En la actualidad, las instituciones educativas pueden acceder a softwares y desarrollos específicos para la gestión de cobranzas. Sin embargo, además de esa especificidad, conviene considerar la conveniencia entre un software de escritorio y un software de cobranza online.
Un modo de automatizar procesos de cobranzas a fin de ganar rentabilidad y disminuir la cartera de morosos es mediante la incorporación de un software de cobranzas. Estos desarrollos permiten desde generar deudas hasta tomar pagos online.
Siempre que se trata de incorporar tecnología es conveniente valorar las opciones disponibles en el mercado, conversar con empresas del sector y, por supuesto, considerar las características institucionales. Una buena evaluación diagnóstica, sin dudas, es el primer paso hacia el éxito.
Con ese criterio te proponemos repasar en este post las diferencias, ventajas y desventajas de un software de escritorio frente a un software de cobranzas online.
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¿Qué Tipo de Software de Cobranza es mejor para tu Institución educativa?
Puede pensarse que acorde a las necesidades de la institución educativa va a ser más conveniente la elección de un software de cobranzas online o uno de escritorio. Aunque en apariencia cumplen el mismo propósito, presentan características muy distintas.
Como en toda implementación, hay que analizar con cuidado los distintos beneficios de cada alternativa para poder elegir de forma correcta el que mejor se adecue a las necesidades de la institución.
Conoce Primero Que es un Software de Cobranza de Escritorio
Un software de cobranza de escritorio es un programa que está instalado en una computadora de la institución educativa. Permite llevar a cabo la gestión de cobranzas de un colegio o institución de forma automatizada, desde un único dispositivo: aquel donde está el software.
Entonces, se debe tener en cuenta que el acceso a un software de escritorio está restringido al equipo físico que lo soporta. Es decir, solo se puede acceder al sistema desde la computadora con licencia, allí donde está instalado físicamente el programa.
Un software de cobranzas aporta soluciones a partir de la optimización de recursos y la automatización de procesos recurrentes: emisión de deudas, seguimiento de la cartera de morosos, entre otras funcionalidades.
Ventajas y Desventajas del Software de Cobranza de Escritorio
Si quisiéramos pensar en las ventajas y desventajas de un software de escritorio, podríamos resumirlas de la siguiente manera.
Ventajas
- No se necesita tener acceso a internet todo el tiempo. Por lo tanto, pueden ser más rápidos en la carga de datos, sobre todo frente a problemas de conectividad.
- Los datos están centralizados.
- Al tener un menor tiempo de desarrollo, pueden tener menor coste.
Desventajas
- Se requiere un equipo por cada usuario que accede al programa. Es decir, los costes de insumos pueden ser elevados porque se requieren tantas licencias como usuarios de uso.
- Si bien los datos se soportan físicamente en el software, si no se realizan copias de seguridad de forma correcta estos pueden perderse. Es la Institución quien tiene que ocuparse del back up de los datos.
- Las actualizaciones no necesariamente están incluidas en el precio de base. Frente a una actualización, además de la inversión en el software, es probable que haya que actualizar también el equipo.
- Suelen quedar obsoletos en un corto plazo
- Si se daña el equipo en donde está el servidor, se pierden los datos.
Como vemos, lo que en apariencia son ventajas, sin los recaudos necesarios pronto pueden convertirse en contratiempos. Mucho más cuando se enfrenta situaciones de contingencia como la pandemia que obligó a modalidades de teletrabajo, para lo cual no contar con acceso a la nube se tradujo en contrariedades diversas.
Definamos Ahora un Software de Cobranza Online
En este caso, los software de cobranza online se encuentran alojados en una infraestructura digital especializada y desarrollada por un proveedor. Por lo tanto, no requieren de ningún tipo de instalación en una computadora en específico.
Se puede acceder a este tipo de desarrollos de forma remota, desde cualquier dispositivo que cuente con una conexión estable a internet. Además, los datos cuentan con la seguridad del proveedor porque se alojan en la nube.
Un software de cobranzas online permite acceso 24/7, solo con un dispositivo con conexión a internet.
Pros y Contras del Software de Cobranza Online
Repasemos entonces, las ventajas y desventajas de un software de cobranzas online.
Pros
- Posibilidad de trabajo remoto, desde cualquier dispositivo que tenga acceso a una conexión estable a internet.
- Las copias de seguridad y actualizaciones se realizan de forma periódica y automática, sin necesidad de que un profesional intervenga. La institución no tiene que estar pendiente de esto.
- Se habilitan usuarios y perfiles específicos conforme las necesidades de la institución y el equipo administrativo.
- Los datos, al no estar localizados en un equipo físico, se encuentran mejor resguardados.
- Es más sencillo generar integraciones con otros sistemas, puesto que muchos sectores ya han migrado a la nube, por ejemplo Bancos o Medios de Pago Online.
- Actualizaciones constantes sin necesidad de cambio de equipamiento.
Contras
- Las dificultades de contar con un sistema de banda que soporte el software o directamente la falta de conectividad son un impedimento para el trabajo online.
- La resistencia al cambio de aquellos equipos de trabajo más tradicionales suele ser una desventaja: pueden sentirse intimidados frente a desarrollos que automatizan procesos y están accesibles con solo conexión a internet.
Seguridad de los datos: sin grandes inversiones en equipos: un software en la nube cuenta con la garantía de seguridad del proveedor del software.
¿Por qué un Software de Cobranza en la Nube es ideal para tu Institución Educativa?
Consideramos ahora la experiencia acumulada con la pandemia de COVID-19. Es importante mencionar que aquellas instituciones educativas que contaban con un servicio de software de cobranza online pudieron sostener el ritmo de pago y gestión de cobro.
De manera más rápida y ágil, tanto la institución como los clientes, padres y tutores se ajustaron a la nueva normalidad. Incluso, la implementación del teletrabajo no significó mayores sobresaltos en tanto se pudo acceder a los datos de forma remota.
Así resulta que un software en la nube dispone de mayor adaptabilidad y flexibilidad frente a situaciones de contingencia. Además, con el asesoramiento y acompañamiento adecuados son implementaciones de fácil uso y conexión.
Frente a este rápido acomodamiento, las organizaciones que habían centrado sus operaciones en softwares de escritorios se vieron compelidas a realizar cambios presurosos.
Muchas de ellas debieron implementar nuevas estrategias para retomar el funcionamiento de la administración. Esto no solo generó costos extras, sino que también se tradujo en un aumento significativo de la cartera de morosos.
Conclusión
Cada una de las opciones de softwares tienen sus ventajas y desventajas. La clave está en el diagnóstico situacional y en una correcta valoración de las opciones disponibles.
Para ello, considera las verdaderas necesidades de la institución. A partir de allí, podrás tomar la mejor decisión.
Sin embargo, en el contexto de incertidumbre que atravesamos a causa de la pandemia y el paulatino regreso a la presencialidad plena, un software online es una excelente alternativa. Aporta seguridad en los datos y rápida capacidad de adaptación a la modalidad de teletrabajo, en caso de ser necesario.
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