Los problemas económicos actuales han conducido a un aumento de las carteras vencidas y de la tasa de morosidad. Esta situación ha llevado a las instituciones a diseñar una gestión de cobranza que pueda dar solución a dicha problemática.
Una gestión de cobranza efectiva permite agilizar la recepción de los pagos de los clientes mediante acciones planificadas y sistematizadas. Tales acciones, a su vez, se vuelven medibles, predecibles y controlables.
Entonces, resulta clave desarrollar estrategias que apunten a definir procesos de cobranza optimizados. En este artículo, abordaremos aquellas más convenientes y efectivas en relación con las instituciones educativas. ¡Continúa leyendo!
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¿Qué es una gestión de cobranza?
La gestión de cobranza implica un conjunto de estrategias que se implementan para favorecer y optimizar los procesos de pago de los clientes. Esto incluye, entonces, las acciones orientadas a evitar la acumulación de deudas por parte de los alumnos o familiares y a promover la cancelación de las existentes.
Encontramos tres clases de gestión de cobranza:
- Preventiva. Su objetivo es facilitar el pago antes del vencimiento. Se evita, de esta manera, que los clientes se conviertan en morosos y tengan que pagar intereses.
- Administrativa. Este tipo de cobranza se pone en marcha cuando hay un retraso en los pagos. Su objetivo es contactar con el deudor y encontrar la mejor forma de efectivizar el pago.
- Judicial. Comienza cuando el deudor no efectúa el pago pese a las diferentes opciones y facilidades propuestas. En este caso, el proceso es judicial y mediado por un abogado.
La gestión de cobranza es el conjunto de acciones implementadas para agilizar y facilitar los pagos, a fin de reducir las tasas de morosidad y las carteras vencidas.
Estrategias para una cobranza efectiva
Es importante considerar diferentes maneras de agilizar los pagos y facilitar esta tarea para los clientes. Esto a fin de evitar procesos más complejos, que podrían implicar situaciones no deseadas tanto para los clientes como para el personal administrativo.
En este sentido, existen estrategias que pueden implementarse con rapidez y aportarle eficacia a la gestión. Veamos cuáles son.
#1 Automatizar procesos
Existen plataformas pensadas específicamente para la gestión de cobranza. Estas permiten automatizar los procesos repetitivos que antes ocupaban el tiempo del personal administrativo.
Con la implementación de un software de cobranza es posible gestionar los conceptos por cobrar, enviar mensajes y recordatorios y hasta enviar botones de pago.
De esta manera, se reduce considerablemente la morosidad en la institución. Clientes y tutores reciben las liquidaciones en tiempo y forma, a la vez que se mantienen al tanto de las opciones de pago disponibles y eligen la más conveniente.
Un software para la gestión de cobranza permite automatizar procesos que facilitan el cobro de conceptos y deudas.
#2 Educar a los clientes
Para una gestión de cobranza efectiva, se debe mantener a los clientes informados sobre todo lo concerniente al pago. Nos referimos a fechas de vencimiento, opciones de pago, pago virtual o físico, etcétera.
Informar a los clientes sobre las facilidades de pago que ofrece la institución, avisarles sobre los vencimientos y aclarar las consecuencias de no pagar en término son acciones primordiales para una cobranza efectiva.
Tras resolver sus dudas respecto de las cuestiones administrativas de la institución, los clientes podrán elegir la forma de pago más conveniente. En esa decisión intervendrán, finalmente, cuestiones particulares de cada uno, como los motivos del atraso y el monto adeudado, por ejemplo.
#3 Identificar a los deudores
Es clave contar con un sistema que permita identificar a los deudores para seguir de cerca cada situación particular. A partir de ello, podrán idearse acciones específicas conforme el tipo de moroso.
La morosidad debe ser siempre notificada. Esta instancia será oportuna, además, para hacerle conocer al cliente o tutor las consecuencias de no saldar la deuda y ofrecerle posibles soluciones.
En este marco, algunas de las conductas oportunas por parte de la institución son: comunicar sobre la situación de los pagos; especificar las alternativas disponibles para efectivizarlos.
#4 Ofrecer diferentes medios y alternativas de pago
Muchas veces, los clientes o tutores no logran efectivizar el pago porque la forma de hacerlo les resulta complicada o les lleva demasiado tiempo, y no porque no cuentan con el dinero.
En ese sentido, una buena estrategia para agilizar los pagos y optimizar la gestión de cobranza es diversificar los métodos y los medios de cobro.
Al contar con varios métodos y medios de pago, se amplían las facilidades ofrecidas y se vuelven viables las transacciones preferidas por los clientes. Así, las necesidades específicas de cada uno quedarán cubiertas.
Diversos métodos y medios de pago contribuyen a facilitar la tarea para los clientes o tutores, a la vez que mejora las oportunidades de cobro para la institución.
#5 Gestiones individuales
El envío de mensajes —generales o personales— sobre fechas de vencimiento, estados de cuenta y situación de deuda, entre otros, facilita la gestión de cobranza.
Los programas informáticos diseñados para la gestión de cobranzas permiten enviar mensajes automatizados con avisos y recordatorios no solo de manera general, sino también personalizados.
Es decir, es posible gestionar de manera individual los llamados y reuniones necesarios para concertar pagos y en relación con las acciones que se implementen. Además, permite agendar tareas para llevar a cabo las acciones en tiempo y forma, sin olvidos y con claridad acerca de las partes involucradas.
Conclusión
Efectivizar la cobranza en tu institución requiere implementar estrategias que faciliten el pago de los conceptos y las deudas. Así, la gestión de cobranza contribuirá a reducir la morosidad y a mejorar la liquidez de la institución.
Estas estrategias podrán implementarse de una manera mucho más rápida y ágil con la incorporación de una plataforma de gestión de cobranzas. Dicho software automatiza los procesos relacionados con la emisión de conceptos, el envío de recordatorios, avisos y notificaciones e incluso el cálculo de intereses.
En Aulicum desarrollamos una plataforma de gestión y automatización de cobranza que le permitirá a tu institución una planificación que redunde en inversión económica a largo plazo. No dudes en contactarnos, te estamos esperando.
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