La gestión de las cobranzas es un área cada vez más profesionalizada. Ya no se trata solo de recuperar la cartera de morosos, sino de crear, a la vez, una conducta de pagos eficiente por parte de los clientes y usuarios de una organización. En ese sentido, el rol del gestor de cobranza recibe cada vez mayor trascendencia.
En la actualidad, las organizaciones de todo tipo, incluidas las educativas, sean del tamaño que sean, necesitan de cobranzas eficaces a los efectos de optimizar recursos. Para ello, es importante diseñar planes de acción que recuperen la deuda y eviten una cartera morosa engrosada.
Nos preguntamos, entonces, cómo puede ayudarte con esos objetivos un gestor de cobranzas: un gestor de cobranza toma la deuda ya vencida. Luego, un software ayuda a que puedas mejorar la cobranza diaria y mantener una cartera morosa bajo control.
Es decir, un software facilita las tareas asociadas a las cobranzas corrientes, principalmente, y es el medio más eficaz de mantener las finanzas institucionales al día y organizadas.
Una gestión de cobranzas eficaz debe considerar un aspecto preventivo insoslayable para mantener unas finanzas saludables en tu institución educativa.
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Qué Hace un Gestor de Cobranza
En líneas generales, el gestor de cobranzas externa (persona o estudio jurídico) toma la morosidad de cierto periodo. Por ejemplo, 2 meses. Un gestor de cobranza no lleva adelante tareas preventivas, sino que actúa sobre deudas pendientes.
Si sanea la gestión de cobranzas, es porque padres, tutores y clientes puede que aprendan a no llegar a tales instancias judiciales y decidan (o se sientan motivados) a mantener las cuentas al día. No obstante, no hay un aspecto preventivo en la tarea de gestor.
En ese sentido, un gestor debe establecer un diálogo empático, claro y firme, donde quede claro que hay una deuda que se debe pagar, a la vez de favorecer el diálogo en los mejores términos con la otra parte. Este aspecto en una organización educativa es fundamental: de ninguna manera puede ponerse en riesgo el lazo de comunidad.
Gestor de Cobranzas: Funciones y Principales Tareas
Entre las principales funciones de un gestor de cobranzas podemos mencionar:
Establecer comunicaciones efectivas con clientes y tutores
Ya sea telefónicamente o por escrito, debe ser capaz de comunicar la deuda en términos firmes y con capacidad de resolución, sin descuidar la asertividad de la comunicación ni la escucha activa.
Manejar la cartera morosa con información actualizada
Esto es un aspecto fundamental: no solo debe tener acceso actualizado a los datos de contacto de clientes y padres de familia en situación de mora, sino además tener en claro la situación de mora por la que se comunica.
De hecho, es muy frecuente que sea el gestor quien advierta la mora y tome la iniciativa judicial pertinente.
En este punto, contar con el soporte de un software de cobranzas que mantenga la información siempre actualizada y disponible 24/7 es un factor diferenciador clave.
Entonces, ¿cuáles son las tareas específicas de un gestor de cobranzas?
- Contactar a tiempo a clientes, tutores y padres de familia. Llevar el seguimiento de las deudas de manera tal que ya en mora temprana se preste atención a lo que ocurre con esos pagos.
- Comunicar asertivamente. Asegurarse de que la base de clientes reciba comunicaciones en tiempo y forma acerca de próximos vencimientos, intereses a cobrar, lugares de pago habilitados, etc.
- Identificar nuevas oportunidades. Este tipo de intervenciones sólo será posible, si se mantiene una escucha activa, que permita leer entre líneas.
Por ejemplo, tal vez el cliente tiene liquidez, pero es desorganizado en sus pagos. Ofrecerle la adhesión al débito automático o un pago anual con descuento pueden ser alternativas de cobro muy efectivas.
Cómo Opera el Gestor de Cobranza en una Institución Educativa
En una primera instancia, cuando una administración se está organizando, colabora al generar una cultura de pago con base en plazos y vencimientos acordados. Su objetivo es garantizar la liquidez de la organización a la vez que contribuir a una comunidad educativa sólida, que tiene las mismas metas y objetivos a largo plazo.
Para esto, generar una cultura de pagos ordenada es siempre la mejor opción y un gestor de cobranzas al inicio de la organización institucional puede ser una opción a considerar.
Entonces, sus funciones y tareas van mucho más allá del cobro de la deuda:
- Debe estar atento a quién (y por qué) incurre en deuda frecuentemente,
- Ofrecer las alternativas de pago más adecuadas a la comunidad.
- Y ofrecer estrategias de pago puntuales, según ciertas contingencias (la pandemia por covid-19) o circunstancias (un cliente que decidió no pagar porque está molesto por otra cuestión institucional).
Es Posible Reemplazar a los Gestores de Cobranza por Softwares Especializados?
Un software de cobranzas especializado para instituciones educativas trabaja, principalmente, reduciendo la mora corriente, porque contribuye a que, finalmente, se derive una menor cantidad de deuda al gestor de cobranzas.
En suma, pone a disposición de colegios, academias e institutos una serie de herramientas que optimizan las tareas de cobranzas que seguramente ya lleva adelante la administración.
El éxito de una cobranza, muchas veces, está en las habilidades de comunicación del gestor. Por ello, contar con información actualizada y confiable es un valor diferenciador en el proceso.
Un software de cobranzas especializado para instituciones educativas permite:
- Disminuir los índices de morosidad elevada.
- Optimizar los tiempos de trabajo de la administración.
- Mejorar la liquidez institucional.
- Mejorar los costos de cobranzas de los clientes en mora tardía.
- Mantener la base de clientes, tutores y padres de familia con información siempre actualizada.
Descubre Cómo un Gestor de Cobranza y un Software se Pueden Complementar para una Cobranza Más Efectiva
Si cada uno de ellos por separado ofrece soluciones efectivas a la hora de gestionar las cobranzas, ¿por qué no implementar una solución que tome lo mejor de cada uno?
Es probable que tu institución no cuente con recursos para un gestor de cobranzas especializado, sin embargo sí puede mejorar el trabajo de quien realiza ahora esa tarea, con la incorporación de un software específico.
Ventajas de Utilizar un Software para el Gestor de Cobranza
La principal ventaja de un software de cobranzas especializado es la información clasificada y organizada. Como dijimos, para cualquier tarea de cobranzas que se quiera llevar a cabo, es crucial tener actualizada la base de clientes (dirección, correo electrónico, teléfono de contacto, entre otros), así como acceso a qué se adeuda, desde qué fecha, cuál es el historial de pagos.
Un software de cobranzas permite programar el envío de comunicados con recordatorios sobre vencimientos, cobro de intereses por pagos con retraso, notificaciones de medios de pagos disponibles. Incluso, algunos como Aulicum, llevan incorporado el botón de pago de Mercado Pago.
Además, es la base de datos ideal para tener información siempre actualizada sobre los saldos pendientes, los tipos de deuda y los datos de contacto de clientes y familias.
La incorporación de un software de gestión de cobranzas especializado es un aliado estratégico indudable para quienes se ocupan de la administración escolar.
Como este tipo de software automatiza la generación de deudas, el gestor de cobranzas solo debe asegurarse de dar seguimiento a lo que allí ocurre.
Es decir, el programa segmenta y clasifica deudores y genera intereses automáticamente, por ejemplo. Entonces, el gestor o el personal de administración puede ocuparse en dar seguimiento a aquellos casos que requieran de una atención más personalizada o resolver tareas más específicas.
Conclusión
Como vemos, una cobranza efectiva requiere de personal especialmente preparado. Ya sea que puedas sumar a tu equipo un gestor de cobranzas o que sea alguien de la administración quien lleve adelante esa tarea, sumar al trabajo un software de cobranzas para instituciones educativas es un plus de valor.
La generación automática de deudas, el cálculo de intereses, la segmentación de la mora y el acceso a una base de datos siempre actualizada (con acceso 24/7 si además se trata de un sistema en la nube) optimiza los tiempos de trabajo de la administración.
Esta mejora en los tiempos y en el acceso a la información, finalmente, se traduce en la reducción de los índices de morosidad, el aumento de la liquidez y fortalecimiento del vínculo con la comunidad educativa.
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