Todos podemos reconocer la importancia que tiene para una institución educativa recibir en tiempo y forma los abonos, cuotas, colegiaturas y matrículas. En esta línea, un sistema de pago integral resulta de gran ayuda para las tareas de emitir conceptos, calcular intereses y recordar los vencimientos.
Sobre todo, es de gran utilidad para aquellas instituciones con altos índices de morosidad o que reconocen en su labor de cobranza una falta de eficiencia. Esta herramienta, en este sentido, puede colaborar con el objetivo de una política proactiva de cobranza.
Con el siguiente video, te invitamos a conocer las funciones que posee un sistema de gestión de cobranza y cómo puede ayudar en la gestión de los cobros de una institución educativa:
¿Quiere saber más? A continuación repasaremos una a una las 6 ventajas que puede traer a tu institución este tipo de sistemas:
Contents
#1 Ahorrar en costos
Un sistema de pago integral facilita el trabajo de gestión de la cobranza: desde este mismo sistema se podrán emitir las cuotas o colegiaturas, calcular los intereses y agendar los recordatorios de vencimientos. Además, desde aquí es posible ofrecer un botón de pago online para recibir los ingresos 24/7.
Esta automatización de las tareas más rutinarias y mecánicas ahorra tiempo de trabajo y permite que los integrantes del equipo administrativo se dediquen a tareas más puntuales. Entre estas últimas, puede ubicarse el seguimiento de aquellas cuentas morosas con mayor riesgo crediticio.
Un sistema de pago integral hará más fácil el trabajo vinculado con la cobranza, ya que automatizará muchas funciones diarias como la generación de deudas o los recordatorios de vencimiento.
#2 Autogestión de consultas y pagos
Un sistema de gestión de pagos integral es un buen canal de comunicación para que alumnos, alumnos tutores realicen consultas o autogestionen los pagos debidos a la institución. En este sentido, un sistema de autogestión facilita información clave: desde el saldo por pagar hasta el link de pago. De esta forma, quienes deban abonarlo no tendrán que acudir a la sección administrativa para solucionar consultas o requerir datos, con lo cual se evitarán filas molestas o demoras innecesarias.
A su vez, trabajar con un link de pago facilita la cobranza para la institución, ya que se trata de un método simple, seguro y que se puede utilizar desde cualquier lugar y en cualquier horario.
Un sistema de pago integral debe incluir un canal de autogestión desde el cual se puedan ver los saldos por pagar y generar los links de pago sin pasar por administración.
#3 Reducir errores
Automatizar la emisión de los conceptos y el proceso de cobranza en general reduce ampliamente los errores propios del factor humano. Entre ellos se encuentran los de tipeo, derivados del trabajo con información repetitiva, o bien los olvidos accidentales respecto de un vencimiento, por ejemplo.
Además, estos sistemas garantizan reportes con la información actualizada en tiempo real. Así, se podrá conocer la cantidad de familias que ya han abonado y a quienes aún tienen pendiente su pago.
Una de las ventajas de un sistema de pagos integral es la posibilidad de automatizar la emisión de la deuda y la gestión de la cobranza. De esta forma se ahorra tiempo y se reducen los errores de tipeo.
#4 Segmentar clientes
Otra ventaja de implementar un sistema de pago integral es que permite tener los datos de contacto de alumnos, familias y clientes actualizados. Entonces, quedará garantizada la efectividad del contacto cuando se deba, por ejemplo, establecer parámetros de segmentación según el tipo de morosidad.
De acuerdo con la cantidad de cuotas impagas y el tiempo que lleven en esta condición, se deberán tomar diferentes medidas para lograr que la familia o el tutor abonen su deuda y no sigan extendiéndola en el tiempo.
#5 Integración con otros sistemas
En general, los sistemas de pago integral permiten su integración con otros sistemas administrativos o contables más amplios. Entonces, es posible complementar las tareas: mientras uno lleva toda la parte contable, el otro optimiza la gestión de la cobranza para reducir la morosidad.
#6 Automatización de recordatorios
Otro de los beneficios que tiene un sistema de pago integral es que suele incluir una función que permite programar los recordatorios de pago que se les enviarán a los integrantes de la comunidad educativa.
De esta forma, será posible automatizar el envío de las obligaciones de pago y aclarar los medios de pago el primer día del mes, además de recordar cuándo son las fechas de vencimiento.
Si la deuda ya está vencida y los alumnos o tutores no se pusieron en contacto con la institución, el sistema seguirá enviando recordatorios de pago donde se incluyan las consecuencias de la demora.
Todo esto podrá ser programado por la institución, que también establecerá el medio por el cual se enviarán los recordatorios. Algunas opciones son: mails o notificaciones en una app.
Conclusión
Un sistema de pago integral suma múltiples beneficios para una institución educativa: desde tener automatizada la emisión de deudas y la cobranza hasta reducir al mínimo los errores que ocurren frente a tareas repetitivas.
Pero principalmente te ayudará a reducir la morosidad y aumentar la liquidez de tu institución. ¿Cómo?
En primera instancia, porque recuerda en reiteradas oportunidades que se tiene una obligación de pago, y aclara los diferentes medios para abonar. En segundo lugar, porque segmenta las deudas, lo cual permite llevar a cabo acciones específicas para recuperar las carteras vencidas.
Desde Aulicum podemos ayudarte ya que nos especializamos en la gestión de la cobranza en instituciones educativas.
¡No dudes en contactarnos! Nuestros asesores podrán brindarte toda la información que requieras.
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