La simplificación del sistema de recaudación en centros e instituciones educativas implica incorporar nuevas tecnologías para agilizar la tarea de cobranzas. Como parte de los servicios que se ofrecen a alumnos y familias, es preciso optimizar tareas y agilizar procesos para acompañar la rutina.
En el siguiente artículo te contaremos qué es un sistema de recaudación y cómo simplificarlo. Lee hasta el final para conocer un software capaz de reducir los tiempos destinados a los procesos vinculados con el cobro.
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¿Qué es el sistema de recaudación en los centros educativos?
La noción de sistema de recaudación se refiere al conjunto de actividades que realiza el área administrativa de un centro educativo para percibir efectivamente el pago de los clientes, padres o tutores. A continuación analizaremos qué tipo de contribuciones contemplan.
Click to Tweet: Dentro de un sistema de recaudación educativo podemos distinguir entre colegiaturas o matrículas y cooperaciones o cuotas. Ambas tipologías se pueden simplificar contando con un software de gestión óptimo.
Colegiaturas
Las colegiaturas o matrículas son contribuciones anuales que se realizan en las instituciones escolares como parte del proceso de inscripción de los estudiantes. Estos pagos anuales permiten cubrir, especialmente durante el tiempo de vacaciones, los gastos de servicios y sueldos.
Muchas veces estos montos se equiparan a una cooperación, y algunas instituciones permiten su pago en cuotas durante el año precedente.
Como dijimos, tienen la finalidad de cubrir gastos esenciales y crear un fondo operativo para las áreas contables. A su vez, garantizan el cupo de alumnos al comprometer a las familias con la institución.
Cooperaciones / Cuotas, colegiaturas y matriculaciones
Por otro lado, parte de la recaudación ordinaria de las instituciones educativas proviene de las cuotas mensuales o colegiaturas que aportan los clientes o tutores. Estas se suelen abonar por adelantado y hasta el día 10 de cada mes.
Anteriormente, las instituciones solían disponer de una ventanilla u oficina de cobros. Sin embargo, esto implicaba que el alumno, padre o tutor debiera acudir a la institución en horario laboral, con el consecuente riesgo en cuanto al manejo de efectivo. El mismo riesgo corrían las instituciones al tener ese efectivo en el lugar.
Hoy en día, en cambio, es posible realizar los pagos en tiempo y forma y sin riesgo alguno mediante un software o aplicación con link de pago inmediato.
¿Qué implica el sistema de recaudación?
Un sistema de recaudación se constituye por una serie de actividades previas y posteriores al proceso de pago. ¿Quieres saber de qué se trata cada una y cómo simplificar en tu institución? Pues continúa leyendo este artículo.
Cobros
Durante esta primera etapa del sistema de recaudación, los equipos contables emiten las facturas, obligaciones o conceptos por abonar. Luego, los clientes se dirigen hacia los puntos de pago o realizan sus pagos online, según el sistema de recaudación con el que cuente la institución.
Es preciso que cada instituto y cada cliente cuenten con una organización detallada respecto de lo emitido y lo recaudado. Existen software que pueden colaborar con la generación de comprobantes y la gestión de bases de datos a partir de los cobros.
Control de pagos y moras
Tras la primera etapa continúa el control de pagos y moras. Esto significa que, una vez cumplidos los plazos de vencimiento de los pagos, se deben verificar los ingresos obtenidos y la morosidad generada ese mes.
A partir de esta revisión, se podrán activar los protocolos de morosidad con los que cuente la institución. En otros artículos de este blog podrás consultar sobre el tema de manera detallada.
Contar con una buena comunicación y conocer las acciones precisas que debe seguir la administración de tu institución son las claves para reducir la generación de deuda.
Recuperación de mora
El éxito de este tercer paso dependerá de la existencia de un buen protocolo de acción frente a la morosidad. Esta problemática, que suele acaecer en toda pequeña y mediana empresa, puede verse reducida en un gran porcentaje si se cuenta con acciones concretas por seguir.
La primera acción de un protocolo tendiente a disminuir la morosidad es definir los perfiles de clientes morosos; a partir de ello, se podrán coordinar acciones específicas para cada caso preciso. Por ejemplo, una comunicación sostenida reducirá en un gran porcentaje la morosidad de clientes olvidadizos.
Las acciones de comunicación vinculadas con la morosidad pueden realizarse mediante software que simplifican el envío de notificaciones, avisos y mails de deudas.
Si quieres saber más sobre las acciones que puedes implementar según el tipo de moroso, te invitamos a la lectura de nuestro artículo Acciones de cobranza para cada tipo de moroso en tu institución educativa”.
¿Cómo simplificar este proceso?
Anteriormente, las tareas de cobro, seguimiento y recaudación de la cartera morosa se realizaban de forma manual. Esto implicaba una gran cantidad de papeleo y la necesidad de archivar impresos con pocas posibilidades de reutilización.
Hoy en día, es posible contar con un software de gestión en la nube, lo cual facilita y agiliza las tareas de sistematización de la recaudación. Así. los centros educativos no necesitan incurrir en grandes costos operativos.
De este modo, no solo es posible llevar un registro ordenado de los pagos sino también realizar búsquedas de información en poco tiempo y gestionar diferentes situaciones de morosidad.
Utiliza una plataforma de gestión
Desde Aulicum te ofrecemos una plataforma de gestión de cobranza que incluye botones de pago para simplificar los sistemas de recaudación de tu institución educativa.
Entra en contacto con nosotros y recibe el asesoramiento de profesionales expertos. Nuestro sistema de gestión te ofrecerá el software que precisas para otorgar un buen servicio a tus clientes.
Conclusiones
Sin duda, un sistema de recaudación aporta agilidad y eficiencia a la tarea de las cobranzas en una institución educativa. En general, se trata de sistemas que operan sobre tres áreas: cobros, control y morosidad.
La simplificación del sistema de recaudación de una institución educativa requiere de un software que beneficie en cuanto a tiempos y tareas al área de cobranza. No se trata de un accesorio, sino de un servicio integral para tu comunidad educativa.
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