La correcta administración financiera de toda institución educativa influye, en gran medida, en la calidad del servicio educativo que se ofrece. La gestión de cobro es vital en este sentido, ya que el objetivo es, siempre, ofrecer un servicio educativo bajo determinadas condiciones.
En este post consideramos algunas recomendaciones sobre cómo mejorar los cobros de tu institución y qué hacer para que la administración de la cartera de deudores sea eficaz y eficiente.
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¿Qué es la Gestión de Cobro?
Lo primero que debes tener bien claro es que el concepto “gestión de cobranza” hace referencia al conjunto de acciones y negociaciones que se llevan a cabo con los clientes y tutores para lograr la recuperación de la deuda.
Su objetivo es transformar las cuentas por cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, para revertir el efecto negativo en el flujo de caja de la institución. Una gestión de cobranza eficiente debe evitar que la deuda se dilate y se vuelva incobrable.
Para eso, las estrategias deben procurar el cobro por la vía amistosa y con maneras de hacer llegar alguna reclamación de deuda al cliente o tutor. Asimismo siempre en procura de mantener la armonía en las relaciones.
Las estrategias de cobranza deben procurar un cobro por vía amistosa y con maneras de hacer llegar alguna reclamación de deuda al cliente o tutor, siempre procurando mantener armonía en las relaciones.
Para esto hay herramientas que facilitan la coordinación del equipo de trabajo, como los software de gestión de cobranzas. Son desarrollos que aseguran un tipo de gestión de cobro que no afecte la relación de la comunidad educativa.
¿Cómo se Realiza una Gestión de Cobro?
Una de las prioridades de la gestión de cobro es asegurarse de contar con un canal de comunicación efectivo, que permita evaluar las medidas de intención de pago por parte de los morosos, por ejemplo.
También es importante crear mensajes que incentiven las medidas de cobro y planificar negociaciones. Entonces, es esencial:
- Conocer a tu cliente o tutor, información que puedes obtener de su historial de pago, de su antigüedad en la institución, antecedentes, entre otros.
- Conocer la causa de un retraso en los pagos.
- Evaluar las razones que pueden motivar al deudor a realizar los pagos y qué beneficios podrías otorgarle en caso de cumplimentar con la deuda.
- Enviar recordatorios de deuda en forma regular con la ayuda de las nuevas tecnologías.
- Pensar qué estrategia de persuasión de cobro implementar, en caso de que el cliente no realice el pago en el tiempo establecido durante la negociación amistosa.
- Proponer alternativas de pago y ofrecer incentivos que promuevan la cancelación temprana de la deuda.
Claves para Mejorar la Gestión de Cobro en tu Escuela o Institución Educativa
En toda institución educativa, la forma en que esta desarrolla la gestión de cobros es uno de los pilares fundamentales para medir los logros.
Por eso, para el procedimiento de cobros de facturas a tus clientes y tutores, te damos algunas sugerencias:
Impulsa Nuevos Canales de Comunicación
La era digital ha llegado, también, a las comunicaciones institucionales. A las tradicionales llamadas telefónicas y entrevistas personales se suman herramientas tecnológicas que permiten enviar recordatorios automatizados y mensajes que facilitan respuestas y consultas.
Incluso, con las herramientas adecuadas, es posible dar seguimiento a esos mensajes: si se recibió o no, si fue leído o no.
Todos estos son datos de importancia a la hora de gestionar con eficacia una deuda, en un tipo de vínculo como el educativo donde los lazos con la comunidad son fundamentales.
Propicia la Omnicanalidad
En la gestión de cobro, la omnicanalidad es clave, si se emplean los medios adecuados. Considera cada circunstancia y mantente acorde a las opciones disponibles. Además, es imprescindible establecer prioridades, así como la urgencia o no del feedback.
Emite Comunicados de Deuda Efectivos
El área administrativa debe definir una serie de comunicados de deuda, con el contenido que se le va a enviar a cada cliente y tutor según el tipo de mora.
Asimismo los mensajes personalizados pueden ser programados y enviados en forma automatizada con la ayuda de herramientas tecnológicas, lo que garantiza comunicar en tiempo y forma.
A esto se lo puede acompañar con llamados telefónicos y/o reuniones. Una buena secuencia podría ser:
- Envío de la deuda.
- Recordatorio de vencimiento.
- Comunicado el día del vencimiento.
- Comunicado a los 7 días de vencido.
- Llamado telefónico a los 3 días.
- Acuerdo de reunión para pago.
De esta forma, no habrá lugar a reclamos por no haber sido debidamente notificados. A su vez, disminuyen los incumplimientos de pago por distracciones por parte de los deudores.
La Segmentación de la Deuda Optimiza la Gestión de Cobro
No todos los morosos son iguales ni todos incumplen en los pagos por el mismo motivo. Por eso, es necesario segmentar la deuda según los tiempos de atraso.
A su vez, es importante tomar luego contacto con el moroso y consultar acerca del atraso, su intención de pago, la capacidad de pago, solvencia, entre otros criterios posibles.
¿Por qué hacerlo? Porque segmentar permite elegir el canal más adecuado a utilizar en cada caso, las estrategias o negociaciones a diseñar o las opciones de pago que se van a ofrecer, según la posibilidades singulares de los clientes y el tipo de mora.
Por ejemplo, un cliente o tutor dispuesto, quien no cuenta con la liquidez suficiente, podrá refinanciar la deuda y recibir una reducción de los intereses por mora.
Ofrece Varios Medios y Opciones de Pago
Brindar diferentes medios y alternativas de pago es una excelente herramienta de negociación, siempre y cuando se diseñe con base en la segmentación. Por ejemplo, puede ofrecerse recibir cuotas mínimas durante un periodo acotado, conceder algún mes de gracia, bajar los intereses por mora, según las necesidades y situación de los casos particulares.
Es clave ser flexibles en cuanto a medios y formas de pago en relación con las posibilidades de cada tutor y cliente. Haz uso de la empatía asertiva como herramienta clave para mejorar los índices de morosos.
Lo importante es siempre analizar las alternativas considerando el costo/beneficio para la institución y en relación con el cliente o tutor.
Automatiza la Cobranza con Softwares Especializados
Automatizar el proceso de gestión de cobranza con un software especializado ayuda en la labor de los recursos humanos del área administrativa y aumenta la liquidez de la institución educativa. La mayor parte de los esfuerzos rutinarios son transferidos a la plataforma tecnológica.
Los softwares especializados, entre otras utilidades permiten:
- Creación automática de los comprobantes de pago.
- Contar con un registro de pagos pendientes y comprobantes de las transacciones.
- Comunicar en forma proactiva los vencimiento,
- Obtención de datos sobre estados de cuenta, fechas y métodos de pago y una base de datos de contacto actualizada.
- Conciliación de pagos, entre otros beneficios.
Los beneficios que la automatización del proceso de cobranza brinda permite prevenir errores que derivan, luego, en demoras costosas para toda institución educativa.
Conclusión
La gestión de cobro requiere un proceso estratégico y proactivo por parte del área administrativa de la institución para generar el hábito y la cultura de pago en los tutores y clientes.
Para lograrlo, la ayuda de las nuevas tecnologías como el uso de un software de gestión de cobranza es fundamental.
Implementarla en tu institución educativa permitirá profesionalizar la gestión de cobro y obtener los resultados económicos y financieros que la institución necesita a corto plazo. No dudes en dar este paso y hacer la diferencia.
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