¿Notas que hay aspectos de la gestión de la cobranza en tu institución que se podrían mejorar? Un sistema de cobranza es una herramienta que ayuda a profesionalizar, automatizar y hacer más efectivas las tareas que forman parte de la cobranza escolar.
Por sus funciones específicas, un software de cobranza diseñado para instituciones educativas permite ahorrar el tiempo que se les destina a las tareas repetitivas y dedicarlo a otras más estratégicas. Por ejemplo, al recupero de carteras vencidas.
En este artículo, veremos 7 indicios que pueden estar señalándote que tu institución necesita un sistema de cobranza.
Contents
¿Qué es un Sistema de Cobranza?
Un sistema de cobranza es una herramienta tecnológica que ayuda a poner en orden las cuentas por cobrar y permite darles seguimiento. ¿Cómo lo hace? Para cumplir con su meta, un software de este tipo tiene varias funcionalidades:
- Automatiza la generación de las deudas mediante procedimientos preestablecidos.
- Automatiza la comunicación con familias o alumnos a partir del envío de recordatorios de pago e información de interés.
- Segmenta las deudas para identificar qué acciones convendrá seguir con cada tipo.
- Calcula los intereses de las deudas vencidas.
Gracias a estos recursos, el sector encargado de realizar las cobranzas tendrá las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo proactivamente y sin pérdida de tiempo.
Un sistema de cobranza, sea o no digital, debe constituirse como parte de una estructura de gestión administrativa integral. Si esta herramienta, además, es específica para instituciones educativas, permitirá contar con información actualizada, segmentar deudas y mantener datos personales y de contacto al día.
Ahora bien, junto con el sistema de cobranza, se requerirá de una política de créditos definida por acciones claras. Además, el equipo de trabajo deberá contar con las herramientas y los criterios adecuados para que la gestión de la cobranza sea exitosa.
Un sistema de cobranza organiza las cuentas pendientes de pago y ayuda a realizarles el seguimiento correspondiente.
Ventajas de Contar con un Sistema de Cobranza
Los beneficios que implica utilizar un sistema de cobranza son varios. Podemos empezar diciendo que aumenta la productividad del área de cobranza, ya que dispone la información de forma ordenada y la automatiza para facilitar la realización de acciones concretas sobre la cartera morosa.
También, contribuye a la mejora de la recaudación, en tanto disminuye el tiempo entre la generación de la deuda y su cobro. ¿Cómo? Enviando recordatorios de pago con botones para que padres y tutores puedan ejecutar el pago.
Un seguimiento detallado de los conceptos por cobrar colabora, a su vez, con la disminución de los índices de morosidad, y con ello reduce el porcentaje de deudas incobrables.
Aprende Cómo Identificar Cuando Necesitas un Sistema de Cobranza en tu Institución
A continuación, te contaremos algunos aspectos de la gestión de la cobranza que pueden estar indicándote que necesitas un sistema de cobros para tu institución educativa:
#1. La cobranza en tu institución educativa no es efectiva
Si el índice de morosos aumenta o los plazos entre la emisión de un comprobante de pago y su cobro se extienden más de lo pautado, quizás sea momento de implementar un sistema de gestión de cobranza.
La herramienta adecuada te ayudará a generar los conceptos recurrentes en tiempo y forma, y a segmentar los diferentes tipos de mora. Así, la institución estará en condiciones de tomar las acciones necesarias a partir de información 100% confiable.
#2. Pierdes mucho tiempo gestionando la cobranza
Un sistema de gestión de cobranza permite ahorrar tiempo y costos, y mejora la productividad y la efectividad del área de cobros. ¿Por qué? Porque automatiza tareas tediosas y manuales, con lo cual disminuye el margen de error y gana tiempo en favor de aquellas situaciones que requieren un trato personalizado.
Por ejemplo, no será necesario enviarle a cada familiar o alumno, correos o mensajes donde se solicite el pago. Esto es porque el sistema lo comunicará de manera automática después de que se haya vencido la factura y no se registrara el cobro.
#3. Necesitas muchos recursos humanos para llevar el proceso de cobranza
Un sistema de cobranza permite optimizar los recursos humanos con los que cuenta la institución.
Como dijimos, en lugar de realizar tareas repetitivas como la generación de las deudas, el sector de cobranza podrá focalizarse en el recupero de carteras vencidas y en hacer el seguimiento correspondiente a cada alumno.
#4. Un sistema de cobranza es ideal cuando tienes altas tasas de morosidad
El índice de morosidad es el resultado que se obtiene a partir del cálculo entre los impagos o riesgos dudosos y el total de los créditos otorgados (riesgos totales). Cuando una institución educativa tiene una alta tasa de morosidad, significa que va a experimentar valores negativos en el área administrativa.
Contar con un software de cobranza puede hacer la diferencia en estas situaciones. Esto se debe a que dicho software reduce la morosidad y mejora los plazos de pago, aumenta la liquidez de la institución y contribuye a generar hábitos de pago saludables.
Un sistema de cobranza puede ayudar a reducir el índice de morosidad y aumentar la liquidez de tu institución.
#5. El proceso de cobranza en tu institución es deficiente
Si notas que la gestión de la cobranza en tu institución no es eficiente o no consigue las metas que se trazaron, quizás estés necesitando un sistema de cobranza que brinde las herramientas requeridas por una labor más efectiva. En este sentido, el sistema ayudará a dejar atrás las pérdidas de tiempo y las estrategias ineficaces.
Contar con el acceso a información verídica y reciente es el primer requisito para sanear la administración de cualquier institución. Por ello, los reportes actualizados y confiables que provee un software de gestión de cobranza se convierten en un excelente aliado para tomar decisiones estratégicas.
#6. Careces de información sobre los deudores y sobre la composición de la deuda
A la hora de realizar la gestión de la cobranza, es de suma importancia saber quiénes deben y de cuánto es su deuda.
En este sentido, las acciones por seguir no serán las mismas si se está hablando con un moroso circunstancial o si se trata de un moroso crónico. Pero para saberlo, es indispensable que no sea difícil ubicarlo porque sus datos de contacto ya no están vigentes.
Un software de cobranza ofrecerá un panorama más claro para organizar mejor el sector de las cobranzas y realizar tareas puntuales dirigidas al recupero de la cartera vencida.
#7. Desconoces cómo elaborar un plan de cobranza efectiva
Un proceso de cobranza efectiva implica la coordinación de una serie de acciones para convertir una cuenta morosa en un activo líquido para la institución. Esto requerirá de la labor organizada del equipo de trabajo del sector de cobranzas.
Automatizar las comunicaciones con los morosos, segmentar las deudas y llevar un seguimiento de cada caso para poder identificar las acciones más pertinentes son algunas estrategias que, con la herramienta adecuada, se podrán implementar fácilmente.
Realizar una cobranza efectiva significa llevar adelante una serie de acciones orientadas a que una cuenta morosa se convierta en un activo líquido.
Conclusión
Cada institución educativa tiene su forma particular de trabajar, pero en cualquiera de ellas, tener altos índices de morosidad afecta la calidad del servicio que se brinda. Por ello, contar con un sistema de gestión de cobranza ayuda a disminuir la falta de pago y a solucionar, así, este contratiempo.
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