En su momento más complicado, durante el 2020, la pandemia generó innumerables problemas. Entre ellos, para las instituciones educativas que no contaban con un sistema de cobranza online, fue muy dificultoso percibir pagos.
Del mismo modo, efectuar pagos fue complicado para los padres, tutores y/o clientes, a causa de la situación sanitaria y/o de la falta de conocimientos tecnológicos.
Estas dificultades vinieron a mostrar el carácter necesario de que las entidades contaran con sistemas de cobranza online y los consumidores pudieran acceder a ellos por medio de un botón de pago.
A lo largo de estos últimos años, el incremento en la implementación de cobros virtuales ha facilitado las transacciones y los trámites para todos los ciudadanos.
En este artículo analizaremos el impacto de estas transformaciones sobre las entidades educativas y de qué manera benefician tanto a las instituciones como a los estudiantes y sus familias.
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La cobranza online y la transformación digital en las instituciones educativas
En todos los ámbitos de la sociedad, el avance tecnológico llegó para quedarse. La tecnología modifica la forma en la que nos comunicamos, nos informamos, resolvemos los problemas y satisfacemos nuestras necesidades. En este contexto, el sistema educativo no es ajeno a la necesidad de transformación.
En el ámbito educativo, la tecnología ha cambiado por completo las formas de enseñar y de administrar las instituciones.
Mediante un sistema de cobro online, todas las instituciones educativas pueden controlar los pagos de los estudiantes, sus deudas, enviarles mensajes y recordatorios y seguir casos particulares de cerca. En resumen, manejar toda la administración del establecimiento.
En la actualidad existen sistemas tecnológicos optimizados, como el de Aulicum. Este sistema posibilita el control y el seguimiento administrativo de la comunidad educativa, como así también de las entradas y salidas de dinero de la institución.
Gracias a un software de cobranza online el personal administrativo puede invertir su tiempo en otras tareas importantes, ya que la herramienta se encarga de la mayor parte de las acciones vinculadas con los cobros. ¿Ya has pensado en implementar un sistema de cobranzas automatizado?
Factores que influyeron en la incorporación de sistemas de cobro online dentro del ámbito educativo
Cuando pensamos en la incorporación de sistemas de cobro digital por parte de las instituciones educativas, una serie de factores se revelan como determinantes. Entre ellos, el avance evidente en las herramientas tecnológicas disponibles, la conexión a internet cada vez más accesible y la necesidad de agilizar y monitorear el proceso de cobro.
Además, en los últimos dos años la pandemia supuso una situación imprevista que aceleró la incorporación de los cobros online por parte de las instituciones educativas. Los factores que aceleraron el proceso fueron:
- La situación sanitaria, que por un tiempo considerable impidió que muchas personas se acercaran a los lugares correspondientes para efectuar los pagos.
- El incremento de los atrasos en los pagos.
- La necesidad de obtener ingresos por parte de las instituciones cuyos docentes seguían trabajando a través de la educación virtual y necesitaban cobrar sus sueldos.
- La necesidad de recaudar los pagos para el mantenimiento edilicio de las instituciones, tanto durante la pandemia como después, para volver a dictar clases.
Beneficios de incorporar la cobranza online para la administración escolar
La adopción por parte de las instituciones educativas de un sistema de cobranza online aporta numerosos beneficios, en especial para la administración escolar. Entre ellos, destacamos:
- Reducción de los gastos administrativos.
- Mayor facilidad en el cobro por parte de las instituciones.
- Pagos irrevocables.
- Adición automática de intereses ante pagos atrasados.
- Agilidad y automatización en relación con el manejo de diferentes fechas de vencimiento.
- Transparencia en el proceso administrativo.
- Mayor control y monitoreo administrativos.
- Mayor seguridad para la institución que tienen medios de pago digitales.
- Seguimiento personalizado de casos o situaciones especiales.
¿Cómo mejorar la cobranza online para los padres, tutores y/o clientes de tu institución? Claves y tips
El servicio ofrecido por una institución educativa siempre debe apuntar a la mejora continua. La clave está en escuchar a los alumnos y a sus padres y/o tutores, entender qué necesidades tienen, cuáles son sus inquietudes y qué problemas experimentan con frecuencia. Luego, cada institución descubrirá qué puede aportar para resolver estos conflictos.
Las instituciones educativas cuentan con numerosas posibilidades para ofrecerle una experiencia óptima a su comunidad. Entre ellas, puede llevarse a cabo un conjunto de buenas prácticas que garanticen una cobranza efectiva:
- Emitir y enviar los comunicados de deuda a tiempo. Siempre deben existir fechas pautadas para emitir y enviar los comunicados de deuda, y con respecto a esto, es importante ser prolijo y puntual.
- Ofrecer diferentes medios y opciones de pago. La posibilidad de contar con un botón de pago, que agilice la opción de pago digital, constituye de vital importancia para las escuelas, a fin de evitar retrasos en los cobros y para los alumnos para poder abonar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Recompensar los pagos en término. Ofrecer beneficios —como descuentos o promociones— para quienes abonan dentro de la fecha prevista es una buena estrategia para mejorar el flujo de cobranza de la institución y favorecer a los alumnos.
- Segmentar y seguir a los deudores. Un sistema de cobranza online optimizado va a permitirle a la administración de la institución segmentar a sus deudores según criterios preestablecidos, con el objetivo de seguir cada caso de cerca.
- Implementar un sistema de gestión de cobranza. Cada establecimiento educativo deberá elegir e implementar un sistema de gestión de cobranza que se ajuste a sus características y necesidades particulares.
Entre muchos otros beneficios, realizar una elección cuidadosa permitirá: ahorrar tiempo y esfuerzo, desplegar un mayor control sobre los cobros y automatizarlos, y prever a mediano y largo plazo la situación económica de la institución.
La implementación de mejoras consistentes y organizadas en el sistema de cobranza redundará en un incremento de los ingresos, en una reducción de las deudas y en una experiencia satisfactoria tanto para alumnos y padres como para el área administrativa de la institución educativa.
Conclusión
Como hemos analizado, para todas las instituciones educativas resulta primordial contar con un sistema de cobros online que mejore el flujo de cobranza y facilite el pago para los alumnos, padres o tutores.
Las nuevas tecnologías ofrecen múltiples herramientas que se ajustan a cada entidad para agilizar procesos, favorecer el control y permitir la obtención de datos importantes para tomar decisiones oportunas.
En Aulicum desarrollamos un software de gestión y automatización de las cobranzas para ayudarte en el proceso, incrementar los ingresos de tu institución y mejorar su vínculo con toda la comunidad educativa.
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