutores y clientes por medio de la app y correo electrónico, sino que también facilita el pago online.
Es decir, se ocupa de mantener actualizado el estado financiero de la institución, a la vez que acciona efectivamente respecto de las obligaciones de pago asumidas por clientes y tutores, con estrategias y recursos adecuados a cada perfil.
Conclusión
Como has visto en este artículo, existen formas de evitar clientes y tutores morosos, así como herramientas digitales que permiten tener una visibilidad mayor y mejor de la salud financiera institucional, con información siempre actualizada y en tiempo real.
Tener un cliente que no paga las facturas por los servicios que prestas es un verdadero problema. Actúa de manera proactiva y mejora la rentabilidad de tu institución.
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