Tal como lo indica su nombre, la segmentación de clientes se refiere a dividir o separar a los clientes según unos parámetros o características en común. En el caso de las instituciones educativas, los clientes por segmentar son los padres, los tutores o los alumnos, es decir, quienes deban abonar las cuotas de los estudiantes.
Esta segmentación se puede realizar con diferentes fines, como aumentar las ventas, fidelizar o efectivizar las cobranzas pendientes. Dicho en otras palabras, los segmentos tienen por objetivo facilitar el trabajo aplicando sobre cada grupo estrategias puntuales.
En este artículo te contaremos cómo la segmentación de clientes puede ayudar a tu institución educativa a disminuir el índice de morosidad.
Contents
¿En qué consiste la segmentación de clientes?
Como señalamos, la segmentación de clientes subdivide en distintos grupos a los padres, tutores y alumnos. Cada segmento se define según ciertos parámetros de interés: en las instituciones educativas, se suele segmentar según la antigüedad de la mora.
Existen diferentes criterios para segmentar a los clientes:
- Por el tiempo que llevan impagas las facturas, y aquí encontramos la mora corriente, la mora temprana y la mora tardía.
- Por los tipos de morosos, según sean intencionales, fortuitos, desorganizados, etcétera.
- O a partir de un monto específico de deuda.
Los criterios para realizar la segmentación de clientes van desde el tiempo que llevan impagas las facturas hasta el tipo de moroso o los montos de facturación específicos.
La determinación del criterio que se seguirá para hacer la segmentación dependerá de cada institución y de lo que considere conveniente según su economía.
En el siguiente video te mostramos las diferentes acciones que se pueden realizar con Aulicum, incluida la segmentación de clientes por deuda:
Importancia de segmentar los clientes
Segmentar a los clientes según el tipo de deuda que tengan con la institución educativa —ya sea por monto o por tiempo— permite abordar el tema de distintas maneras y definir acciones específicas para cada grupo.
Obviamente, no será idéntica la reacción ante un padre que se atrasó una única vez en el pago de la cuota por un problema en particular que ante aquel que debe varios meses y no contesta las llamadas ni los mensajes que se le envían.
En todos los casos, la segmentación definirá las acciones por seguir según el grado de mora, con la finalidad de que el pago se efectúe lo antes posible.
Beneficios de la segmentación de clientes en los procesos de cobranza
La segmentación de los clientes permite establecer la forma en la que se va a trabajar para gestionar la cobranza en cada caso. En este sentido, la segmentación de deuda proporciona mejoras tangibles para la institución educativa, a saber:
- Fomenta estrategias de cobranza específicas. Tener a los clientes segmentados según lo que adeudan permite desarrollar estrategias proactivas y acordes con cada situación de mora en particular.
- Reduce el periodo medio de cobro y las deudas incobrables. Gracias al seguimiento de las cuentas y a la comunicación con los padres y tutores, es posible resolver el pago pendiente sin llegar a una instancia de cobranza judicial.
- Proporciona políticas de cobranza más sólidas. Los padres y tutores, en el caso de los alumnos menores de edad, pero también los mismos estudiantes y clientes podrán estar al tanto de sus deudas y de las consecuencias que trae no cancelar las cuotas pendientes, ya sean estas de cursos, colegiaturas u otros conceptos.
- Propicia una mejor comunicación y fomenta la cooperación interna entre los responsables de la cobranza. Los encargados de gestionar las cobranzas tendrán una estrategia ya establecida para saber qué hacer ante cada segmento de deudores, lo cual ordena y hace más eficiente la labor. Además, una comunicación adecuada resulta proactiva en tanto permite que padres, tutores y clientes conozcan de antemano la política de cobranza de la institución.
La segmentación por deuda puede traer muchas mejoras a una institución educativa: desde crear estrategias de cobranza acordes con cada grupo hasta reducir el periodo de cobranza de la mora temprana.
Estrategias para una segmentación de clientes efectiva
Una correcta segmentación de clientes optimizará la gestión de la cobranza. Para lograrla, se deben establecer parámetros que ayuden a reclamar los pagos.
El primer requisito indispensable es contar con información actualizada sobre cada deuda y sobre los pagos vinculados con ella. Además, por supuesto, se deben mantener actualizados los datos de contacto. De esta forma, evitarás reclamarle a quien no corresponda y podrás enfocarte en quienes sí adeuden sus cuotas.
Una vez que se tenga toda la información, se podrá realizar la segmentación de los clientes según el criterio que adopte la institución. Este proceso le dará al equipo de gestión de cobranzas la clave sobre el tipo de tono que convendrá utilizar según cada situación de mora para hacer el pedido de pago y definirá los pasos por seguir.
Para evitar problemas y situaciones incómodas, siempre se sugiere iniciar el reclamo con una comunicación amena, ofreciendo alternativas de pago e indicando las posibles penalidades ante el incumplimiento.
Incluso, es pertinente incluir unas breves disculpas anticipadas en caso de que hubiese un desfase entre la emisión del recordatorio de pago y su ingreso.
Si la familia o el tutor no responden las múltiples solicitudes o no se llega a un acuerdo con ellos, se deberá pasar la cartera a un estudio jurídico para que pueda resolver la situación cuanto antes.
Una correcta segmentación de clientes ayuda a tomar medidas efectivas y proactivas para lograr la cobranza de las cuotas pendientes y mejorar, en el corto plazo, la liquidez institucional.
Conclusión
La segmentación de clientes puede prevenir la falta de pago y lidiar con ella en caso de que se produzca. En este sentido, permite definir acciones claras para cada grupo de deudores y mantener una comunicación continua para lograr el recupero de la cartera vencida.
En Aulicum podemos ayudarte con esta tarea. Nuestro software de cobranza permite la segmentación de clientes a partir de parámetros establecidos de una manera muy simple.
Además, con Aulicum podrás gestionar la comunicación con los padres y tutores mediante el envío regular de las facturas de la institución, ofrecerles y recordarles los medios de pagos y darle seguimiento a sus reclamos.
Nuestro software está especialmente pensado para la gestión de la cobranza en instituciones educativas. ¡No dudes en consultarnos! Nuestros asesores podrán brindarte toda la información que necesites.
Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:
5 Tips para una Cobranza Efectiva
Administración de cuentas por cobrar
Arma tu estrategia de comunicación para aumentar la Cobranza
¿Cómo Administrar la Morosidad Usando un Software?
La Cobranza en tu Institución es Más Simple y Efectiva con Paypal y Aulicum
